Die Weber GmbH & Co. KG (Weber) ist ein mittelständischer Lieferant für die Bereiche Automotive und Haus- und Heiztechnik. Gegründet wurde die Firma 1949. Das inhabergeführte Familienunternehmen entwickelt und produziert Kunststoffkomponenten, Module und Systeme sowie Spritzgießformen in enger Zusammenarbeit mit seinen Kunden. Seit 2004 gehört die polnische Tochter wezi-tec zum Unternehmen. Insgesamt beschäftigt Weber ca. 750 Mitarbeiter/-innen und erwirtschaftete im Jahr 2009 einen Umsatz von 75 Mio. EUR.

Zahlen und Fakten

• Automobilzulieferer Weber GmbH & Co. KG realisiert elektronische Projekt-, Produkt- und Personalakten mit d.3.
• Eine Projektakte enthält bis zu 2.000 Dokumente, die zumeist elektronisch generiert werden.
• Elektronische Rechnungsverarbeitung, Freigabeworkflows sowie die automatisierte Archivierung von SAP-Dokumenten wie Lieferscheinen, Rechnungen und Bestellungen mit d.3.
• Insgesamt 320 angelegte Nutzer arbeiten in der Unternehmenszentrale und der polnischen Tochter wezi-tec mit d.3.
• Seit 2005 sind 1,7 Mio. Dokumente in d.3 archiviert, jährlich kommen ca. 370.000 hinzu (Tendenz steigend).

Projektziele

In enger Kooperation mit seinen Kunden realisiert Weber Projekte zur Gestaltung und Produktion neuer Bauteile für die Automobilindustrie. Von der ersten Idee bis zur Serienproduktion fallen dabei sehr viele Dokumente in verschiedensten Abteilungen an, im Vertrieb ebenso wie in der Fertigungsplanung oder im Einkauf. Anfragen werden gestellt, Angebote eingeholt, Kalkulationen berechnet, Termine vereinbart und Projektpläne erstellt, die alle verwaltet, abgelegt und für alle Projektbeteiligten verfügbar gemacht werden müssen. „Genau dies ist der Punkt“, erklärt Matthias Kunz, IT-Leiter der Weber GmbH & Co. KG. „Früher hat jeder Projektleiter diese Dokumente nach eigenem Ermessen abgelegt, in Papierordnern oder selbst strukturierten und oft unübersichtlichen Verzeichnissen im Windows Explorer.“ So befanden sich nie alle zu einem Projekt gehörigen Dokumente unter einem Dach. Das Bestreben war es deshalb, eine zentralisierte und strukturierte Ablage von Dokumenten und Informationen zu schaffen, die einen jederzeitigen Zugriff auf sämtliche Projektdokumente ermöglicht und den Umgang mit diesen künftig transparenter gestaltet.

Effizienz Dokumente sind heute Allgemeingut bei Weber. Mit der digitalen Projektakte auf Basis der ECM-Lösung von d.velop werden sämtliche Informationen zentral verwaltet, revisionssicher archiviert und sind ständig für alle Projektbeteiligten verfügbar. Eine fein justierbare Berechtigungsverwaltung stellt dabei sicher, dass der Anwender nur die für ihn freigegebenen Informationen angezeigt bekommt. Die digitale Projektakte bildet das Kernstück des unternehmensweit eingesetzten d.3-Systems, denn damit wurden die Anforderungen von Weber auf ideale Weise umgesetzt.

Die Verwaltung von Projektdokumenten krankte vor der ECM Einführung an mangelnden Strukturen, Unübersichtlichkeit, verschwundenen Dokumenten und nicht nachvollziehbaren Änderungen. Heute legt der Vertrieb für jedes neue Projekt zunächst eine eigene Akte an, in welche dann alle dazugehörigen Dokumente einfließen. Arbeitsliste, Entwicklung, Kommunikation und Kosten heißen die Hauptdokumentenkategorien, in die jedes neu anfallende Dokument einsortiert wird. Entweder aus dem Windows Explorer oder direkt aus Microsoft Office heraus. Papierdokumente werden eingescannt und abgelegt, genauso einfach wie E-Mails direkt aus Microsoft Outlook in die digitale d.3- Projektakte gelangen.

Innerhalb der Projektakte können die Mitarbeiter / -innen Vorgangsakten bilden, in denen Dokumente thematisch zusammengefasst werden. Alexander Dürl, IT-Organisator und verantwortlich für die Einführung und Betreuung des d3-Systems: „Wenn ein Einkäufer zum Beispiel eine Anfrage an einen Lieferanten startet, legt er einen Einkaufsvorgang an, der ihm eine ausgewählte Sicht auf alle einkaufsbezogenen Dokumente des Projekts bietet.“ Die Projektakte ist damit für jeden involvierten Mitarbeiter Dreh- und Angelpunkt für seine Aktivitäten. Alle Projektbeteiligten arbeiten abteilungsübergreifend in derselben Struktur: Der Vertrieb legt seine Dokumente im entsprechenden Ordner ab ebenso wie der Einkauf seine von Lieferanten angefragten Kostenvoranschläge usw. Der große Vorteil gegenüber der herkömmlichen Arbeitsweise: Es gibt eine fest vorgeschriebene Struktur, das heißt, die Projekte entwickeln auch keine Eigendynamik mehr.

