Der Kreis Steinfurt

Der Kreis Steinfurt liegt im nordwestlichen Teil des Landes Nordrhein-Westfalen, an der Grenze des Münsterlandes nach Niedersachsen, mitten im Universitäts-Städtedreieck Münster-Osnabrück-Enschede. Nach dem Stand vom 31.12.2005 leben in den zehn Städten und vierzehn Gemeinden des Kreises 444.231 Einwohner/innen.

Die Projektziele

E-Government, das große Schlagwort für eine schlanke, bürgerfreundliche Verwaltung, ist auch in dem westfälischen Kreis ein wichtiges Thema. Man fordert und fördert den gezielten Einsatz von Informationstechnik, um Arbeitsprozesse zu beschleunigen und Geschäftsprozesse zu optimieren. Die Prozessoptimierung sollte vor allem durch elektronische Archivierung und Dokumenten-Management erreicht werden. Zielsetzung war, alle Informationen in einem System zentral zu verwalten und durch die Nutzung von Dokumentenmanagement-Funktionen einen zusätzlichen Mehrwert zu erreichen.

Effizienz

In der KFZ-Zulassungsstelle, die auf drei Standorte verteilt ist, ist d.3 seit Dezember 2007 in das Fachverfahren OK.Vorfahrt der AKDB integriert. Hier war bereits seit Jahren ein elektronisches Archiv als Insellösung im Einsatz. Die Pflege des Archivbestandes erforderte erheblichen Aufwand, die Funktionalität war sehr begrenzt. Nach Installation der d.3-Software mit der codia DMS-Lösung, die u. a. die Schnittstelle zu OK.Vorfahrt beinhaltet, an allen 40 Arbeitsplätzen in der KFZ-Zulassungsstelle erfasst nun jeder Mitarbeiter die Belege seines aktuellen Geschäftsvorfalls (Neuzulassung, Umschreibung, Außerbetriebsetzung eines Fahrzeugs etc.) selbst am arbeitsplatzeigenen Scanner. Die 250.000 Kopien pro Jahr, die beim alten Verfahren erstellt wurden, fallen damit weg.

Und der Kollege, der in der Vergangenheit mit dem CD-Brennen ausgelastet war, nimmt heute andere Aufgaben wahr. Der Sachbearbeiter gibt beispielsweise während des Zulassungsprozesses in OK.Vorfahrt die Daten zur Zulassung ein. Er gelangt anschließend zu einer Bildschirmmaske, von der aus er den KFZ-Schein und andere Dokumente aufruft, die dem Bürger mitgegeben werden.

Friedhelm Thielen, Leiter der Zulassungsstelle, und Mitarbeiterin Silvana Wülker

 „An dieser Stelle startet automatisch der Scanvorgang und die dazugehörigen Belege – KFZ-Brief, Versicherungsbescheinigung, HU-Bericht usw. – werden digitalisiert und mit den Indexdaten aus OK.Vorfahrt automatisch indiziert“, beschreibt Friedhelm Thielen, Leiter der Zulassungsstelle, das neue Vorgehen.

Jedes eingescannte Dokument wird mit den bis zu 20 Indexkriterien aus OK.Vorfahrt – Kennzeichen, Halterinformationen, Fahrzeugdaten usw. – eindeutig gekennzeichnet. Sie sind damit revisionssicher archiviert und stehen an allen Arbeitsplätzen der Zulassungsstelle zur jederzeitigen Recherche zur Verfügung. „Dies hat mehrere Vorteile“, erklärt Thielen, „denn unsere Sachbearbeiter müssen sich nun nicht mehr in das Archiv begeben, um einen bestimmten Beleg einzusehen. Sie haben ihn umgehend auf dem Monitor und die Wartezeiten bei Nachfragen der Bürger sind dadurch gesunken.“

Durch die umfassende Indizierung lässt sich ein Fahrzeug außerdem nicht mehr nur über das Kennzeichen, sondern über viele andere Merkmale eindeutig beschreiben und damit sofort auffinden. Eine Erleichterung, wenn wie in der Steinfurter Kreisverwaltung ein bis zwei Kräfte ausschließlich mit Zulassungen eines großen regional ansässigen Aufliegerherstellers beschäftigt sind.

Warum gerade d.3 ?

Ende 2006 wurde das Thema mit den politischen Gremien diskutiert und beschlossen, 2007 machte man sich an die Umsetzung. Im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbes entschieden sich die Verantwortlichen des Kreises für d.3 und die codia Software GmbH als Realisierungspartner. Der Zuschlag fiel nach Auswertung der Nutzwertanalyse. „Wir fanden hier einfach das beste Verhältnis zwischen Vielseitigkeit bzw. Funktionalität der DMS Software und Preis vor“, so Erich Lakemeier, verantwortlicher Projektleiter vom IT-Management des Kreises.

