Das Unternehmen

VAMED zählt international zu den führenden Unternehmen für Einrichtungen im Gesundheitswesen und -tourismus. Die VAMED Gruppe verfügt über ca. 6000 Mitarbeiter/innen und hat in den letzten 25 Jahren mehr als 450 Projekte im Gesundheitsumfeld in 47 Ländern realisiert. Die Unternehmen der VAMED Gruppe bieten Projektmanagement und Consulting, Planung, Engineering und Vertragserrichtung, Facility Management und den kompletten Betrieb von Gesundheitseinrichtungen.

Der Schwerpunkt dieser Tätigkeiten liegt bei Krankenanstalten und Kliniken, Gesundheitszentren, Thermen und Wellnesszentren, Kurbetrieben und Seniorenresidenzen, Labor und Forschungseinrichtungen sowie Spitalsperiphären Einrichtungen im In- und Ausland.

Die Projektziele

Reine Archivierung gehört heute zur Basisfunktionalität; wer projektorientiert und abteilungsübergreifend arbeiten und dadurch seine Geschäftsprozesse straffen will, kommt um den Einsatz von DMS und Workflow-Technologien nicht mehr herum.

Die beiden Leitgesellschaften haben deshalb ihr seit Jahren eingesetztes Archivsystem wegen beschränkter Ausbaufähigkeit abgeschafft und auf d.3 migriert. In verschiedenen Unternehmen der VAMED in Österreich und Deutschland ist die d.velop Österreich seit Frühjahr 2006 dabei, die DMS-/Workflow und Archivlösung einzuführen. Ziel war es, mit der Software die künftigen Kommunikations- und Informationsanforderungen in der
Unternehmensgruppe abzudecken, in dem ein besserer Überblick über im Umlauf befindliche Dokumente und ihren Bearbeitungsstatus ermöglicht wird. Außerdem sollte dadurch auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern verbessert werden.

Effizienz

d.3 ist seit September 2006 in zwei Leitgesellschaften und zwei Tochtergesellschaften im Einsatz. Das System übernimmt verschiedenste Aufgaben, wie Vertragsmanagement, Postein- und ausgangsverarbeitung, automatische Rechnungsweiterleitung, E-Mail-Archivierung, Planverwaltung, Übernahme von COLD-Daten aus diversen ERP-Systemen, Wissensmanagement oder die Integration in Patientenverwaltungs-Systeme. Da bereits über Jahre mit einem elektronischen Archiv gearbeitet wurde, kamen die Mitarbeiter/innen mit der Lösung von Beginn an sehr gut zu recht und neue Funktionen konnten problemlos  gehandhabt werden.

Die Durchlaufzeiten der Eingangsrechnungen und die Verteilung der Post haben sich seitdem deutlich beschleunigt. Einzelne Projekte und Entscheidungsprozesse sind besser nachvollziehbar, Dokumente werden rechtssicher abgelegt, die Kommunikation wurde verbessert sowie Möglichkeiten für eine Collaboration auf Dokumentenebene geschaffen. „d.3 hat damit maßgeblichen Einfluss auf unser Kerngeschäft und unterstützt uns in zahlreichen Belangen des täglichen Geschäftsablaufes, sei es, dass Rechnungen schneller bearbeitet, Eingangspost sofort dem zuständigen Projekt-verantwortlichen zugestellt, automatisch an auslaufende Vertragsfristen erinnert wird und vieles mehr“, erklärt Johann Müller-Albrecht, Leiter IT der VAMED-Gruppe in der Wiener Konzernzentrale.

Warum gerade d.3 ?

Team und Produkt von d.velop stellten zunächst ihre Migrationskompetenz für das bestehende Archiv unter Beweis. Ausschlaggebende Gründe für die Systemwahl waren außerdem die Funktionsbreite von d.3 und dessen bestes Preis-Leistungs-Verhältnis unter den Produkten in der näheren Auswahl. Besonders wichtig war für VAMED die Flexibilität der Lösung. Bei Design und der Gestaltung der Workflow-Abläufe in den verschiedenen Unternehmen und Abteilungen bietet das System die Möglichkeit, Mitarbeiter/innen und Key-User/innen eng mit einzubinden und ihre spezifischen Arbeitsprozesse 1:1 in der Software wieder zu geben.

Johann Müller-Albrecht, Vamed Projektleiter ECM

„d.3 gibt keinen starren Rahmen vor, sondern wir können die Prozesse definieren und haben im Rahmen dieser Prozessanalyse sogar noch eigene, bisherige Schwachstellen in unseren Geschäftsabläufen ausfindig machen und eliminieren können. Unser Ziel lautete immer: Von den Beschäftigten geht es aus. Und d.3 bietet genau die Flexibilität, um dieses Ziel zu erreichen“, wie Johann Müller-Albrecht betont.