Jeder kann gezielt nach Dokumenten suchen und sie nach verschiedenen Kriterien filtern, und zwar über alle Abteilungen hinweg. Das erleichtert die Teamarbeit und erhöht die Sicherheit, denn im Rahmen der Produkthaftung muss Weber Dokumente, die in den Projekten entstehen, zum Teil bis zu 20 Jahre lang vorhalten. Für Freigabeprozesse nutzt die Weber GmbH & Co. KG die Workflowkomponenten des d.3-Systems. Im Rahmen der Projekte entstehen zahlreiche Dokumente, welche für die Qualitätssicherung relevant sind, wie etwa Verpackungs- und Montageanweisungen.

Diese Dokumente durchlaufen einen aufwendigen Freigabeprozess, der früher komplett per Hauspost mit Handunterschrift abgewickelt wurde. Mit den d.3-Workflowkomponenten hat Weber diese Prozesse automatisiert und gestaltet sie durch die Digitalisierung heute deutlich schneller und sicherer. Matthias Kunz: „Viele Prozesse im Haus haben wir erst mit d.3 in geordnete Bahnen lenken können. Für unsere Kunden aus der Automobilindustrie unterziehen wir uns in regelmäßigen Abständen Audits. Wenn da im Verlauf eines Prozesses zur Qualitätssicherung etwa falsche Dokumente auftauchen, würden wir keine neue Zertifizierung erhalten. Den elektronischen automatisierten Workflow können wir daher gar nicht mit Gold aufwiegen. Er garantiert uns, dass sich heute immer das richtige Dokument zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle befindet.“

Warum gerade d.3?

Die Weber GmbH & Co. KG suchte ein ECM-System mit möglichst breiter Abdeckung, das neben diversen Aktenausprägungen auch die Rechnungseingangsverarbeitung und unterschiedliche Workflowszenarien übernehmen sollte – ein zentrales System eben und keine Insellösungen. Die ECM-Lösung musste sich zum Zweck der Archivierung verschiedenster SAP Dokumente zudem gut in SAP integrieren lassen; hier war also eine funktionierende Schnittstelle gefordert. Neben der Funktionsbreite beeindruckte d.3 die Weber GmbH & Co. KG mit seinem flexiblen Aufbau – Voraussetzung für eine modulare Einführung. Auch vom Hersteller der digitalen Dokumentenverwaltung hatte man konkrete Vorstellungen: Ein gesundes Unternehmen sollte es sein, nicht zu klein, aber auch nicht so groß, sodass die Kommunikationswege kurz bleiben. „Bei d.velop haben wir die Möglichkeit, in direkter Absprache auf die weitere Produktgestaltung Einfluss nehmen zu können“, nennt Matthias Kunz einen wesentlichen Grund für die Entscheidung.

Projektverlauf

Erste Anläufe bei der Weber GmbH & Co. KG ein Dokumentenmanagementsystem zu etablieren, wurden bereits im Jahr 2000 unternommen. Doch erst mit der Einführung des ECM-Systems d.3 im Jahr 2005 nahm das Thema so richtig Fahrt auf. Man startete mit der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung. „Eine strategische Entscheidung“, betont Matthias Kunz, „denn damit brachten wir das System gleich zu Beginn flächendeckend in alle Abteilungen. Und Rechnungsverarbeitung ist eine einfache Anwendung mit klarem Benefit. So haben wir unsere Beschäftigten schnell an das neue System gewöhnt.“ Nach der Rechnungsverarbeitung begann Weber mit dem Aufbau von Produktakten. Alle artikelbezogenen Dokumente werden dabei nach d.3 überführt und fließen in die Produktakte. Parallel startete der Aufbau der Projektakten. Heute entwickeln sich Produktakten meist aus einem Projekt heraus, in dem ein Produkt entsteht. Alexander Dürl: „Wir mussten also erst die Struktur für die Produkte festlegen, damit dann auch Projekte, die wir anlegen, neue Produkte hervorbringen.“ Produktakten sind folglich hierarchisch unter den Projektakten angelegt und können auch separat von Mitarbeitern der Produktion eingesehen werden, ohne dass diese einen Einblick in das gesamte Projekt erhalten. Seit 2008 hat Weber auch eine Personalakte mit d.3 realisiert, welche die Ablage in Papierordnern überflüssig macht. Die Stammdaten für die Akten werden automatisiert aus SAP übernommen.

Ausblick

Schon seit Längerem entwickelt sich das ECM-Projekt bei Weber zum erfreulichen Selbstläufer. Die Beschäftigten haben zahlreiche Ideen, wofür sich d.3 noch einsetzen ließe, etwa für die Abbildung von Investitionsanträgen. „Auch E-Mail-Archivierung ist ein Thema, das wir demnächst angehen werden“, kündigt Alexander Dürl an. Inzwischen kann das IT-Team bei Weber die meisten der anstehenden Erweiterungen dank des einfach auszugestaltenden Systems selbst übernehmen. „Wir haben das Wissen im Haus und können sehr viel eigenständig realisieren“, freut sich Dürl.