Hohe Funktionalität und erlebbare Vollkommenheit - die Maxime, die für die Hoesch GmbH sowohl für ihre eigenen Produkte, als auch für ihre IT-Systeme gilt. Darum verabschiedet sich die Hoesch Design GmbH von ihrem Alt-Archiv und setzt zukünftig auf das ECM-System d.3 und die Realisierungskompetenz des d.velop competence centers eDoc solutions AG. Ein elektronisches Archiv allein ist auch nur ein Datengrab, das Dokumente ohne Zusammenhang, aber rechtssicher, beerdigt. Informationen darin müssen immer wieder mühsam ausgegraben und wieder neu in Beziehung zueinander gebracht werden.

Eine leidvolle Erfahrung, die auch Hoesch Design mit ihrem Alt-Archiv gemacht hat. Mit dem neuen ECM-System d.3 gehört dies der Vergangenheit an. Über Belege aus Microsoft Dynamics AX (Axapta), Produktbeschreibungen, Produktbilder oder Lotus Notes E-Mails haben Hoesch Mitarbeiter jetzt jederzeit einen schnellen und umfassenden Überblick. Selbstverständlich strukturiert nach Kunden, Produkten oder Projekten – in den jeweiligen elektronischen Akten.

Die integrierten Workflow-Komponenten zur regelbasierten Ablaufsteuerung sind ein weiterer Vorteil des ECM-Systems d.3 gegenüber einem nackten Archiv. Hoesch Design nutzt diese Komponenten, um Eingangsrechnungen einfacher und schneller zu erfassen. Anschließend sind natürlich auch diese Rechnungen, im Kontext mit anderen Informationen, in den elektronischen Akten einzusehen.

Mit einem erprobten Migrations-Konnektor sorgt die eDoc dafür, dass auch im Altsystem vorhandene Dokumente dem Dunkel des Archivs entrissen werden und in d.3 ans Licht kommen. Rechtliche Anforderungen zur elektronischen Archivierung oder den Grundsätzen der Prüfung digitaler Unterlagen (GdPDU) werden dabei natürlich auch im d.3-System abgedeckt. So nutzt Hoesch Design die Systemkomponente d.3 local engine für die Erstellung autarker Archive für Wirtschaftsprüfer und Steuerbehörden.

„Ein elektronisches Archiv einzuführen war ein Schritt in die richtige Richtung, zu weiteren war das bisherige System nicht in der Lage. Mit d.3 machen wir jetzt einen gewaltigen Sprung nach vorn. Bei der Einführung sowie der Migration der Altdaten standen uns die Mitarbeiter der eDoc stets als kompetente Ansprechpartner zur Seite.“ erklärt Beata Chlosta, Leiterin Finanzwesen Hoesch Design GmbH.