Das Unternehmen.

Das Handwerk im Kammerbezirk Dortmund ist überaus leistungsstark und dynamisch. Im Wirtschaftsgeschehen des östlichen Ruhrgebiets kommt ihm als stetig wachsendem Sektor zentrale Bedeutung zu. Ganz besonders bei der Bewältigung des tief greifenden Strukturwandels.Insgesamt ca. 19 800 Unternehmen – davon 12 800 im Vollhandwerk, 2700 in den zulassungsfreien Handwerken sowie 4300 in den handwerksähnlichen Gewerben – sind derzeit im Dortmunder Kammerbezirk aktiv. Dabei erstreckt sich das Einzugsgebiet von der Hellweg-Region (Soest-Lippstadt/Unna) über Hamm, Dortmund und Lünen bis nach Bochum, Herne, Hagen und Ennepe-Ruhr. Die Zahl aller hier Beschäftigten beträgt 158 000, die der Ausbildungsverhältnisse 11 759. Der vom heimischen Handwerk im Jahr 2004 erwirtschaftete Umsatz lag bei 14 Mrd €.

Als regionale Dachorganisation vertritt die Handwerkskammer (HWK) Dortmund auf allen Ebenen des wirtschaftlichen, politischen und gesellschaftlichen Lebens konsequent die Interessen all ihrer Mitgliedsbetriebe. Ebenso nimmt sie hoheitliche Aufgaben wahr, die ihr als Körperschaft des öffentlichen Rechts vom Staat übertragen wurden.

Mit der Einführung eines elektronischen Dokumenten Management Systems (DMS) verfolgt die HWK Dortmund das Ziel die internen Bearbeitungsprozesse zu beschleunigen. “Mit Hilfe der transparenten, elektronischen Betriebsakte erwarten wir uns beispielsweise eine wesentlich schnellere Verfügbarkeit von Informationen”, so Peter Jaworek, Verwaltungsleiter der HWK Dortmund und Projektleiter für die Einführung des DMS. Bislang werden Bestandsakten, aufgrund ihres erheblichen Platzbedarfs an verschiedensten Stellen ausgelagert, und müssen bei Bedarf mit entsprechender Verzögerung herbei geschafft werden. Oder wichtige Informationen zu einem Vorgang liegen in unterschiedlichen Abteilungen vor und müssen aufwendig recherchiert werden – wenn denn daran gedacht wird. Mit einem DMS werden sämtliche Informationen zentral verwaltet und stehen den Mitarbeitern direkt zur Verfügung. So entstehen keine Wartezeiten, Vorgänge werden schneller bearbeitet und die zentrale Informationsübersicht beschleunigt die Vorbereitung von Entscheidungsprozessen.

Bei der Einführung eines DMS geht es der HWK Dortmund aber nicht nur um die Archivierung von Papier-Dokumenten in digitaler Form, sondern auch um die Integration und die revisionssichere Archivierung von Dokumenten, die in elektronischer Form z.B. Datenbanken, E-Mails usw. vorliegen. Im konkreten Fall heißt dies eine Brücke vom DMS zur Handwerkskammersoftware der Firma BuE – Bildung und EDV Dienstleistungskonzepte GmbH aus Oldenburg sowie zum Office Bereich zu schaffen.

Die Firma BuE GmbH ist eine Interessengemeinschaft von 9 Handwerkskammern, die die Aufgaben der Firma SELF GmbH übernommen hat. Federführend ist die HWK Oldenburg. Aus NRW sind die Kammern Münster und Dortmund gleichfalls Gesellschafter des Unternehmens.

Für die Einführung eines Dokumenten Management Systems bei den angeschlossenen Handwerkskammern recherchierte die BuE nach geeigneten Anbietern. Mit der d.velop AG wurde ein kompetenter Partner mit einem zukunftssicheren Konzept gefunden. Um ihren Kammern ein integriertes DMS-Gesamtpaket bieten zu können entwickelte die BuE GmbH, gemeinsam mit der d.velop, eine Integration des d.3 Dokumenten Management System in ihre führende Handwerkskammersoftware. So kann der Anwender direkt aus der BuE Lösung auf die Akte des jeweiligen Betriebes zugreifen. Darüber hinaus sieht er so nicht nur einen einzelnen Vorgang, sondern hat direkt einen transparenten Überblick über Zusammenhänge verschiedener Vorgänge.

Dieses Konzept überzeugte die Geschäftsführung der HWK Dortmund. Als Projektstart wurde im August 2006 vor Ort eine zweitägige Organisationsanalyse in Zusammenarbeit mit der d.velop AG durchgeführt. Ziel dieser Analyse war es, die gesamte Systemumgebung der Kammer zu erfassen sowie die Anforderungen an das zukünftige DMS im Mitarbeiterkreis zu diskutieren und zu formulieren. Diese Organisationsanalyse bildete die Grundlage für das Design und die Installation des d.3-Systems. So konnte sichergestellt werden, dass beispielsweise die neu zu liefernde Scantechnologie reibungslos mit dem vorhandenen System zusammenarbeitet. Oder der Dokument- und Aktenplan der Realität entspricht und kein Objekt vom Grünen Tisch ist.

