Als einer der bundesweit führenden unabhängigen Vermögensverwalter ermittelt die Spiekermann & CO AG mit Hauptsitz in Osnabrück die besten Anlageformen für ihre Mandanten. Mit 40 Mitarbeiter/-innen verwaltet die Spiekermann AG für 1.800 Mandanten ein Volumen von mehr als 440 Mio. €. Als depotführende Banken arbeitet Spiekermann erfolgreich mit rund 20 namhaften Finanzinstituten wie der DAB, der V-Bank AG oder der comdirect zusammen. Zum Aufgabenspektrum zählen – neben der klassischen Vermögensverwaltung – auch die Entwicklung und Betreuung individueller Finanzpläne, ein effizientes Liquiditätsmanagement und die Erstellung von Anlagenkonzepten für Unternehmen und institutionelle Kunden.

„Die Entscheidung für d.3 als passende Lösung ist uns letztlich leicht gefallen.“

„Unsere Lagerkapazitäten der physischen Archive waren nahezu ausgeschöpft“, so Simone Klinghagen, Prokuristin und DMS-Projektleiterin der Spiekermann AG. Verstärkend hinzu kamen die wachsenden gesetzlichen Dokumentationspflichten, denen alle lizenzierten Finanzdienstleister gemäß den aufsichtsrechtlichen Bestimmungen der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) unterliegen. Für die Spiekermann AG, die als einziger unabhängiger Finanzdienstleister Osnabrücks über ein eigenständiges Filialsystem verfügt, kam erschwerend hinzu, dass es an Transparenz und einem standortübergreifenden Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Dokumente und Informationen mangelte.

„Nach 5 Jahren der Suche nach einer geeigneten Lösung auf diversen Fachmessen etc., haben wir schlussendlich von einem namhaften d.3 Bestandskunden aus dem Versicherungsumfeld den Tipp bekommen, uns die Produkte der d.velop AG näher anzuschauen. Nach weiteren Recherchen, ersten Präsentationen der Lösung und einem Besuch bei der d.velop AG in Gescher war schnell klar, dass wir endlich den richtigen Partner gefunden haben“, so Frau Klinghagen.

Eine letzte Herausforderung für die Einführung von d.3 war die Anbindung des bei Spiekermann führenden Wertpapierverarbeitungssystems der Firma market maker Software AG (vwdgroup). Aufgrund der modernen und offenen Systemarchitektur von d.3, in Verbindung mit einer dokumentierten API und nach ersten gemeinsamen Gesprächen mit den Verantwortlichen des Wertpapierverarbeitungssystems stand der Auftragserteilung und dem Projekt-Kick-Off im November 2007 nichts mehr im Wege.

„Die Chemie und das Menschliche passten und waren Garant für eine erfolgreiche Projektarbeit!“

Positiv überzeugte bei der erfolgreichen d.3-Implementierung und der Integration des Portfolio Managers auch die strukturierte und professionelle Projektvorgehensweise. „Wir haben uns zu jeder Zeit verstanden und in guten Händen gefühlt. Die Abstimmungsprozesse, die Art und Weise der Gesprächsaufbereitungen und Dokumentation sind insbesondere für ein Unternehmen wie die Spiekermann AG, ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Projektrealisierung“, so die Verantwortliche Frau Klinghagen.

„Endlich muss kein ,teurer‘ Berater mehr in den Keller laufen, um benötigte Depotbelege einzusehen“

d.3 erreichte schon zu Beginn der Produktivphase eine hohe Akzeptanz. Durch die Einführung konnte eine Zeitersparnis von über 40 %, im Bereich Ablage, erzielt werden. Realisiert werden die Einsparpotenziale u. a. durch Abbilden einer elektronischen Kundenakte, das frühe digitale Erfassen der Eingangspost und die Einrichtung eines elektronischen Postkorbs. Im Posteingang werden aus dem Portfolio-Manager die Bestandsdaten, Depot- und Kundenummer, Mandant, Bank, Betreuer, etc. zur Attributierung automatisch ermittelt und ergänzt. So entfällt die aufwändige manuelle Verschlagwortung.

