Bolletje ist ein moderner Familienbetrieb und Nummer eins bei der Herstellung von Zwieback und Roggenbrot in den Niederlanden. Jedem Niederländer bekannt unter dem Werbeslogan „Ich will Bolletje“ stellt Bolletje ein großes Sortiment von Bäckerei-Produkten, wie zum Beispiel: Knäckebrot, deutsches Brot, Roggenbrot, Zwieback, Biskuits und Kekse, sowie Kuchen und Kruidnoten her. Als modernes Unternehmen greift Bolletje gern gesellschaftliche Trends auf, so wurde 2004 Gebäck mit den Abbildungen der Finalisten der berühmten Talentenjacht eingeführt.

Modern und zielgerichtet wurde auch beim Einsatz der Informationstechnologie verfahren. Seit geraumer Zeit sah IT-Manager Harry Lentferink die Vorteile des Einsatzes eines Dokumenten-Management-Systems. Erst durch den Einsatz eines kombinierten Dokumenten-Management-Systems mit integriertem Workflow stieg die Kosteneffizienz merklich. Die Steigerung der Kosteneffizienz wurde dabei durch die Prozessoptimierung bei den Transaktionen mit Lieferanten und Kunden erreicht. Diese Prozesse werden nun wesentlich schneller abgehandelt.

Im Auswahlprozess für das einzusetzende Produkt kam man schnell in Kontakt mit der docdynamic B.V., d.velop competence center für die Niederlande. Bolletje war sofort begeistert über den hohen Integrationsgrad der Workflowengine mit dem Dokumentenmanagementsystem. Hierdurch wird der Nutzengewinn stark gesteigert, so dass die Auswahl noch leichter viel.

Die folgenden DMS-Funktionalitäten waren für Bolletje ausschlaggebend: Gute Integrationsmöglichkeiten mit MSExchange,MS-Office etc.Virtuelle Aktenbildung unterstützt durch individuelle Ansichten.Schnelle Visualisierung von Dokumenten.Webclient für den Zugang zu Dokumenten über das Internet.Archivierung von Dokumenten in einem langzeitstabilen Format (TIFF/PDF).Vielfältige Suchmöglichkeiten über alle Dokumentenarten und Volltextsuche.

Das Projektteam bestehend aus dem IT-Manager, dem Manager Finanzen und Senior-Mitarbeitern aus der Softwareentwicklung hatte ein funktionales Anforderungsprofil erstellt, welches den Auswahlprozess vereinfachte. Auf Basis dieser funktionalen Anforderungen wurden in einem Analyseprozess der Aktenplan und die gewünschten Workflows ausgearbeitet. Bei der Ausarbeitung wurde stets die zu ereichende Effizienzverbesserung der Organisation vor Augen gehalten.

Als wichtige Vorteile haben sich erwiesen: Schnellerer Durchlauf von Eingangsrechnungen.Minimaler manueller Import.Integration in der elektronischen Finanzbuchhaltung.Automatische Aktenbildung.Automatische Validierung der Rechnungen mit Daten aus der elektronischen Finanzbuchhaltung. Durch Protokollmechanismen der Workflow-Engine sind sowohl Status als auch Historie eines Workflow schnell auswertbar. Automatische Anzeige zu langer Durchlaufzeiten

Um dem Wunsch von Bolletje nachzukommen in Zukunft selbst Workflows erstellen zu können wurde eine Qualifizierung der Mitarbeiter durchgeführt. Auf Basis des hierdurch gewonnenen Know-Hows wurde gemeinsam mit den Entwicklern der docdynamic der erste Workflow entwickelt. So wurde auf effektive Weise das benötigte Know-How übertragen. Inzwischen ist durch diese Vorgehensweise Bolletje völlig eigenständig in der Lage neue Workflows zu erstellen.

Innerhalb eines Monats nach Projektstart war das d.3-System implementiert und der erste Workflow (Eingangsrechnungen) für eine limitierte Anzahl Controlling-Mitarbeiter operativ einsetzbar. Einen Monat später waren bereits weitere Workflows entwickelt, die Finanzbuchhaltung integriert und die automatische Archivierung der Ausgangsrechnugen durch d.3 realisiert. Für diese automatische Übernahme der Ausgangsrechnungen in das Archivsystem wird das d.cold-Modul eingesetzt, wobei die Daten der Rechnung bereits mit dem Rechnungsbriefbogen zusammengeführt werden. Inzwischen wird d.3 auch für die Handhabung der Produktentwicklungsakten eingesetzt. Hierbei haben alle betreffenden Mitarbeiter Zugriff auf die aktuellen Versionen von Dokumenten, Zeichnungen, Fotos etc., die für die Entwicklung neuer Produkte nötig sind.

Die Auswahl von d.3 bietet Bolletje vielfältige Möglichkeiten um die Prozesse rundum Dokumente zu verbessern. Kurzfristig werden hierbei folgende Punkte fokussiert:Die Digitalisierung von Lohnbelegen.Scannen und Archivieren von Verträgen.Die Archivierung von Kundeninformationen, sowie Besuchsberichten und Angeboten.

Durch die große Anzahl verschiedener Lieferanten und somit Eingangsrechnungslayouts wurde die Einrichtung des Scanprozesses mit automatischer OCR-Erkennung nicht verfolgt. Deshalb wurde beschlossen auf Basis minimalen manuellen Aufwandes bei der Eingabe die benötigten Informationen durch Daten aus der elektronischen Finanzbuchhaltung zu ergänzen. So bleibt die Bearbeitung der Eingangsrechnungen äußerst effektiv und gleichzeitig können die Kosten für die Einrichtung der OCR-Erkennung vermieden werden.

Mehr als 26.000 Eingangsrechnungen pro Jahr werden in einem Workflow abgearbeitet. Mehr als 25000 Rechnungen, Lieferscheine, etc. werden jährlich archiviert.Das erste Folgeprojekt zur Unterstützung der Produktentwicklung wurde bereits realisiert.Die Realisierungszeit für das Projekt betrug lediglich 3 Monate.

• Gute Verknüpfung der Dokumentenmanegement- und Workflow-Engine.
• Eingabemaske und zugehöriges Dokument werden gleichzeitig abgebildet.
• Workflows werden mittels ines grafischen Designers sehr komfortabel eingerichtet.
• Starke Zielorientierung und schnelle Resultate.
• Konzentration auf das Machbare; überschaubarer Projektumfang und schnelle Durchführung.
• Gute Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.
• Ziel- und ergebnisorientiertes Projektmanagement.
• Fokus auf die Realisierung ins Auge gefasster Effizienzziele.