Dazu gehört die elektronische Bearbeitung der Rechnungseingänge ebenso wie die Handschrifterkennung von Dauerkarten- oder Mitgliedsanträgen und hat nun auch Mobile ECM im Visier.
Der Fußball ist zwar eine emotionale Welt der Siege, Niederlagen und Tabellenstände. Doch weil die sportlichen Erfolgschancen wesentlich von den wirtschaftlichen Bedingungen der Vereine abhängen, geht es im Hintergrund letztlich um weit mehr als Spielresultate, Torschützen und vergebene Elfmeter. „Notwendig ist eine nachhaltige Markenführung und emotionale Kundenbindung“, skizziert Hans-Joachim Watzke, Geschäftsführer von Borussia Dortmund, die übergreifende Zielsetzung für seinen Verein. Symbolisiert wird diese Ausrichtung durch den Claim „Echte Liebe“ des aktuellen Deutschen Fußballmeisters.
Emotionalisierende Spielergebnisse und Werbemaßnahmen allein reichen nicht jedoch aus, um sich als Marke zu etablieren. Vielmehr hat der Champions League-Sieger von 1997 erkannt, dass auch in einem Proficlub eine moderne Betriebsorganisation mit IT-gestützten Prozessen notwendig ist. „Wer eine hohe kundenorientierte Qualität sucht und gleichzeitig wirtschaftlich effizient arbeiten will, muss auch im Sport nach den Erfolgsprinzipien klassischer Unternehmen arbeiten“, formuliert Marcus Knipping, Direktor Finance beim BVB, die Zielrichtung des Vereins. „Auch die Mitglieder und Fans sollen durch eine höhere Servicequalität von dem Fokus auf moderne IT profitieren.“
Prozesse nach dem Vorbild erfolgreicher Unternehmen
Knipping ist auch der IT-Verantwortliche des Vereins. In dieser Funktion forciert er in den letzten Jahren eine Digitalisierungsstrategie, die darauf ausgerichtet ist, vielfältige manuelle Prozesse mit technischer Unterstützung weitgehend zu automatisieren. Dazu gehört nicht nur der Einsatz der ERP-Branchenlösung GWS Sport 7.0-Lösung, die alle Geschäftsprozesse vom Finance Management und dem Controlling über die Mitgliederverwaltung bis hin zum Merchandising und dem Sponsoring unterstützt. Dieses System der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme in Münster basiert auf Microsoft Dynamics und wurde um spezifische Funktionen für den Profisport ergänzt.
„Mit der Einführung des betriebswirtschaftlichen Gesamtsystems im Geschäftsjahr 2002/2003 haben wir ganz wesentliche Effekte zur Optimierung unserer organisatorischen Effizienz erzielt“, verweist Knipping auf den Nutzen der technischen Offensive und skizziert gleichzeitig die mittelfristige Perspektive. „Mit diesem Schritt haben wir zudem die Basis zur Integration weiterer IT-Innovationen geschaffen, die dazu beitragen sollen, die internen Prozesse schlanker, schneller und übersichtlicher zu gestalten und damit die Prozesskosten zu reduzieren.“
Handschriftliche Dauerkartenanträge werden elektronisch eingelesen
Damit meint der Finance-Chef von Borussia Dortmund nicht zuletzt die ECM-Ausrichtung. Mit dem intelligenten Dokumentenmanagementsystem s.dok der GWS, die auf der Produktfamilie
d.3 von d.velop basiert, wurden beim BVB verschiedene Lösungen samt elektronischer Archivierung eingeführt. Sie haben sowohl bei der Mitgliederbetreuung als auch in verschiedenen internen Abläufen positive Effekte erzeugt.
