Dies war eine besondere Herausforderung, da die internen Strukturen des alten Systems vom Hersteller nicht offen gelegt waren und sich nicht 1:1 in d.3 abbilden ließen. Trotzdem konnte d.velop die gestellte Aufgabe ohne Einschränkungen lösen.
Das Unternehmen
Die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe, abgekürzt KVWL, vertritt die Interessen von rund 13.000 niedergelassenen Vertragsärzten und psychologischen Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten in Nordrhein-Westfalen – im Landesteil Westfalen-Lippe – mit Sitz in Dortmund. Die KVWL ist eine der größten von 17 Kassenärztlichen Vereinigungen in der Bundesrepublik Deutschland.
Sicherstellung und Versorgung: Eine große Verantwortung
Die KVWL garantiert, dass in allen Landesteilen eine am Bedarf orientierte, gleichmäßige wohnortnahe ambulante medizinische Versorgung gewährleistet ist; diese Aufgabe wird auch als Sicherstellungsauftrag bezeichnet. Die KVWL handelt als öffentlich-rechtliche Körperschaft hoheitlich. Alle zur vertragsärztlichen Versorgung zugelassenen Ärzte und psychologischen Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten sind Pflichtmitglieder der KVWL, haben sich demokratisch verfasst und unterstehen dem Gesetz der Satzung und vertraglichen Regelungen. Für die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen- Lippe nimmt das Ministerium für Frauen, Jugend, Familie und Gesundheit in Düsseldorf die Rechtsaufsicht des Staates wahr.
Das Projektteam
Martina Schulz
Thomas Hamdorf
Warum gerade d.velop?
Der Entscheidung für ein neues DMS ging bei der KVWL ein aufwändiges, europaweites Ausschreibungsverfahren voraus. Von ursprünglich 80 interessierten Anbietern konnten letztlich nur 17 die erste Hürde des Verfahrens, nämlich den Teilnahmewettbewerb, nehmen. Die Angebote wurden von einem Team aus internen Fachexperten anhand von Ausschlusskriterien und eines Punktesystems bewertet. „Das Angebot der d.velop überzeugte uns hinsichtlich Leistung und Preis. Sehr relevant für die KVWL war neben einer Webschnittstelle auch die Migration des Dokumentenbestands von fünf Millionen Dokumenten. Viele Anbieter hätten diese beiden wesentlichen Anforderungen nicht so wie von uns gefordert realisieren können“, fasst Frank Winkler, Leiter der IT-Infrastruktur, die wesentlichen Ergebnisse aus dem Auswahlprozess zusammen.
Entscheidungskriterien
Die KVWL hatte bereits seit 1998 ein elektronisches Archiv im Einsatz. Allerdings hatte sich dessen Betrieb und Wartung als zu aufwändig und damit zu teuer erwiesen. d.3 punktete mit den gewünschten Dokumenten- Management-Funktionen, Workflow-Erweiterungen, Webfunktionalitäten und mehr Möglichkeiten zur selbständigen Anpassung der Lösung.
Projektzahlen
- Projektlaufzeit: Oktober 2004 – Juni 2005.
- Gesamtzahl migrierter Akten aus Altarchiv: rund 5.200.000 Dokumente.
- Anzahl User: 400 User an den Standorten Dortmund und Münster zuzüglich Nutzer des KV-SafeNet.
- Anzahl neuer NCI-Dokumente pro Quartal: ca. 50.000.
- Anzahl neuer CI-Dokumente pro Quartal: ca. 150.000.
Projektverlauf
Die KVWL hatte gefordert, dass alle im alten DMS vorhandenen Dokumente inklusive der Annotationen und Workflows vollständig und revisionssicher übernommen werden mussten. Dies war eine besondere Herausforderung, da die internen Strukturen des alten Systems vom Hersteller nicht offen gelegt waren und sich nicht 1:1 in d.3 abbilden ließen. Trotzdem konnte d.velop die gestellte Aufgabe ohne Einschränkungen lösen.
Für die Anwender hat sich die Arbeitsweise durch die Umstellung vereinfacht: „Nach zwei Wochen waren wir völlig auf d.3 eingestellt. Das Altsystem war ganz schnell vergessen“, berichtet Martina Schulz.
Ein Erfolgsfaktor für den reibungslosen Projektverlauf war die intensive Zusammenarbeit von Schlüsselanwendern mit den hoch kompetenten d.velop-Consultants. So entstand mit viel Fingerspitzengefühl eine Lösung, die sowohl das technisch Machbare als auch höchsten Komfort in der täglichen Anwendung zum Ergebnis hatte.
Eine zentrale Aufgabe der KVWL ist die Gewährleistung einer gleichmäßigen, wohnortnahen ambulanten medizinischen Versorgung in allen Landesteilen. Diese Aufgabe wird auch als Sicherstellungsauftrag bezeichnet. Gibt es in einer Region keinen Vertragsarzt einer Fachrichtung, so werden hierfür Ärzte, die in Krankenhäusern arbeiten, von der KVWL auf Antrag ermächtigt. Jede Ermächtigung ist auf zwei Jahre befristet. Bereits ein halbes Jahr vor Ablauf der Ermächtigung werden die Ärzte schriftlich daran erinnert, dass ein neuer Antrag gestellt werden muss. Die Erinnerung und Antragsbearbeitung wird durch den mit d.3 neu eingerichteten und im Vergleich zur Vorgängerlösung sehr flexiblen Ermächtigungs-Workflow gesteuert.
Nutzen
Die Mitarbeiter sind durch die Zugriffsmöglichkeit auf die Unterlagen jederzeit auskunftsfähig.Zentrales Dokumentenscanning und elektronische Verteilung der digitalisierten Unterlagen in die Posteingangsfächer der Sachbearbeiter.Komfortabler COLD Abrechnungsprozess für 150.000 Dokumente pro Quartal.Flexible, erweiterbare Lösung.
Perspektive
Für die Zukunft plant die KVWL, weitere Geschäftsprozesse mit d.3- System umzusetzen. So wird ab Anfang 2006 das Portal KV-SafeNet fertig sein, mit dem auch die angeschlossenen Ärzte in die papierlosen Prozesse eingebunden werden sollen. Diesen ist es dann möglich, Anträge online zu stellen und den jeweiligen Bearbeitungsstand eines Antrags abzufragen. Die Abrechnungsunterlagen stehen ebenfalls online zur Verfügung. Sukzessive werden alle Dokumente der KVWL in das d.3 übernommen.