Ursprünglich wollte die Handwerkskammer Dortmund sämtliche Dokumentenprozesse auf einen Schlag digital abbilden. Die d.velop AG konnte die Verantwortlichen aber davon überzeugen, dass eine Vorgehensweise unter dem Motto “Think big – start small” sinnvoller ist. Dies bedeutet, dass die große Gesamtlösung klar definiert ist, aber in überschaubaren, funktional abgeschlossenen Projekt-schritten realisiert wird.

In der ersten Projektphase wurde deshalb die gesamte Struktur einer Betriebsakte in die digitale Welt übertragen. D.h. die bestehende Struktur der Handwerksrolle, der Lehrlingsrolle und des Beitrag wurden zu einer transparenten, elektronischen Akte im d.3-System zusammengeführt.

Die Belange des Datenschutzes wurden dabei bei der Zusammenführung der Handwerksrolle und des Beitrags selbstverständlich berücksichtigt. Durch das fein zu steuernde Berechtigungskonzept des d.3-System werden Dokumente die dem Datenschutz unterliegen nur berechtigten Mitarbeitern zugänglich gemacht.

Die transparente Betriebsakte bildet die zentrale Sammelstelle für alle aktuell erzeugten Informationen und ist damit Grundlage für die tägliche Arbeit. Dokumente, die aus dem führenden BuE-System stammen, werden über das so genannte Cold-Verfahren auf elektronischem Weg in das d.3-System übergeben und auf Basis des definierten Aktenplans automatisch mit der jeweiligen Betriebsakte verknüpft. Eingehender Schriftverkehr wird über Hochleistungsscanner eingescannt, verschlagwortet, in die jeweilige Betriebsakte abgelegt und steht dann den Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Was aber wenn vorhandene Betriebsakten benötigt werden? Hierfür wurde eine pragmatische Lösung gefunden. Die Handwerkskammer Dortmund, die über zwei Mitarbeiter in der Registratur verfügt, hat entschieden, dass jede Betriebsakte die von der Handwerksrolle, dem Beitrag oder der Lehrlingsrolle angefordert wird, nach deren Gebrauch durch die Registratur zu scannen ist. Der Aufwand dafür ist überschaubar. Für die ersten 150 angefragten Betriebsakten wurde im Durchschnitt eine Zeit von 15 Minuten – vom einscannen der Akte, über die Verschlagwortung bis zur Ablage im d.3 Archiv – benötigt. So werden alle in 2007 und später genutzten Betriebsakten in digitaler Form vorliegen – ohne Zeit und Geld für nicht genutzte Betriebsakten zu investieren. Gescannte Akten werden gesammelt, um sie später ordnungsgemäß zu vernichten.

In drei jeweils dreitägigen Schritten wurde das System im Dezember 2006 installiert. Ausgewählte Keyuser hatten in den Zwischenzeiten die Möglichkeit das System ausgiebig zu testen und Funktionen, die in der Organisationsanalyse nicht angesprochen wurden nachträglich zu definieren. Wie geplant ging die HWK Dortmund in der zweiten Kalenderwoche 2007, nach einer erfolgreichen Schulung aller Mitarbeiter, in den Produktivbetrieb.

Die Handwerkskammer Dortmund hat damit Ihre ersten Ziele erreicht. Informationen sind zentral verfügbar, Zugriffszeiten wurden verringert und so Abläufe beschleunigt. Mitarbeiter aus dem Beitrag oder der Handwerksrolle können zeitgleich auf die gleiche Akte zugreifen und das “Suchen” einer Akte im ganzen Haus kommt nicht mehr vor.

Auch die digitale Archivierung von E-Mails und Faxen gehört zu den Projektzielen der Handwerkskammer. Im nächsten Projektschritt erfolgt daher die Einbindung des Mail und Faxsystems in das d.3-System. In diesem Zuge wird auch die Anbindung des Office-Systems erfolgen, so dass zukünftig auch der Schriftverkehr aus den Sekretariaten revisionssicher archiviert wird.

In der zweiten Jahreshälfte 2007 ist die Einführung des ersten Workflows, mit dem Dokumente regelbasiert an die Mitarbeiter geleitet werden, vorgesehen.

Die Handwerkskammer Dortmund ist mit dem d.3-System und der Projektrealisierung sehr zufrieden. “Vom Produktivstart an, hat sich das System bewährt. Geschäftsführung sowie die Mitarbeiter sind begeistert über die schnelle und reibungslose Einführung des Systems. Die Akzeptanz ist hoch denn die Bedienung der d.3 Oberfläche ist denkbar einfach.”, fasst Peter Jaworekt die Reaktionen zusammen. Zum Projekt gibt er gerne Auskunft.

Handwerkskammer Dortmund, Projektleiter Peter Jaworek, Telefon 0231-5493-120