Mit der d.3 Posteingangslösung erfolgt eine automatische Verteilung der Dokumente an die Postkörbe der Kundenberater. Die Zuordnung erfolgt auf Basis individuell für die Spiekermann AG definierter Regeln. Laut Frau Klinghagen hat d.3 der Spiekermann AG somit insbesondere in den „bewegten Börsen-Tagen“ das operative Geschäft gerettet: „Bei einem in dieser Zeit plötzlich um das 3-fache gestiegenen Order- und Transaktionsvolumen kann man sich vorstellen, wie wichtig kurze Reaktionszeiten und eine reibungslose, effiziente Bearbeitung der Anfragen ist.“ Allein durch die automatische Filterung und Steuerung der täglich eingehenden Anfragen konnten, mit Hilfe von d.3, die durchschnittlich 500 unstrukturierten Belege pro Tag auf rund 20 Belege pro Beraterpostfach gezielt verteilt werden.

Zudem verfügen nun alle berechtigten Filialmitarbeiter über einen permanenten Zugriff auf alle Kunden- und geschäftsrelevanten Dokumente. Hierzu zählen Depotabrechnungen, Aktenvermerke, Ertragsgutschriften (ca. 200/ Tag), Kapitalveränderungen (ca. 30/ Tag), Kontoauszüge (ca. 100/Tag), etc. Im Zuge der im Januar 2010 in Kraft getretenen Pflicht zur Protokollierung von Anlageberatungsgesprächen gemäß § 34 WpHG (Wertpapierhandelsgesetz) wurde im Dezember 2009 kurzfristig die bestehende Lösung erweitert. Laut WpHG müssen Wertpapierdienstleistungsunternehmen seit 2010 über jede Anlageberatung eines Privatkunden ein schriftliches Protokoll anfertigen und auf Anfrage vorweisen können. Hierzu wurde ein elektronisches Template für Beratungsprotokolle unter Einsatz des d.3 Modules „d.link for microsoft office“ eingerichtet.

Der Mehraufwand aufgrund der gestiegenen Dokumentationspflicht konnte somit rechtzeitig antizipiert und kompensiert werden. Dabei wird das digitale Beratungsprotokoll automatisch mit den relevanten Bestandsinformationen angereichert, wodurch Doppeleingaben im Zuge der Kundenkorrespondenz vermieden werden. Die im Rahmen der gesetzlichen Nachweispflicht geforderte Aufbewahrung der Protokolle wird durch das revisionssichere d.3-Archiv gewährleistet. „Die Möglichkeit, das Beratungsprotokoll via eines d.3 Templates zu führen, ist die optimale Lösung für uns.

Die Umstellung auf ein digitales Protokoll erfolgte problemlos binnen weniger Tage. Wir sind sicher, dass wir aufgrund der Flexibilität und Erweiterungsmöglichkeiten von d.3 auch zukünftig schnell auf Gesetzesänderungen reagieren können und unsere Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig ausbauen.“ (Simone Klinghagen, Prokuristin der Spiekermann AG)

Ausblick

Als besonderen Kundenservice generiert die Spiekermann AG für ihre Mandanten vier Mal pro Jahr (statt gesetzlich vorgeschriebenen zwei Mal) kundenspezifische Depotreports. Jedes Jahr werden somit rund 4.400 Jahresberichte in d.3 abgelegt. Mittels dem d.velop eigenentwickelten Modul d.cold soll die Ablage zukünftig vollständig automatisiert erfolgen.

E-Mail-Archivierung

Im Rahmen der gesetzlichen (Compliance-) Vorschriften gewinnt das Thema E-Mail Archivierung auch für Spiekermann immer mehr an Bedeutung. In diesem Zusammenhang wird über die Einführung der d.velop Lösung „dbs|e-mail management” nachgedacht. Mittels der d.3 Integrations-Module für Groupware- Systeme werden Informationen aus diesen Anwendungen revisionssicher archiviert und im zentralen d.3 Repository abgelegt. Dies führt zudem zu einer Entlastung des E-Mail Servers. Die automatische Übernahme von Indexwerten ermöglicht die autarke Recherche dieser Informationen.