Die Franz Schuck GmbH steht für ganzheitliches Denken und verantwortungsbewusstes Handeln. Als führender Spezialanbieter von Pipelinezubehör und Armaturen unterstützt Schuck weltweit Unternehmen mit sicherer und zuverlässiger Beförderungstechnologie, die für die Leitung von lebenswichtigen Medien wie Gas, Öl, Wasser und Fernwärme erforderlich ist. Damit übernimmt das Unternehmen nicht nur Verantwortung für die eigenen Produkte, für den Produktionsalltag der Kunden und für deren Wettbewerbsfähigkeit, es trägt ebenso Verantwortung für den Schutz von Mensch und Umwelt.

Der erste Gedanke galt nicht dem papierlosen Büro, doch aber der Reduzierung des Papieraufkommens. An zweiter Stelle stand der Wunsch nach einer klaren und eindeutigen Speicherung der Dokumente, der nicht zuletzt aus dem ansteigenden Auftragseingang resultierte und den Einsatz eines DMS notwendig machte. Vor Einführung von d.3 war jeder sein eigener Archivar.Obwohl im Filesystem gemeinsame Ablagestrukturen eingerichtet waren, wurden Dokumente redundant gespeichert und vor allem deren Inhalte an den unterschiedlichen Speicherorten verändert. Jeder sollte jedoch Zugriff auf die gleichen Informationen, sprich Dokumente erhalten. Es gab zu dieser Zeit auch keine durchgängige Versionierung, um sicherzustellen, dass wirklich nur in der aktuellen Fassung gearbeitet wurde.

Der dritte große Punkt war die Prozessoptimierung. Rechtlichte Notwendigkeiten haben ebenfalls eine Rolle gespielt. Der Projektleiter Roland Brunner erläutert dazu: “Wir haben eine große Produktionstiefe. Unsere Erzeugnisse werden zum überwiegenden Teil in Eigenfertigung erstellt. Zur Dokumentationskette gehören selbstverständlich auch Zeichnungen, die wiederum zur Garantieleistung herangezogen werden.”

Rechtlichte Notwendigkeiten haben ebenfalls eine Rolle gespielt. Der Projektleiter Roland Brunner erläutert dazu: “Wir haben eine große Produktionstiefe. Unsere Erzeugnisse werden zum überwiegenden Teil in Eigenfertigung erstellt. Zur Dokumentationskette gehören selbstverständlich auch Zeichnungen, die wiederum zur Garantieleistung herangezogen werden. Die Versionierung – besonders in diesem Bereich – hat uns inzwischen viele Rückfragen erspart. Die Zeichnungsarchivierung ist mittlerweile fast vollständig automatisiert. Aus der Konstruktion werden die Daten an d.3 übergeben. Es besteht die Möglichkeit, im CAD-Programm Zeichnungen zu sperren und diese Sperrung wird anschließend auch im d.3 nachgezogen, so dass man sofort über den aktuellen Status informiert ist. Der einzige Zugang für die Produktion ist d.3.”

Das Projekt Team

Roland Brunner und Andreas Früholz

“Als Datenschutzbeauftragter des Unternehmens habe ich sofort erkannt, dass eine große Notwendigkeit besteht, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Es dauerte allerdings noch ca. 8 Monate, die Geschäftsführung von den Vorteilen einer solchen Lösung zu überzeugen,” so Roland Brunner. Perfekt in diesen Zeitraum passte ein Referenzbesuch bei der Fa. Müller “Drogerie-Markt” in Ulm – gemeinsam mit der Geschäftsleitung. “Dieser Termin war insofern sehr beeindruckend, als man hier praktisch sehen konnte, welche weiterführenden Aufgaben mit einem Dokumenten- Management-System zu bewältigen sind.

Damit wurde auch der Nutzen im Vergleich zu den erst einmal entstehenden Kosten transparent. Zugegebenermaßen war unser Geschäftsführer Michael Schuck anfangs sehr skeptisch. Als jedoch von der Firma Müller Themen wie die Archivierung von Verträgen und deren Wiedervorlage angesprochen wurden, war das wohl der endgültige Anstoß für die Entscheidung, denn bei uns existiert eine hohe Anzahl von Kooperationsverträgen.”

Das erste Teilprojekt startete in der Buchhaltung, nicht weil es so üblich ist, sondern weil dies die erste Abteilung war, die die Bedeutung eines DMS gesehen hat. Der Projektleiter erinnert sich: “Es war im Oktober 2004 als wir gemeinsam mit d.velop ein Kickoff über drei Tage veranstaltet haben. Die Herren Brunner, Früholz und Kaftan (d.velop AG) führten eine Analyse über die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche durch, in der sich sehr schnell herauskristallisierte, dass die Buchhaltung auch wirklich der geeignete Pilotbereich ist.”

Die Integration in das bereits eingesetzte FiBU-Paket war schnell realisiert, da auf bestehende Standards aufgesetzt werden konnte. Schnittstellen, die auf beiden Seiten vorhanden sind, waren der Garant für eine reibungslose Integration. Das galt ebenso für die Anbindung des bereits im Einsatz befindlichen ERP-Systems. Der zwischen dem Anbieter der ERP-Software und der d.velop AG bestehende Partnervertrag unterstützte ganz besonders die Entscheidungsfindung.

“Innerhalb von 6 Wochen – das war ein straffer Zeitplan – waren wir im Bereich der Buchhaltung produktiv”, resümiert Roland Brunner. “Unsere Vorgabe war, mit dem folgenden Geschäftsjahr ab Januar 2005 zu starten, um nicht “nachscannen” zu müssen und um von Anfang an auf alle Belege elektronischen Zugriff zu haben.”

Mit Ausnahme des Qualitätswesen wird d.3 flächendeckend eingesetzt. Mehr als 250.000 Dokumente werden derzeit (10/06) aktiv verwaltet und laufend recherchiert. Diese Dokumente gliedern sich in 40 Dokumenten- und 10 Aktenarten. Damit sind fast alle Bereiche des Unternehmens abgedeckt. Es gibt unter anderem elektronische Personalakten, Vertragsakten, Auftragsakten und Bestellakten. Alle Dokumente werden revisionssicher auf UDO-Medien geschrieben.

Im Augenblick wird nach der Erfassung gescannt, doch bereits noch 2007 ist ein Projekt geplant, das die Eingangsrechnungsprüfung etwas genauer beleuchtet. Dafür ist eine Projektwoche vorgesehen, in welcher der bereits analysierte Ablauf exemplarisch im Rahmen eines Prototypen umgesetzt werden soll. In einem interaktiven Prozess wird dieser anschließend gemeinsam mit den involvierten Mitarbeitern vervollständigt.“Was uns natürlich als nächsten Schritt reizt, ist das Thema Workflow. Das bedeutet allerdings eine gute Vorbereitung und somit die Planung der entsprechenden Zeit”, erläutert Roland Brunner. Standard Workflow-Funktionalitäten sind heute bereits vorhanden.

“Das Qualitätswesen wurde bisher ausgesprochen stiefmütterlich behandelt. Hier ist die Umsetzung der Vorgänge auf das DMS ziemlich aufwändig, da es sich um viele einzelne Bauteile handelt, die mit eigenen Zeugnissen versehen werden. Das in einer Auftragsakte darzustellen, ist nicht trivial. Da sich d.3 aber bisher sehr flexibel zeigte, werden wir diesen Bereich auch in den Griff bekommen”, meinen Roland Brunner und Andreas Früholz zuversichtlich.