Die Verbindung zwischen der neuen AB-DATA Finanz-Software und dem DMS- und Archivsystem d.3 von d.velop sorgt dafür, dass erforderliche Akten immer vollständig und sofort verfügbar sind. Dies hat zu einem rationelleren Arbeiten und zur Senkung von Archiv- und Raumkosten beigetragen.

Nordhorn ist eine selbständige Stadt in Niedersachsen und grenzt direkt an die Niederlande. Als Kreisstadt des Landkreises Grafschaft Bentheim und Mitgliedsgemeinde in der Euregio bildet Nordhorn den wirtschaftlichen und kulturellen Mittelpunkt des Kreisgebietes und der näheren Region. Die Nordhorner Stadtverwaltung versteht sich als bürgerorientiertes Dienstleistungsunternehmen, welches den 52.615 Einwohnern kompetent und unbürokratisch zur Seite steht. Im Jahr 2004 feierte Nordhorn sein 625-jähriges Stadtjubiläum.

In den Bereichen Steuern & Abgaben sowie Anordnungswesen hat sich für die Stadt Nordhorn in letzter Zeit einiges geändert. Die Verbindung zwischen der neuen AB-DATA Finanz-Software und dem DMS- und Archivsystem d.3 von d.velop sorgt dafür, dass erforderliche Akten immer vollständig und sofort verfügbar sind. Dies hat zu einem rationelleren Arbeiten und zur Senkung von Archiv- und Raumkosten beigetragen. Das erfolgreiche Projekt ist das Resultat des neuen competence centers eGovernment, welches die d.velop AG mit ihrem neuen Partner, der codia Software GmbH, Anfang 2006 ins Leben gerufen hat.

Der Projektleiter

Hans-Wilhelm Jecker

Warum gerade d.3?

Das elektronische Archiv-, DMS- und Workflowsystem d.3 ist in Nordhorn bereits seit Anfang 2003 im Einsatz. Man entschied sich damals für die Lösung von d.velop, weil sie unter anderem zu dieser Zeit als einzige am Markt über einen vollwertigen Webclient verfügte. Im Bürgerbüro, der Passstelle und im Meldewesen etwa wird seitdem per Web im Archiv recherchiert.

Projektzahlen

• Einführung d.3: Anfang 2003.
• Anbindung Finanzsoftware AB-DATA: Anfang 2006.
• Einsatzbereiche von d.3 in Nordhorn: Bereich Steuern & Abgaben, Bürgeramt, Anordnungswesen, teilweise im Haupt- und Personalamt.
• an d.3 angeschlossene Arbeitsplätze: derzeit 20, künftig bis zu 100.

Projektverlauf

Während der Umstellung auf die neue Finanzsoftware AB-DATA wurde die codia Software GmbH als neuer d.velop-Partner für den Öffentlichen Sektor hinzugenommen. Hans- Wilhelm Jecker, DV-Leiter der Stadtverwaltung Nordhorn: “Mit der codia Software GmbH haben wir nun einen Realisierungspartner, der die Belange kommunaler Behörden aus dem Stegreif beherrscht. Das zeigt schon das Fachwissen über die Archiv- Integration in AB-DATA. Hinzu kam die räumliche Nähe zum codia- Geschäftssitz in Meppen, die eine intensive Betreuung ermöglicht.”

Innerhalb kürzester Zeit entwickelten die codia-Experten eine Schnittstelle zwischen AB-DATA und d.3, die jetzt in den Bereichen Anordnungswesen sowie Steuern & Abgaben zum Einsatz kommt. d.3 läuft seit 2003 im Echteinsatz im Bereich Steuern & Abgaben, im Bürgeramt sowie teilweise im Haupt- und Personalamt. “Früher gab es im Steueramt zu jedem Grundstück, jedem Gewerbebetrieb oder jedem Eigenheim eine eigene Papierakte, welche die Kopien aller Steuer- und Abgabenbescheide sowie eingehende Post der Bürger enthielt”, erklärt Wilhelm Jecker. Heute fließen die Kopien der Bescheide aus AB-DATA nahezu automatisch innerhalb weniger Minuten in die elektronischen Akten, die von der Schnittstelle codiaPDFImporter.exe automatisch angelegt werden.

Zur Recherche nach Dokumenten braucht keine Akte mehr aus dem Schrank oder gar Archiv geholt werden. Zeitgleich können mehrere Mitarbeiter über ihren PC auf die Akten zugreifen. Allein der Zeitaufwand für das Einsortieren hat sich um gut die Hälfte verringert, außerdem spart man Platz und Kosten für ein Papierarchiv.

Im Anordnungswesen sollte die Einführung des d.3 Systems mit digitaler Signatur die Umlaufmappe und das Verteilen der Eingangsrechnungen in herkömmliche Postfächer ersetzen. Der vollständige Einsatz zögerte sich indes zunächst hinaus. Grund waren die Unsicherheiten hinsichtlich der Rechtswirksamkeit elektronischer Signaturen innerhalb behördlicher Vorgänge. “Wir stehen schon lange in den Startlöchern, Signaturkarten, Lesegeräte – alles ist angeschafft”, sagt Hans-Wilhelm Jecker. Seitdem klar ist, dass für die Vorgänge im dezentralen Anordnungswesen eine fortgeschrittene elektronische Signatur ausreichend ist, steht der Implementierung nun nichts mehr im Weg.

Was bisher im Anordnungswesen realisiert wurde: Durch die AB-DATASchnittstelle zu d.3 werden die Eingangsrechnungen früh erfasst, das heißt eingescannt, um die lästige manuelle Indizierung zu umgehen. Auf dem Buchungsarbeitsplatz der Bearbeiter/innen stehen zwei Bildschirme, auf denen die eingescannte Rechnung sowie die Erfassungsmaske von AB-DATA dargestellt werden. “Die Buchungsinformationen geben wir in AB-DATA ein und erstellen die dazugehörige Anordnung. Die Zuordnung der gescannten Rechnung erfolgt automatisch”, erklärt Johannes Wessling aus der IT-Abteilung, dem die Programmierung der Anordnungen oblag. Die Anordnung erhält dann eine eindeutige Identifikations-Nummer, anhand derer später sämtliche im Archiv aufbewahrten dazugehörigen Dokumente recherchiert werden – direkt aus AB-DATA heraus.

Künftig werden die Nordhorner im dezentralen Anordnungswesen bei der Freizeichnung von Rechnungen zudem auf die handschriftliche Unterschrift verzichten und diese durch eine digitale Variante ersetzen können. Laurenz Stecking, Geschäftsführer der codia Software GmbH: “Im elektronischen Anordnungswesen werden eingehende Rechnungen dann dezentral gescannt und erhalten anschließend eine elektronische Signatur. Diese bestätigt, dass das gescannte Image dem Papieroriginal entspricht; dieses kann damit vernichtet werden.”

Die zugehörigen Anordnungen werden im Finanzwesen im PDF-Format erstellt, in d.3 archiviert und zusammen mit der gescannten Rechnung über den d.3-Workflow an die unterschiedlichen Gruppenkörbe verteilt. Aus diesen werden sie von den zuständigen Sachbearbeiter/innen zur weiteren Bearbeitung übernommen. Nach der Übernahme und Prüfung der Anordnung wird diese mit der qualifizierten elektronischen Signatur des Sachbearbeiters unterschrieben, und nach Freizeichnung wird in der Kasse endgültig gebucht.