Dies gilt etwa bei den Mitgliedsanträgen, die aufgrund des sportlichen Erfolgs in der vergangenen Saison zahlenmäßig deutlich zugenommen haben. Um auch bei einem hohen Antragsvolumen zu Spitzenzeiten einen schnellen und reibungslosen Ablauf sicherzustellen, erfolgt die Übertragung in das ERP-System auf zwei alternativen Wegen: Entweder wird der Antrag online gestellt und direkt in das System zur Mitgliederverwaltung übernommen. Oder aber der Mitgliedsantrag erreicht den BVB auf einem vorgefertigten Dokument, das dann mit entsprechender Schrifterkennung eingescannt und über einen Workflow automatisch weitergeleitet wird.
Auch die verschickten Dauerkartenanträge, die durch die Fans handschriftlich mit Stamm- und Bankdaten vervollständigt werden, sind Grundlage für einen modernen Erkennungsworkflow bei Borussia Dortmund. Die erkannten Werte werden mit existierenden Stammdaten und den Berechnungsmethoden der Deutschen Bundesbank auf Gültigkeit geprüft und bis in das Ticketing geschrieben. „Die Handschrifterkennung bei den Anträgen für Mitgliedschaften und Dauerkarten stellt einen enormen Fortschritt dar, weil durch den Erkennungsgrad von rund 70 Prozent eine erhebliche Automatisierung entstanden ist“, verweist Knipping auf die deutlichen Zeit- und Aufwandsvorteile.
Transparentere Rechnungsprozesse
Ähnliches lässt sich für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
sagen, bei der die eingehenden Dokumente elektronisch erfasst und in das d.3-System übernommen werden. Mit einer contextbasierten Erkennung der Einkaufsrechnungen werden die Rechnungen mit moderner Technik vollständig ausgelesen. "Manuelle Erfassungsaufwände in den Kernprozessen gibt es beim BVB nicht mehr", reflektiert Martin Odinius, Projektleiter ECM-Systeme der GWS das erfolgreich abgeschlossene Projekt. Erkannte Rechnungen werden fallweise zur Prüfung und Freizeichnung in Verbindung mit dem Bestellwesen und der Finanzbuchhaltung des ERP-Systems den beteiligten Mitarbeitern im digitalen Workflow zur Freizeichnung vorgelegt. Hintergrund dieses Projekts war die Absicht, die bei Aktiengesellschaften rechtlich vorgeschriebenen Quartalsberichte zügiger und präziser vorzubereiten. „Der Einsatz dieser Lösung von d.velop hat für uns nicht nur einen erkennbaren wirtschaftlichen Nutzen, sondern durch die höhere Transparenz der Eingangsrechnungen haben unsere Bilanzierungsprozesse auch eine höhere Qualität erlangt“, zeigt sich Knipping mit den Effekten in der betrieblichen Praxis sehr zufrieden.
Die einzelnen Bearbeitungsschritte funktionieren dabei genauso wie zu den Zeiten der Papierbelege, inzwischen nur wesentlich intuitiver, mit weniger potenziellen Fehlerquellen und außerdem deutlich komfortabler. Außerdem kommt es deutlich seltener zu zeitaufwändigen Rückfragen. Denn sämtliche rechnungsrelevanten Dokumente sind ab ihrem Eingang permanent auf Knopfdruck verfügbar und frei von Medienbrüchen. Abgelegt werden sie rechtskonform elektronisch im d.3-Archiv von d.velop. Durch die Protokollierung jedes einzelnen Bearbeitungsschritts sind alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert.
iPad-Anbindung im Visier
Außerdem unterstützen Automatisierungsfunktionen den schnelleren Durchlauf, beispielsweise bei der automatischen Bereitstellung von Dokumenten zur Zahlungsfreigabe. So wird eine Zahlungsvorschlagsliste mit Dokumentenreferenzen als PDF-Anhang auf das iPad des kaufmännischen Geschäftsführers gesendet. Weiterhin steht auf der Vorteilsliste, dass von der d.velop-Lösung automatisierte Buchungen unterstützt werden. „Geplant ist zudem auch eine iPad-Anbindung über die d.3 smart mobile Lösung – für einen beschleunigten Genehmigungsprozess“, blickt Knipping in die Zukunft.