Dazu ist es im ersten Schritt notwendig, das Dokument, egal in welchem Format es erstellt wurde, zunächst zu erfassen und in das Archivsystem zu importieren. Ob Sie bereits digitale Daten ins d.3 Archiv überführen wollen oder ob externe Dokumente in Papierform das Unternehmen erreichen spielt dabei keine Rolle. Auch das Format ist egal, denn die Lösungen der d.velop können mit Microsoft Office Daten ebenso einfach umgehen wie mit Informationen aus speziellen Anwendungen wie CAD oder Dateien aus ERP oder CRM Systemen.

Papierdokumente werden gleich nach Eingang gescannt und auf Wunsch vollautomatisch attributiert. Das heißt, dass beispielsweise bei Rechnungen automatisch die Daten des Empfängers und Absenders, Beträge, Posten und mehr ausgelesen und dem digitalisierten Dokument angehängt werden. So wird die händische Prüfung durch Sachbearbeiter auf ein Minimum beschränkt und die internen Abläufe beschleunigt. Egal ob es sich um 50, 100 oder mehrere Tausend eingehende Dokumente pro Tag handelt.

Dank der intensiven Zusammenarbeit mit renommierten Hardwareherstellern bietet die d.velop Ihnen auch die passende Hardware in Form von Scannern oder Multifunktionsgeräten direkt aus einer Hand – und natürlich auch die Wartung und Pflege.

Einmal digitalisiert, erfolgt im nächsten Schritt die Einordnung in eine digitale Akte.