Das Unternehmen

Mit einem Jahresumsatz von über neun Milliarden US-Dollar ist Parker Hannifin der weltweit größte Hersteller von Geräten und Systemen für ‚Motion and Control’ Technologien und bietet kundenspezifische Lösungen für zahlreiche Märkte wie Automobil, Industrie und Luftfahrt. Parker Hannifin beschäftigt über 57.000 Mitarbeiter/innen in 43 Ländern in aller Welt. In der deutschen Vertriebs- und Service Zentrale in Kaarst arbeiten 340 Mitarbeiter/innen.

Die Projektziele

In der weltweit in zahlreiche Divisionen aufgeteilten Unternehmensgruppe Parker Hannifin ist jede Einheit für das Handling ihrer dokumentenbasierten Geschäftsvorgänge selbst verantwortlich. Und diese laufen in den meisten Fällen noch in Papierform ab. Auch bei der Parker Hannifin GmbH & Co. KG, der deutschen Vertriebs- und Service Zentrale in Kaarst, kursierten bis zum Dezember 2006 Tausende dicker Vorgangsmappen, in denen alles aufbewahrt wurde, was der Vertriebsinnendienst für seine Tätigkeit so braucht: Anfragen, Aufträge, Rechnungen, sämtliche Konkurrenz usw. Pro Jahr füllte man damit 20 Schränke – oder 36 Kubikmeter Büroraum. Manfred Kreutz, Projektleiter und IT Manager der Kaarster Division, hat es selbst ausgerechnet.

Die Innendienstler gaben Ende 2005 den Anstoß, diese bisher papiergebundene Arbeitsweise in elektronische Form zu überführen. Bis dahin gab es keine Archivlösung – vereinzelt wurden Dokumente über ein „Notes-Archiv“ zur Verfügung gestellt, welches aber eine sehr schlechte Performance bot. Am Kölner Standort der Parker Hannifin hatte man mit ähnlichen Modellen bereits Erfahrungen gesammelt; auch in weiteren Produktionseinheiten in Deutschland waren rudimentäre Systeme im Einsatz, und das European Headquarter des Konzerns mit Sitz in Hemel Hempstead/UK archivierte seine Ausgangsrechnungen bereits elektronisch. „Wir wollten aber nicht nur ein paar selbst gestrickte Archivinseln, sondern gleich unsere kompletten Vorgänge elektronisch abbilden“, sagt Manfred Kreutz.

Effizienz

Der Aufwand für Dokumentenablage und -suche vor der Einführung von d.3 war immens. Allein für die 150 Nutzer/innen, die ein Jahr nach Projekteinführung aktiv mit dem System arbeiten, hat Parker eine Reduzierung der täglichen Arbeitszeit für derartige Aufgaben von 25 auf drei Stunden ausgerechnet. Mehrere tausend Euro jährlich spart das Unternehmen dadurch, dass keine Papiermappen und Aktenschränke mehr angeschafft werden müssen. Die gewonnene Zeit nicht mit eingerechnet, die nun für mehr Service am Kunden genutzt wird, hat sich die Lösung von d.velop demnach innerhalb von sechs Monaten amortisiert.

Warum gerade d.3?

Die entscheidenden Vorteile von d.3 gegenüber Wettbewerbsprodukten lagen in der einfachen Bedienung, die sich quasi von selbst erklärt. „Das Gesamtkonzept ist einleuchtend und das Handling komfortabel“, sagt Ute Brandt, Teamleiterin Innendienst bei Parker, „der d.3 Viewer ermöglicht es, innerhalb von Sekundenbruchteilen das gesuchte Dokument anzuzeigen. Wir legen in der Regel im TIF- oder PDF-Format ab. Bei anderen Softwareprodukten startete zur Betrachtung von PDF´s jedes Mal noch der Acrobat Reader, d.3 hingegen kann solche Formate mit dem eigenen Viewer anzeigen.“ Dies war der entscheidende Vorsprung bei der Performance. Überzeugt hatten die Entscheider bei Parker außerdem die vielfältigen Integrationsmöglichkeiten der Software und schließlich auch das beste Preis-Leistungsverhältnis.

Bei der Dokumentensuche haben die Mitarbeiter/innen die Wahl zwischen dem Zugriff über d.3 oder aus dem ERP heraus mittels einer eigens entwickelten Schnittstelle zur eingesetzten JD Edwards Lösung. Das tatsächliche Verhalten, wie es sich in der Praxis eingebürgert hat, bedarf keinen Kommentars: Fast durchgehend wird über d.3 recherchiert.

Projektteam

Manfred Kreutz und Ute Brandt

Fakten & Statistiken

• Bislang papiergebundene Vorgangsmappen im Vertrieb bildet die Parker Hannifin GmbH & Co. KG heute mit d.3 elektronisch ab.
• Die überragende Geschwindigkeit des Dokumentenzugriffs sorgt für höhere Qualität im Kundenservice.
• Parker Hannifin spart jährlich mehrere tausend Euro durch Wegfall der Papiermappen.
• ROI innerhalb von sechs Monaten erreicht.