Projekt-Team
Erich Lakemeier, verantwortlicher Projektleiter vom ITManagement des Kreises, Wilfried Fier und Hans-Jürgen Heuck vom DMS-Projektteam (vlnr)

Fakten und Statistiken

• Zur Umsetzung ihrer Enterprise Content Management-Strategie hat die Kreisverwaltung Steinfurt im Herbst 2007 das Dokumenten Management und Archivsystem d.3 eingeführt. (revisionssichere Dokumente), Archiv und Workflow.
• Die Lösung ermöglicht einen flächendeckenden und ämterübergreifenden Zugriff auf alle relevanten Informationen. Die Implementierung übernahm die codia Software GmbH aus Meppen, competence center eGovernment der d.velop AG.
• Begonnen wurde mit der d.3 Installation in der KFZ-Zulassungsstelle, es folgten das Bauaufsichtsamt und die Bußgeldstelle. Alle Daten und Dokumente aus den dort eingesetzten Fachverfahren stehen damit jederzeit online zur Verfügung und sind revisionssicher archiviert.

Projektverlauf

Im Anschluss an die KFZ-Zulassung ist das Bauaufsichtsamt mit der d.3-Installation an der Reihe. Hier kommt eine von codia gemeinsam mit dem Hersteller Prosoz Herten entwickelte bidirektionale Schnittstelle zwischen d.3 und
dem Baugenehmigungsverfahren ProBAUG zum Einsatz. Sie ermöglicht den Mitarbeiter/innen der Bauverwaltung ein komfortables Arbeiten:

Die Suche nach den Akten, Anträgen, Berechnungen, Listen, Genehmigungen und Plänen wird nach der Einführung des digitalen Archivs wesentlich vereinfacht, weil Transport und Wegezeiten gänzlich entfallen. Die Dokumente sind auf Knopfdruck am Bildschirm verfügbar. „Wir wollen die Dokumente hier zunächst nachträglich scannen, später dann aber zur frühen Erfassung übergehen“, sagt Erich Lakemeier, „dadurch können wir Genehmigungsverfahren viel schneller durchführen und bessere Auskünfte über den Bearbeitungsstand eines Auftrages erteilen, wenn wir die Unterlagen den zu beteiligenden Behörden wie dem Wasserwirtschafts- oder Umweltamt auf elektronischem Wege und damit parallel zur Bearbeitung und Sichtung zur Verfügung stellen können.“

In den beteiligten Ämtern werden in dem Zuge entsprechende Recherche-Clients des d.3 DMS installiert. Im Ordnungsamt des Kreises wird codia die d.3-Software ferner in das Fachverfahren IKOL-OWI integrieren. Hier lagern derzeit noch 400.000 Papier-Akten und jährlich kommen 90.000 hinzu, die mit Einzug des elektronischen
Archivs dann entsorgt werden können.

E-Mail Archivierung für alle Beschäftigten der Kreisverwaltung

Eine wichtige Rolle in dem beauftragten Projekt spielt auch die E-Mail Archivierung aus Lotus Notes/Domino, die schon bald verwaltungsweit für über 1.000 Arbeitsplätze im Kreis mit dem d.velop Modul d.link for Lotus Notes in Betrieb genommen werden soll. Dann lassen sich z.B. in der KFZ-Zulassung, über das Menü „Archivieren“ im Notes Client elektronische Dokumente direkt in der KFZ-Akte bzw. zu einem Vorgang im d.3 DMS abspeichern. Jeder Sachbearbeiter hat aber auch die Möglichkeit die E-Mail manuell direkt in seinem persönlichen Archiv abzulegen. Es handelt sich dabei um eine Client-basierte Archivierung, das heißt, die Mails werden nicht am Server automatisch abgeholt, sondern jeder Sachbearbeiter entscheidet selbst, welche E-Mail archivierungswürdig ist und welche nicht.

Ausblick

Im Zuge der Verwaltungsstrukturreform in Nordrhein-Westfalen wurden der Kreisverwaltung zum 01.01.2008 neue Aufgaben im Umweltbereich sowie die Bearbeitung nach dem Neunten Sozialgesetzbuch und dem Bundeselterngeld und Elternzeitgesetz zugewiesen, was mit der Übernahme großer Aktenmengen verbunden war – für die man in der Kreisverwaltung keinen Platz hat: Dies bedeutet weitere Einsatzbereiche für DMS und elektronisches Archiv. „Ziel der Kreisverwaltung ist es“, blickt Erich Lakemeier in die Zukunft, „die DMS Lösungen
mittel- bis langfristig verwaltungsweit im gesamten administrativen Bereich der Kreisverwaltung einzusetzen. Dies schließt die elektronische Erfassung der Eingangspost mit digitalem Workflow ausdrücklich mit ein.“