Das Unternehmen
Als Tochter renommierter Bankhäuser gehört die Universal-Investment-Gruppe mit Standorten in Frankfurt am Main und Luxemburg und einem verwalteten Fondsvermögen von rd. 85 Mrd. Euro zu den bedeutendsten Kapitalanlagegesellschaften in Deutschland.

Universal-Investment konzentriert sich auf die Administration von Fonds und Wertpapieren und bietet darauf aufbauend zahlreiche weitere Services und Produkte an. So ist die konzernunabhängige KAG nicht nur Pionier und Marktführer bei Private-Label-Fonds, sondern ebenfalls im Bereich der Master-KAG. Eine weitere Dienstleistung beruht auf dem Insourcing, der Übernahme der Fondsadministration für andere KAGen und Depotbanken.

Auch in diesem Bereich gehört Universal-Investment zu den führenden Adressen in Deutschland. Die Dienstleistungen und Produkte wurden schon vielfach ausgezeichnet: Die Ratingagentur TELOS hat Universal-Investment 2008 als Master-KAG mit der Bestnote 1 "exzellent" bewertet. Zahlreiche Publikumsfonds besitzen hervorragende Bewertungen (inter-)nationaler Fondsanalysehäuser und belegen Spitzenplätze bei der Wertentwicklung.

Die Projektziele
Die Projektziele wurden in primäre und sekundäre Ziele gegliedert. Zu den Primärzielen gehört die revisionssichere Archivierung von Daten und Dokumenten und die automatisierte Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Aufbewahrungsfristen, das Reduzieren von Redundanzen in der elektronischen Ablage und vor allem das schnellere Finden von Akten und Dokumenten.

Der Wunsch, noch effektiver und effizienter im Auftrag der Kunden zu arbeiten, spielte in diesem Zusammenhang eine ausgesprochen wichtige Rolle. Aber auch wirtschaftliche Überlegungen, wie beispielsweise den Lagerraum für Papierakten nicht ausweiten zu müssen, führten letztlich zu dem Entschluss, ein Dokumenten-Management-System zunächst als elektronisches Archiv einzuführen. Unter die Sekundär- und damit zukünftigen Ziele fällt die Automatisierung diverser Prozesse durch Workflow-Management.

Warum gerade d.3?
Ein wesentliches Entscheidungskriterium, das letztlich mit den Ausschlag gab, welches der DMS-Systeme das geeignete sein könnte, war die angenehme Benutzeroberfläche mit der bestechend einfachen Bedienbarkeit von d.3. Hinzu kam die schnelle Suche, die durch den d.3 Viewer noch unterstrichen wird, weil eine schnelle Anzeige der aus der Trefferliste ausgewählten Dokumente erfolgt. Ein weiterer Pluspunkt lag aus Sicht der Universal-Investment in der möglichen Archivierung auf der NetApp und nicht auf einer Jukebox. Alles in Allem entsprach der gesamte Funktionsumfang des d.3 Systems voll den Anforderungen und Erwartungen der Universal-Investment.

Projekteinführung mit verteilten Rollen
Das Projekt wurde sowohl von d.velop selbst – die Mannschaft aus Gescher hatte die Projektleitung seitens d.velop – als auch von Partnern begleitet wie Paperless (zuständig für die Hookprogrammierung) und Classcon (verantwortlich für die Volltextindizierung und -recherche). Von Seiten der Universal-Investment teilen sich Oliver Harth (Geschäftsführung Universal-Investment-Gesellschaft mbH), Hubert Manns, Oliver Schmucker (beide Geschäftsführer der Universal IT-Services GmbH) und Karin Saßmann (Inhouse Consulting und Organisation) die Verantwortung, aber auch den Erfolg am Projekt. Aus den Fachabteilungen waren 25 DMS-Beauftragte involviert.

Oliver Harth Geschäftsführer Universal-Investment-Gesellschaft mbH	Oliver Schmucker Geschäftsführer Universal IT-Services GmbH

Projekthistorie und -gegenwart
Bis zur Einführung von d.3 waren die Arbeitsabläufe durch papiergebundene Tätigkeiten und die Nutzung von elektronisch vorliegenden Dokumenten aus dem Fondsbuchhaltungssytem geprägt. Die Erstellung elektronischer Dokumente erfolgte in der Windows-Umgebung mit Outlook und Exchange als Kommunikationsplattform. Anstöße für ein revisionssicheres Archiv und ein modernes Dokumenten Management kamen sowohl von der Geschäftsleitung als auch aus der IT. Auch den Fachbereichen war die Arbeit mit CDs als Sicherungsmedium für die Dokumente oder papiergebunden nicht mehr zeitgemäß und teilweise zu mühsam.

