Inzwischen hat sich die Zahl der „Heimatländer“ auf fünf erhöht (Italien, Frankreich, Deutschland, England und Spanien) und Iveco ist weltweit der zweitgrößte Hersteller von Nutzfahrzeugen und Dieselmotoren. Heute laufen jährlich 162.000 Fahrzeuge und mehr als 460.000 Motoren vom Band. Iveco ist weltweit in 21 Ländern vertreten und betreibt 18 Produktionsstandorte in fünf Ländern Europas. Darüber hinaus ist man in mehr als 100 Ländern auf allen fünf Kontinenten präsent und verfügt über ein Vertriebsnetz mit 3.500 Servicestützpunkten. Seit der Gründung sind bei Iveco Vielsprachigkeit und ethnische Vielfalt Realität.
Das Ziel
Die Firma Iveco verfolgte mit der Einführung eines DMS/Archivsystems mehrere Ziele, die in den bereits produktiven Bereichen auch erreicht wurden. Neben dem Wunsch, die Produktivität der Mitarbeiter um mindestens 20% zu steigern, wollte man gleichzeitig die Durchlaufzeiten im Garantiebereich halbieren. Den Mitarbeitern sollte eine übergreifende Anwenderplattform zur Verfügung stehen und natürlich sollte die Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien sichergestellt werden.
Das Projektteam
Thomas Kretschmer, Projektleiter, seit 1998 im IT-Bereich
Stefan Kühn, Projektbereich Basis
Rafael Jonas, Gebrauchtwagenzentrale
Entscheidung für d.velop
Viele der von Iveco geforderten Funktionalitäten waren bei d.3 im lizenzierten Basisprodukt bereits vorhanden, dadurch konnte ein konkurrenzlos günstiger Preis erzielt werden. Darüber hinaus bestach die moderne Drei-Schichten-Architektur die Trennung zwischen Datenbank- und Applikationsserver und die dadurch zu erreichende Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit. Weitere Punkte, die für d.velop sprachen, waren: standortübergreifender Workflow - leistungsstarke All-in-one-Lösung - geringes Customising - einfache Integrationsmöglichkeiten - Standards - geringer Bandbreitenbedarf - virtuelle Aktenbildung und individuelle Sichten - High Performance Visualisierung - E-Business und Webfähigkeit - Integrationskompetenz des Anbieters.
Projektverlauf
Das Pflichtenheft hat die Projektgruppe selbst erstellt. Während der Auswahlphase wurden drei verschiedene Systeme einer intensiven Prüfung unterzogen und Angebote der Unternehmen eingeholt. Nach der Entscheidung für d.3 von d.velop wurde die Adressverwaltung „PMS“ über eine von d.velop programmierte Schnittstelle eingebunden. Die Schnittstelle zum Buchhaltungssystem „Masterpiece“ wird 2004 durch SAP abgelöst. Die Systemintegration erfolgte im Rahmen von vier Teilprojekten: Basis (technische Anbindung) - Gebrauchtwagenzentrale (digitale Fahrzeugakte) - Garantie - automatisierter, regelbasierter Workflow für Garantieanträge - Office-Automation (Dokumentenmanagement, Faxintegration, Adressintegration). Es wurden sechs Standorte in vier Ländern vernetzt und 14 verschiedene EDV-Applikationen integriert. Einer der Erfolgsfaktoren dieses Projektes war die frühe Einbeziehung der involvierten Mitarbeiter in alle Projektphasen von der Konzeption über die Auswahl bis zur Einarbeitung in die neue Software. Dadurch wurde eine sehr hohe Akzeptanz erreicht.
Projektstatus
Ein Jahr nach Produktivschaltung kann man sagen: Das Projekt lebt. Von den bereits produktiven Bereichen kommen ständig Erweiterungswünsche, weitere Unternehmensbereiche möchten angegliedert werden. So nutzen neben der Personalverwaltung (ein eigenes Unternehmen) die Produktion in Ulm das System ebenso wie das Qualitätsmanagement und der Einkauf und es wird zur Ablage der Banddaten bezüglich der Stationen, die ein Fahrzeug durchlaufen hat, verwendet. Für den Garantieprozess steht fest: die Ziele wurden erreicht! Reduktion „unproduktiver“ Administrations-, Transport- und Liegezeiten - standortübergreifende Geschäftsprozessoptimierung - kürzere Durchlaufzeiten, höherer Durchsatz - Konzentration auf das Kerngeschäft und höhere Produktivität.
Akzeptanz bei den Mitarbeitern
„Der Einkauf schwört auf das System, da reicht der Begriff Akzeptanz nicht“ - Zitat des Projektleiters Thomas Kretschmer.
Ausblick
Der Bereich Personal, über den alle FIAT Niederlassungen verwaltet werden, möchte auf WEB umstellen. Über das WEB soll auch anderen Bereichen der Archivzugriff zur Verfügung gestellt werden. So wird 2004 die Anbindung von Österreich und der Schweiz forciert und zwar nicht nur zu Recherchezwecken, sondern auch zur Einbringung der eigenen Belege.
Gemeisterte Schwierigkeiten
Iveco war davon ausgegangen, dass die Adressverwaltung auch durch das DMS abgedeckt werden kann, was sich jedoch nicht mit der Zielsetzung eines Dokumenten Management Systems vereinbaren lässt, so dass ein weiteres Programm integriert werden musste.
„Obwohl diese zusätzliche Schnittstelle nicht von vornherein geplant war, hat das Projektteam von d.velop sehr viel Flexibilität bewiesen und die Einbindung dieses zusätzlichen Programms sehr schnell realisiert“, erinnert sich Thomas Kretschmer.
Die Besonderheit:
On the fly-Abbildung der Änderungen im DMS.
Zahlen und Fakten
- Über 300 DMS User in D/A/CH
- ca. 300.000 Belege pro Jahr im Garantiebereich
- Gesamtarchiv ca. 500.000 Belege pro Jahr
- Projektlaufzeit 10 Monate
Nutzen
Am Beispiel des Garantieprozesses
Ausgangssituation: 1 MA 34% Haupttätigkeit - Rest Kontrolle und Administration
Heute: 1 MA 60% HaupttätigkeitSteigerung der MA-Produktivität durch konsequenten Einsatz der Workflow-Komponente
Erfolg durch...
- Überwindung organisatorischer und menschlicher Grenzen
- klare Zielsetzungen und schnelle Erfolge
- Konzentration auf das Machbare, überschaubarer Projektumfang und schnelle Umsetzung
- Mitarbeit der Beteiligten statt Alleingang der EDV
- Kommunikation ist alles
- ziel- und ergebnisorientiertes Projektmanagement
- Realisierung von Wettbewerbsvorteilen und Wertschöpfung für ALLE
- bewussten Einsatz der positiven Eigendynamik der Mitarbeiter, denn “jeder will besser sein - gewinnen“
Meilensteine
- Feinkonzepterstellung März/April 2001
- Beauftragung Mai 2001
- Prototyp Sep 2001
- Abnahme Jan 2002
- integr.Adressverwaltung März 2002
- integr. Faxserver Apr 2002
- Produktiv Garantie Jan 2003 *Re-Design/Produktiv GWZ (Gebrauchtwagen Zentralbereich in Hildesheim) Sep 2003
- unternehmenspolitische Gesichtspunkte verzögerten den Ablauf um einige Monate
- Gründe für das Re-Design: Umstrukturierung der Organisation in diesem Bereich und ein weiteres EDV-System zur Auftragsbearbeitung