Fakten und Statistiken

• Zwei Leitgesellschaften der VAMED migrieren von ihrem alten, in Funktion und Ausbaufähigkeit eingeschränkten Archivsystem auf eine zukunftsfähige ECM-Lösung von d.velop mit DMS
  (revisionssichere Dokumente), Archiv und Workflow.
• Die Kommunikations- und Informationsanforderungen in diesen Leitgesellschaften werden damit erfüllt.
  Entscheidungsprozesse in einzelnen Projekten sind besser nachvollziehbar, da jederzeitiger Überblick besteht, wer wann welches Dokument erhalten hat
  und in welchem Bearbeitungsstatus es sich befindet.
• Entscheidend für den Projekterfolg waren die flexiblen Ausgestaltungsmöglichkeiten von d.3.
• Alle Beteiligten, auch aus den einzelnen Tochterunternehmen, wurden eng in den Designprozess der Workflows eingebunden und ihre Spezifika dabei berücksichtigt.

Projekt Verlauf

Die IT-Strukturen der VAMED sind heterogen. So sind neben SAP noch weitere ERP-Systeme im Einsatz. Mit Exchange, Office, SQL-Server und SharePoint sind jedoch Standards in die Microsoft-Welt gesetzt. d.3 ist in verschiedene Systeme ohne Probleme integriert.

Keimzelle des Projektes war die Ablösung des Altarchivs durch eine leistungsfähigere EMC Centera Archivlösung bei der VSG VAMED Standortentwicklung und Engineering GmbH & CO KG in Wien. Die Migration der Altdatenbestände begann im Mai 2006 und war im September desselben Jahres abgeschlossen. Parallel dazu verlief die Einführung eines Rechnungseingangsworkflows mit d.3. „Nachdem wir diese beiden Pilotprojekte abgeschlossen hatten, standen gleich die nächsten Vorhaben an“, sagt Johann Müller-Albrecht. Dazu gehörte die Einführung eines Rechnungseingangsworkflows in der VAMED Management und Service GmbH, die Implementierung einer Ein- und Ausgangspostbearbeitung bei der VAMED Medizintechnik GmbH in Wien sowie das Aufsetzen eines Vertragsmanagementsystems bei der VAMED Management und Service GmbH Deutschland in Berlin.

„In der Medizintechnik-Tochter installierten wir zunächst einen Posteingangsworkflow mit d.capture und d.3 flow und kümmerten uns anschließend um die ausgehende Post“, erklärt Peter Huemer, Geschäftsführer der d.velop GmbH in Wien. Jedwede Post wird dort einem bestimmten Projekt zugeordnet. Durch die Vergabe von Schlagwörtern und den Einsatz von Projektzuordnungs-Algorithmen sorgt die Software dafür, dass jedes elektronisch oder per Papier eingehende Schriftstück beim richtigen Projektverantwortlichen ankommt. Bei jedem Ausgangsdokument prüft d.3, ob der Ersteller die Berechtigung zur Verfassung des Dokumentes hatte. Dies geschieht über die Integration in Microsoft Office, wo mit Vorlagen gearbeitet und über d.3 gesteuert wird, welche Dokumente in welchen Projektordner gehören und wer welche Projektdokumententypen produzieren darf.

Die Installation des Postworkflows startete im September 2006, erfuhr dann durch die zwischenzeitliche Übernahme der Medizintechnik durch die VAMED-Gruppe vom Alteigentümer, der Gemeinde Wien, eine kurze Verzögerung und ist seit Mitte 2007 produktiv. Ein wichtiger Teil der Lösung ist hier die Archivierung von E-Mails durch die Integration von d.3 in den MS Exchange Server. Das Vertragsmanagementsystem auf d.3-Basis bei der VAMED Management und Service GmbH Deutschland (VMS) in Berlin wurde im September 2006 installiert. Es hilft dem Unternehmen, den Überblick über die jeweiligen Stati von Verträgen zu behalten und informiert automatisiert über Vertragsverpflichtungen sowie Fristen. Gleiches soll auch bei den Schwestergesellschaften in Wien eingeführt werden.
Johann Müller-Albrecht: „Zur Zeit vergeht kein Monat, in dem das System nicht weiter ausgebaut wird.“

Ausblick

In Kürze soll auch das Neurologische Therapiezentrum Kapfenberg mit d.3 für die Posteingangsverarbeitung und einen Rechnungsworkflow ausgestattet werden. Dort wird die Software in das vorhandene Patientenverwaltungssystem integriert; eine entsprechende Schnittstelle zwischen beiden Lösungen wird derzeit entwickelt. Im Gesamtkonzern wird unterdessen ein Wissensmanagementsystem, in dem der Microsoft SharePoint Portal Server in Verbindung mit d.3 die tragende Rolle spielen wird, von den Experten der VAMED eingeführt. Die nicht revisionssicher aufzubewahrenden Dokumente werden dabei im SharePoint aufgenommen, die revisionssicher zu archivierenden in d.3. Die VMT Krankenhausmanagement und Betriebsführungsges.
m.b.H. in Wien plant außerdem die Digitalisierung und Archivierung von über 20.000 Plänen und 14.000 Aktenordnern mit insgesamt rund vier Millionen Dokumenten in d.3. Die Gesamtanzahl der d.3-Arbeitsplätze in der gesamten VAMED-Gruppe soll sich bis Projektabschluss von derzeit 100 auf 500 Concurrent User erhöhen.