Zielprozesse
Die für den ersten Schritt fokussierten Zielprozesse
waren…

• die einheitliche Struktur der Ablage in der gesamten Universal-Investment für die Fondsadministration
• die Archivierung der Belege aus dem Kernprozess der Fondsadministration
• die Archivierung der durch das Fondsbuchhaltungssystem erzeugten Listen
• die fachbezogene E-Mail Archivierung
• eine Referenzierung der archivierten Belege und Listen mit automatischem Retrieval

Aktueller Stand der Dinge
Die Posteingangsbearbeitung erfolgt vorwiegend über zentrale Scanstationen, in den Sekretariaten stehen jedoch auch dezentrale Scanner zur Verfügung. Weitere Akten befinden sich in der Konzeption. Produktiv im Einsatz sind folgende Module: d.3 explorer, d.3 api, d.3 import, d.3 flow, d.3 rendition service, d.3 list view, d.3 content service, d.3 storage manager, d.3 process manager und d.capture.

Stichwort E-Mail-Archivierung
Im Augenblick entscheiden die Benutzer, wohin die Mail (als .msg Datei) und die Anlagen (dokumentklassenorientiert) zugeordnet werden – es erfolgt derzeit keine automatisierte Archivierung und Zuordnung.

Erreichtes Nutzenpotenzial
Die größten Nutzenpotenziale sieht Universal Investment darin, dass die gesteckten Ziele erreicht wurden: Schnelles Finden statt langem Suchen wird insbesondere von den Fachbereichen gelobt. Innerhalb von Sekunden können Dokumente den Kunden zur Verfügung gestellt werden, was dem Wunsch nach immer wieder verbesserter Kundenorientierung enorm entgegenkommt.

Der verringerte räumliche Platzbedarf spart Kosten, denn die externen Lager mit Kisten und Ordnern mussten nicht erhöht werden und erledigen sich bei Ablauf der Aufbewahrungsfristen in den nächsten Jahren von selbst. Die Transparenz der Ablage auf dem System schafft für alle Mitarbeiter den gewünschten Überblick und die Erfüllung aller gesetzlichen Auflagen erfolgt fast nebenbei. "Darüber muss man sich überhaupt keine Gedanken mehr machen", resümieren Oliver Harth und Oliver Schmucker.

Zukunftsmusik
Im nächsten Schritt sollen weitere Akten (z.B. die Anleger-Akten, Asset Manager-Akten, etc.) und die dazugehörenden Dokumente elektronisch archiviert werden. Die Unterstützung der Prozesse der Fondsadministration durch automatischen Belegfluss sowie die Workflow gestützte Abwicklung korrespondierender Prozesse (z.B. Vertragswesen) erfolgt in einer weiteren, darauf folgenden Projektphase. Hierfür müssen die bereits dokumentierten Prozesse noch einmal untersucht und überprüft werden.

Was noch zu sagen ist
Wir stehen auch jederzeit als Referenzkunde für d.velop zur Verfügung, um neuen Interessenten unser System zu zeigen. "Ein positiver Aspekt ist: die Angst der Mitarbeiter vor Mehrarbeit wurde durch das DMS inzwischen egalisiert – durch schnelles Finden und effizienteres Arbeiten", so Oliver Harth.

Projektzahlen

• Projektlaufzeit: Juni 2006 - Juli 2007
• Im Augenblick arbeiten ca. 250 Benutzer mit dem d.3 System
• Verwaltung von 12,2 Mio. Dokumenten im d.3

Ein großes Kompliment zum Schluss
"Wir würden uns wieder für d.3 entscheiden, weil das System sehr gut ist und wir seit der Einführung keine nennenswerten Schwierigkeiten hatten. Wir bereuen diese Entscheidung bis heute definitiv nicht. Bei sehr spezialisierten Fragen rufen wir zur Klärung bei d.velop an, dies geschieht ca. alle 2 bis 3 Monate. Ich meine, das spricht deutlich für das System d.3", so Oliver Schmucker, Geschäftsführer der Universal IT-Services GmbH.