Das Unternehmen
„Wir bei Pietsch. Von Mensch zu Mensch! Pietsch ist offen, familiär und verbindlich. Das begründet intensive, menschliche Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Kollegen.“ Dieser Slogan ist kein leeres Versprechen – er wird gelebt. Auch der Software- und Consultingpartner d.velop durfte während des gemeinsamen DMS/Archivprojektes diese positive Erfahrung machen. Der langjährige Erfolg des mittelständischen Großhändlers für Sanitär, Heizung, Klima und Umwelttechnik baut auf menschliche Reife, fachliche Professionalität und innovative, qualitativ hochwertige Produkte. Seit bereits drei Generationen sind dies die zentralen Werte des Unternehmens. Die mittlerweile 19 Standorte des 1947 gegründeten Familienbetriebes lassen keinen Zweifel an der großen Erfahrung in der Unternehmensführung.
Das Ziel
Parallel zur Einführung betriebswirtschaftlicher Anwendungen von SAP sollte nicht nur das Papierarchiv, sondern auch das elektronische Altarchiv durch ein neues, zeitgemäßes DMS/Archivsystem abgelöst werden, um die SAP-Belegarchivierung (alles CI-Informationen) nahtlos durchführen zu können. Darüber hinaus war das schnelle Wiederauffinden dieser Belege durch die Mitarbeiter der über drei Bundesländer verteilten Niederlassungen eines der wesentlichen Ziele. Auch die Platzeinsparung spielte eine große Rolle.
Das Projektteam
Markus Graf, Projektleiter, Leiter IT/Organisation
Thorsten Stark, Anwendungsbetreuung
Andreas Paß, Technik
Der Weg
Der Weg zwischen Entscheidung und Produktivbetrieb war nach Aussage des verantwortlichen Projektleiters „kurz und unspektakulär“. Wobei unspektakulär absolut positiv gemeint ist, denn es soll zum Ausdruck bringen, wie wenig zeitliche Ressourcen benötigt wurden und dass es keine Probleme zu bewältigen gab, obwohl man zwei Projekte parallel zu stemmen hatte. „Es war das Besondere an diesem Projekt“, sagt Markus Graf, „dass es reibungslos neben der SAP-Einführung ablief. – Wir konnten das meiste mit eigenen Mitarbeitern durchführen. Von den kalkulierten externen Projekttagen wurde nur ein Bruchteil gebraucht, weil alles vorbereitet war. Auch die SAP-Schnittstelle war bereits vorhanden.
d.velop war immer vor Ort, wenn man Unterstützung brauchte. So erfolgte auch die Einarbeitung durch Learning by Doing. Das Handling wurde einmal gezeigt und anschließend waren die Mitarbeiter in der Lage, die Abläufe selbstständig durchzuführen. „Die Kommunikationswege zu d.velop sind kurz, direkt und erreichen sofort den gewünschten Ansprechpartner, was die Responsezeiten auf ein Minimum reduziert„, sagt Thorsten Stark, der für die Anwendungsbetreuung verantwortlich zeichnet. Seit dem Stichtag der SAP Produktivschaltung wird auch nach d.3 archiviert. Altakten wurden nicht übernommen.
Der Status
Im Augenblick wird mit der Archivierung der NCI-Belege begonnen – Scannen, Indizieren und Archivieren von Lieferscheinen als Liefernachweis. Zum jetzigen Stand sind von d.3 die Module d.cold, d.view und d.explorer im Einsatz. Pietsch ist ein sehr kompetenter Anwender, der von der Planung bis zur Realisierung sehr viel selbst gemacht hat.
Die Mitarbeiter und ihre Reaktion auf das System
Die Aussage von Markus Graf auf die Frage, wie die Mitarbeiter die neue Software beurteilen, ist kurz und bündig und spiegelt auch wider, wie unkompliziert ein DMS/Archivprojekt ablaufen kann: „Nichts – also nichts Negatives. Das heißt: alle sind zufrieden.“
Die Zahlen und Fakten
- Zugriff von 350 SAP-Arbeitsplätzen
- 1.050 Mio. Belege ab 30.1.2002
- Ca. 2.270 CI-Belege pro Tag
- Ca. 1.500 NCI Belege (Lieferscheine) pro Tag – geplant (für beide Unternehmen – der Pietsch Haustechnik GmbH und der Pietsch GmbH & Co. KG)
- Projektlaufzeit: 4 Monate
- Start: Oktober 2001 Produktivbetrieb: 30.1.2002
Die Planung
Im nächsten Schritt sollen NCI Belege dezentral an zwei Standorten gescannt, indexiert und archiviert werden. Die elektronische Bearbeitung, automatische Weiterleitung und Verteilung sowie die Prüfung und Genehmigung von Lieferanten-Eingangsrechnungen via Workflow ist „Zukunftsmusik“.