Dadurch müssen sich Ihre Mitarbeiter nicht an neue Strukturen gewöhnen – höchstens daran, dass die Suche nach bestimmten Dokumenten nicht mehr stundenlang in verstaubten Archiven in Kellern oder Lagerräumen vonstatten geht, sondern ab sofort bequem und in Sekundenschnelle an jedem beliebigen PC Arbeitsplatz.

Dabei ist das System in der Lage, neue Dokumente automatisch bereits bestehenden Akten zuzuordnen und bei Bedarf sogar ohne Ihr Zutun neue zu erstellen. Der große Vorteil dieses digitalen Aktenplans ist, dass das Dokument im Archiv nur ein einziges Mal vorhanden ist. Dennoch lässt es sich beispielsweise in einer digitalen Kundenakte ebenso finden wie in einer Projektakte, in der dieses Dokument ebenfalls relevant ist und verfügbar sein muss.

Doppelte Datenhaltung und damit die Anfälligkeit für Fehler bei der Aktualisierung oder Versionierung wie beim Umgang mit einem klassischen Archiv aus einem Berg von Aktenordnern entfällt dadurch völlig.

Auf Basis dieses digitalen Archivs und des Aktenplans ist die Erstellung individueller Workflows möglich, welche die d.velop ebenfalls aus einer Hand bietet und die speziell auf die internen Abläufe und Prozesse Ihres Unternehmens abgestimmt werden.