Projektverlauf

Eine weltweite DMS-Strategie in einem verteilten Unternehmen wie Parker zentral zu steuern, ist schwierig. Schon deshalb, weil jedes Land seine Besonderheiten bezüglich rechtlicher Aufbewahrungsfristen hat. Dies im Hinterkopf, begann in Kaarst die eigenständige Suche nach einem DMS und Workflow-System. Start war im Herbst 2006 mit dem Pilotbetrieb der Module d.3 basis und d.capture batch für das Stapelscanning. Außerdem wurde das DMS in das Lotus Notes E-Mail-System integriert und eine Schnittstelle zur eingesetzten JD Edwards ERP Suite geschaffen. Neben Lotus Notes und der JD Edwards auf iSeries-Basis, sind bei Parker Windows Clients, Windows 2003 Server und MS Office im Einsatz.

Das erste Projekt war im Januar 2007 die Ablösung des bisherigen Mappensystems im Verkaufs-Innendienst durch die elektronische d.3-Vorgangsmappe. In diese gelangen nun sämtliche neuen Kundendokumente, ob elektronisch erstellt oder gescannt, sowie die elektronischen Schriftstücke der letzten vier Jahre. Auf das Einscannen bisheriger Papierdokumente hat Parker verzichtet. Marco Lübbering, Projektleiter bei der d.velop: „Es handelte sich hier um ein überschaubares Projekt, daher wurden im Grobkonzept Arbeitspakete verabschiedet und diese dann in schneller Abfolge umgesetzt – bei der Geschwindigkeit und Struktur war ine noch detaillierte Projektplanung nicht nötig. Allein beim Quickscan – der Ist-Analyse vn Systemen und Prozessen – zum Beispiel hatte Parker schon viel vorbereitet, so dass wir direkt, die Testarchive aufsetzen konnten.“ Mit entscheidend für den runden Projektverlauf hält Marco Lübbering die Kompetenz des Parker IT-Teams in den Bereichen Notes, JD Edwards und Printportal.

Eine Herausforderung stellte die ungewöhnliche Konstellation der Notes-Systeme bei Parker dar: Der Domino Server ist ausgelagert und befindet sich im Headquarter in Hemel Hempstead, so dass kein direkter Zugriff und keine Schablonen Anpassungen möglich waren. „Wir mussten die Archivfunktionalität clientseitig einbinden und dann feststellen, dass für diese Lösung einige Clients noch auf einer zu alten Notes Version arbeiteten. Mit einem entsprechenden Notes-Update war jedoch schnell Abhilfe getan“, sagt Marco Lübbering. 340 Mitarbeiter/innen hat die Vertriebsdivision, von denen derzeit 150 mit d.3 arbeiten.

Dazu gehören auch rund 100 Außendienstler, die über VPN-Verbindung per d.3 Client auf archivierte Dokumente zugreifen. Ebenfalls in Kaarst sitzt die Hydraulic Controls Division, ein Produktionsstandort von Parker, mit rund 220 Beschäftigen. Auch dort hat man sich für den Einsatz von d.3 entschieden. Im April 2007 liefen die ersten Teststellungen. Im Juli wird das erste Teilprojekt in den Produktivbetrieb gehen. Dann werden mit d.3 komplette Einkaufsvorgänge abgedeckt. „Auch andere Einheiten sind sehr interessiert“, erklärt Manfred Kreutz, „wir rühren im deutschen und südeuropäischen Raum schon kräftig die Werbetrommel für d.3.“

Ausblick

Nach Archivierung und Dokumenten-Management im Bereich der Vorgangsmappen gehört nun das Realisieren von Workflows zu den nächsten mit d.3 geplanten Schritten. Damit will man bei Parker vor allem Großprojekte effizienter abwickeln und komplizierte Genehmigungsverfahren vereinfachen. Mit dem d.3 Workflow sollen darüber hinaus künftig die Bestellvorgänge im Unternehmen organisiert werden, in dem vorgegeben wird, welcher Bestellvorgang welche Stelle in der Organisationsmatrix wann zwecks Freizeichnung durchlaufen muss.

„Wir wollen langsam hineinwachsen in dieses Produkt, das uns so viele Möglichkeiten bietet“, begeistert sich Manfred Kreutz für d.3. So kann sich der IT Manager etwa vorstellen, die Software auch im Supportbereich einzusetzen. „Durch die Sortierung von Produktdaten und die Einstellung von Handbüchern und Katalogen in d.3 können wir unseren Kunden einen besseren Support bieten. Großes Potential sehe ich auch in der Buchhaltung, wo wir unsere Eingangsrechnungen nach wie vor manuell bearbeiten. Die Lösung von d.velop bietet uns hier sämtliche Möglichkeiten für eine elektronische und automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung.“