Das Kreisverwaltungsreferat der Stadt München stellt den Bürgern Dienste rund um die öffentliche Sicherheit und Ordnung zur Verfügung. Hierzu gehören Servicebereiche wie: Einwohnermelde-, Ausländer- und Gewerbewesen, Fragen rund um die Staatsangehörigkeit, den Straßenverkehr und die Wahlen in München ebenso wie die Branddirektion, das Standesamt, das Ordnungsamt, ein Veranstaltungsbüro und das Versicherungsamt München. Der Bereich Straßenverkehr beschäftigt sich mit Informationen zur Zulassung von Kraftfahrzeugen in München, aber auch mit KFZ-Wunschkennzeichen.

Hier werden Fragen zur Beantragung von Führerscheinen beantwortet und Informationen für den gewerblichen Kraftverkehr wie Taxiverkehr, Personenbeförderungen, Sonder- und Schwertransporte sowie für den Güterkraftverkehr bereit gehalten.

Zudem kümmert man sich auch um die Verkehrssicherheit für Kinder, zu der insbesondere die Sicherheit auf den Schulwegen gehört. Natürlich braucht eine Großstadt wie München auch ein Parkraummanagement, Ausnahmegenehmigungen, Parkerleichterung für Schwerbehinderte und die unvermeidlichen Verkehrsanordnungen wie vorübergehende Halteverbote, Straßensondernutzungen und Drehgenehmigungen.

Diese Aufgaben stemmt das Kreisverwaltungsreferat mit insgesamt 1.500 Mitarbeitern, in der KFZ-Zulassungsstelle sind 300 Mitarbeiter beschäftigt, die Stadt München verfügt über insgesamt ca. 14.000 Büroarbeitsplätze.

d.3 war von allen Angeboten die wirtschaftlichste Lösung und erhielt die beste Beurteilung entlang der Ausschreibungsregularien.

• Projektbeginn: Sommer 2004 – Der Stadtrat hat dem Projekt zugestimmt – Ausschreibung im Januar 2005 – Erteilung des Zuschlags im Juni 2005
• Projektstart: Mit d.3 bereits Ende Juli 2005 – Die Datenmigration wird Ende Januar 2006 abgeschlossen – Die Abnahme war Ende März 2006.
• Projektdauer: 3/4 Jahr
• Produktivbetrieb ab 01.02.2006 - Es sollte kein Mischbetrieb gefahren werden, sondern ein klarer Schnitt gemacht werden.
• Anzahl User: 230 Mitarbeiter
• Scanpersonal: ca. 5-6 Mitarbeiter
• Recherche: 200 Mitarbeiter
• Spezialbenutzer: Weitere 10 bis 15 Mitarbeiter haben das Recht auf so genannte Objekte zuzugreifen (z. B. Prominente).
• Anzahl Dokumente: Migration von ca. 8 Mio. Dokumenten nach d.3
• KFZ: ca. 7 Mio. Dokumente mit ca. 27 Mio. Seiten vorhanden
• Pro Jahr: ca. 800.000 neue Dokumente
• FUE: ca. 1 Mio. mit ca. 5 Mio. Seiten vorhanden
• Pro Jahr: ca. 75.000 neue Dokumente

Am Schalter laufen die Prozesse Führerschein, Kfz-Beantragung und Fahrschulen papiergebunden (klassisch). Danach werden die Daten im Massenscanverfahren erfasst, Plausibilitäten sowie Qualität geprüft und nach einigen Tagen sobald sichergestellt ist, dass alle Dokumente korrekt in das Archiv übernommen wurden – wird das Papier vernichtet. Vorgangsrelevante E-Mails werden ausgedruckt und wieder gescannt, um archiviert zu werden.

Darüber hinaus verarbeitet d.3 Löschlisten aus dem Kfz-Verfahren mit einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, nachdem das Auto im Bereich München nicht mehr existiert. Die Führerscheine bleiben bis zehn Jahre nach Verfall der Gültigkeit, also ca. 80 Jahre, im System. Die Kfz- Anwendung beinhaltet bereits eine gewisse Workflow-Funktionalität, so dass im Augenblick von d.3 primär die Archiv-Komponente genutzt wird und die komfortablen DMS- und Workflow- Funktionen von d.3 “eher in anderen Projekten zum Einsatz kommen …”, wie der Projektleiter Christian Reisinger es ausdrückt.

Zum Projektverlauf sagt Herr Beck, Leiter der EDV im Kreisverwaltungsreferat im Fachbereich Information und Kommunikation, Wahlen: “Wenn nur alle Projekte so gut ablaufen würden” und Christian Reisinger fügt hinzu: “d.velop und NetApp … aufstellen … einschalten – läuft. Das Ganze verlief ziemlich unspektakulär – man könnte von einem perfekten Projekt sprechen.”

Nachdem bereits seit 1993 ein Dokumenten-Management und Archiv im Einsatz war, sollte die Hardware und die Archiv-Software nach Kündigung der Wartung durch moderne ersetzt werden. Die Stadt München hat gerade mit der Umstellung der Clients von Windows auf LINUX begonnen, das KVR selbst plant den Start für den Beginn 2007, so dass Native LINUX Clients oder WEB-Clients benötigt werden. Darüber hinaus sind ein hoch optimiertes Kfz-Programm (Client-Server-Anwendung) und Großrechner im Einsatz. Das Altarchiv sollte durch eine neue Lösung ersetzt werden. Also bot es sich an, gleich für die neue Infrastruktur eine zeitgemäße Archiv- Software zu suchen, die den Anforderungen des vielseitigen Kreisverwaltungsreferats gerecht wird und sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur einbauen lässt.