Diese Puppen-Architektur verwaltet alle Stufen der Dokumente vom Papier zum elektronisch signierten Dokument; diese sind dabei voll in das KIS integriert. Somit ist ein unabhängiger Zugriff auf DMS und Archiv gewährleistet, da beide Systeme autark voneinander betrieben werden können.

Im Universitätsklinikum Tübingen werden jährlich rund 66.000 Patienten stationär behandelt. Zusätzlich versorgen die mehr als 8.000 Voll- und Teilzeitkräfte des Klinikums im Jahresdurchschnitt über 200.000 Patienten ambulant. Um die Aufgaben eines Krankenhauses mit Maximalversorgung und als Kreiskrankenhaus für den Landkreis Tübingen zu erfüllen, umfasst das Universitätsklinikum 17 Kliniken mit 38 Abteilungen und 10 Institute. 1.500 Betten stehen für Patienten zur Verfügung.

Nahziel des IT-Projektes im Universitätsklinikum Tübingen ist es, Objekte und Dokumente zunächst der betriebswirtschaftlichen Anwendungen elektronisch abzulegen und zu archivieren. Hierzu wird das d.3- System für digitale Archivierung und Dokumentenmanagement eingesetzt. Fernziel ist es, in Verbindung mit zentralen Systemen wie dem Krankenhausinformationssystem (KIS) sowie dem Klinischen Arbeitsplatzsystem (KAS) weitere elektronische Geschäftsprozesse einzuführen. Elektronisches Signaturverfahren, Gesundheitskarte, Telematik und sektorenübergreifende elektronische Krankenakten sind Aufgabenfelder, die es in die interne IT-Systemlandschaft zu integrieren gilt. Sicherer Datenaustausch und der Zugriff externer Partner im Sinne der Gesetzgebung sollen mit der Implementierung der digitalen Archivierung und des Dokumentenmanagements sichergestellt werden.

Projektleiter

Volkmar Eder, Dipl. Archivar, Leiter Zentralarchiv, Projektverantwortlicher

Projektteam

Manfred Lüdtke, Dipl. Informatiker, DA Projektleiter	Jamschid Nejad, EDV-Techniker, DA System Administration	Joachim Kübler, Dipl. Betriebswirt, Projektleiter Aktenverwaltung

Projektverlauf und Status

Rund sechs Millionen Akten lagern im Zentralarchiv des Universitätsklinikum Tübingen. Diese Akten enthalten jeweils die administrativen und medizinischen Daten und Unterlagen aller Personen, die in den letzten 30 Jahren Patienten des Universitätsklinikums waren. 2003 implementierte d.velop das elektronische Archivierungssystem d.3. Auf dieser Basis erfolgen Verwaltung, Anforderung und Rückgabe der Aktenbestände über ein ins das digitale Archiv integriertes Modul, welches sicherstellt, dass bis auf den Vorgang der Aktenentnahme und Ablage alle Prozesse ITgestützt getriggert und abgewickelt werden. Neben der Verwaltung der konventionellen Aktenstände werden mit dem d.3-System seit Mitte 2003 alle wesentlichen Dokumente aus dem SAP R/3- System über ArchiveLink übernommen und digital im Archiv abgelegt.

Im nächsten Schritt werden sämtliche Akten der letzten drei Jahre als digitalisierte Dokumente in Papierform im d.3-System archiviert. Dies stellt den Einstieg in die umfassende digitale Archivierung aller medizinischen Behandlungsunterlagen dar. Im Laufe der nächsten zehn Jahre soll das Verhältnis Papier gegenüber digitalisierten Dokumente im Universitätsklinikum von 90 zu 10 Prozent umgekehrt werden.

Zukünftige gesetzliche Vorgaben - wie die Etablierung der Gesundheitskarte und des Heilberufeausweises - schaffen neue Möglichkeiten für die Optimierung von Prozessen und damit Kostensenkungen im Gesundheitswesen.

Die Einführung des Dokumentenmanagement- Systems d.3 orientiert sich am so genannten Konzept der Russischen Puppe - der Aufbau des d.3-Systems ähnelt den in sich verschachtelten Holzpuppen. Diese Puppen-Architektur verwaltet alle Stufen der Dokumente vom Papier zum elektronisch signierten Dokument; diese sind dabei voll in das KIS integriert. Somit ist ein unabhängiger Zugriff auf DMS und Archiv gewährleistet, da beide Systeme autark voneinander betrieben werden können. Beim Universitätsklinikum ist zukünftig das Krankenhaus-Informationssystem die führende Anwendung. Alle Dokumente aus dem d.3 werden „hier bekannt sein bzw. sind von dort aus recherchierbar“. Vorteilhaft bei dieser Puppenstruktur ist, dass die einzelne Anwendung zu einem späteren Zeitpunkt abgelöst werden kann, ohne dass die anderen Softwareprogramme davon beeinträchtigt werden.

Damit ist sichergestellt, dass die Informationen langfristig, das heißt 30 Jahre nach Schließung einer Akte, recherchierbar bleiben. Aus diesem Grund hat man sich im Universitätsklinikum auch für ein Dokumenten-Management-System entschieden, bei dem ein Datenexport als Standardfunktion vorgesehen ist. Weil das Papierarchiv aufgrund seiner Größe nicht komplett digitalisiert wird, aber dennoch im Zugriff bleiben muss, wurde auch eine Aktenverwaltung in das Puppenkonzept integriert. Mit dieser können die Mitarbeiter exakt recherchieren, wo sich die jeweilige Papierakte befindet.

Über dem Gesamtprojekt steht nicht zuletzt die Frage der Sicherheit. Das Konzept der Russischen Puppe hat auch hierauf eine Antwort im Sinne ausgefeilter Sicherheitstechnologien und der Integrationsmöglichkeit und Nutzung von übergeordneten Rechtekonzepten, z.B. KIS.

Aktuell wird die zweite Stufe des ITProjektes geplant. Sie beinhaltet die Integration des medizinischen Systems IS-H und weiterer Subsysteme in das Puppenkonzept. 2006 oder später soll die qualifizierte elektronische Signatur eingeführt werden. Mit dieser kann dann ein Arzt im Klinikum beispielsweise einen Arztbrief „unterzeichnen“. Die Software hierfür steht heute schon zur Verfügung. Aber erst in Verbindung mit dem Heilberufeausweis lassen sich derartige Funktionen sinnvoll nutzen, um beweiskräftige Dokumente wie beispielsweise die Ausgangspost qualifiziert zu signieren.

In der ersten Stufe des DMS-Projektes im UK Tübingen wurde innerhalb von neun Monaten das Altsystem SARA+med mit 2 Millionen Patientenstammsätzen, 4,5 Millionen Akteneinträgen und 4,7 Millionen Fällen abgelöst. Gleichzeitig erfolgte die Umsetzung der Archivierung im Bereich von SAP R/3 für die Verwaltungsdaten.

Ein wesentliches Gesamtziel ist es, im Verlauf von 10 Jahren das heutige Verhältnis von 90 Prozent Papierdokumenten zu zehn Prozent elektronisch erzeugten Dokumenten umzukehren. Dies betrifft rund 12 Millionen Einzeldokumente und Bilder im Jahr, die von dem Zentralarchiv des Universitätsklinikums momentan noch als Papierakten verwaltet werden.

d.velop entwickelt aktuell in enger Zusammenarbeit mit Abgeordneten des Deutschen Bundestages die „Roadmap 2015 im deutschen Gesundheitswesen“. In ihr werden zukünftige Anforderungen und Zielsetzungen an das Gesundheitswesen im Hinblick auf den Umgang mit sensiblen Daten spezifiziert. Durch die Mitentwicklung dieser Inhalte ist d.velop ein qualifizierter Partner für die Vorbereitung von Krankenhäusern, Kassenärztlichen Vereinigungen, Ärztekammern und Praxen auf die Herausforderungen der nächsten Jahre.