Digitale Rechnungsverarbeitung im multinationalen Geschäftsumfeld

Aufgrund staatlicher Vorschriften sind international tätige Unternehmen zunehmend verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Jedes Land hat jedoch unterschiedliche Gesetze. Der elektronische Rechnungsprozess ist oft ebenso komplex. Das Geschäft vieler mittelständischer Unternehmen wird von Tag zu Tag globaler – auch weil sich viele von ihnen in den letzten Jahrzehnten von kleinen Handwerksbetrieben zu international agierenden Technologieunternehmen entwickelt haben.

Das bedeutet, dass sie nicht nur weltweit einkaufen, sondern auch immer mehr ihrer Produkte und Dienstleistungen ins Ausland verkaufen, wodurch auch der Versand von Rechnungen in verschiedene Länder steigt. Im grenzüberschreitenden Handel findet der Versand von Rechnungen meist elektronisch statt. Hier besteht die Herausforderung für Unternehmen darin, die immer strengeren Vorschriften verschiedener Regionen zur elektronischen Rechnungsstellung oder Online-Rechnung einzuhalten. Andernfalls kann es teuer werden, da die Bußgelder oft hoch sind. In vielen Staaten können Unternehmen (auch ausländische) zudem sogar wegen Verstoßes gegen die Vergleichsregeln verklagt werden. In einigen Bundesstaaten betragen die Strafen für Verstöße bis zu 50 Prozent des Rechnungsbetrags.

Herausforderungen und Trends im internationalen Handel

Der Hauptgrund für die zunehmende Regulierung von Rechnungen oder E-Rechnungen ist einfach erklärt:

Steuergesetze verändern sich ständig weltweit

Regierungen suchen nach neuen Wegen, um ihre Steuergesetze auch im internationalen und grenzüberschreitenden Handel durchzusetzen. Der einfachste Weg dieses zu tun, besteht darin, grenzüberschreitend tätige Unternehmen zu verpflichten, alle Rechnungen elektronisch zu versenden. Ähnliche Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung bestehen bereits in mehr als 60 Ländern weltweit, und ihre Zahl wächst. Seit 2020 gilt europaweit die Verpflichtung von Unternehmen, digital signierte Rechnungen beispielsweise an die öffentliche Hand zu versenden. Daher benötigen auch die Geschäftspartner dieser Unternehmen elektronische Rechnungen.

Mittlerweile ist die elektronische Rechnungsstellung der Standard für Geschäfte mit Regierungen, Landes- und Kommunalverwaltungen sowie Unternehmen auf der ganzen Welt. Einige Unternehmen versenden ihre Rechnungen bereits elektronisch im PDF. Der Begriff „elektronisch“ bezieht sich hier aber nur auf den Versandweg von PDF-Rechnungen, der in der Regel per E-Mail versendet wird. Aber das PDF selbst erfüllt nicht die zentrale Anforderung einer echten elektronischen Rechnungsstellung. Dies setzt voraus, dass die vom Lieferanten an den Kunden gesendeten Rechnungsinformationen automatisiert, weiterverarbeitet werden können, was für Bild-PDF-Rechnungen nicht ohne weiteres möglich ist. Sie müssen wie gescannte Papierrechnungen zunächst mit einer automatischen Text- und Zeichenerkennung erfasst und in strukturierte Daten umgewandelt werden. Dies ist ein zeitaufwändiger Prozess, der häufig manuellen Eingriff erfordert.

Änderungen der Umsatzsteuersätze

Nachdem die Umsatzsteuer in den vergangenen Jahren weitgehend stabil geblieben ist, haben die erheblichen wirtschaftlichen Auswirkungen der COVID-19-Pandemie die Regierungen EU-weit zum Handeln gezwungen.

Von Oktober 2020 bis zum 28. Februar 2021 senkte Irland seinen Regelsteuersatz von 23 % auf 21 %. Norwegen verringerte die Umsatzsteuer bis Dezember 2020 für Gastgewerbe, Tourismus und öffentliche Verkehrsmittel von 12 % auf 6 %. Auch Deutschland reduzierte den normalen Steuersatz bis Dezember 2020 von 19 % auf 16 %.

Da sich Steuersätze schnell ändern, müssen geeignete Lösungen verwendet werden, um Umsatzsteuern nachzuverfolgen und aktuelle Steuern automatisch anzuwenden. So haben Finanz- und Buchhaltungsteams mehr Zeit und Raum, um die Einhaltung sicherzustellen und dies mit den erforderlichen Dokumenten gegenüber den Behörden nachzuweisen.

Umkehr der Beweislast

Die Intention der Staaten bzgl. E-Invoicing ist eine Art Beweislastumkehr. Im Falle einer Anklage muss nicht der Staat die Schuld des betreffenden Unternehmens beweisen, sondern das Unternehmen selbst, muss seine Unschuld beweisen. Das ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen die Regeln für die Online-Rechnungsstellung unbedingt ernst nehmen sollten.

Darüber hinaus unterstützt E-Invoicing bei der Einhaltung der Rechtsvorschriften, beispielsweise zu Aufbewahrungsfristen und Reports. Diese Erfüllung ist von wesentlicher Bedeutung, um die Genauigkeit von Informationen und Berichten zu gewährleisten. Wenn diese Prozesse nicht an die regulatorischen Anforderungen angepasst werden, kann dies zu Umsatzeinbußen führen: Unternehmen verbringen Zeit und Mühe mit der Aktualisierung ihrer Berichterstattung und müssen mit erheblichen Bußgeldern rechnen, wenn ihre Buchhaltung nicht konform ist. Das Fulfillment kann jedoch nicht an Dritte ausgelagert werden. Unternehmen sollten effizienzsteigernde Tools und Technologien der nächsten Generation nutzen, um die Verpflichtungen im multinationalen Geschäftsumfeld besser erfüllen zu können. Die letztendliche Verantwortung für die Einhaltung kann jedoch nicht auf einen Technologiepartner übertragen werden. Unternehmen sollten daher potenzielle Lieferanten sorgfältig prüfen, bevor sie Rechnungsverwaltungstools einsetzen. Diese Tools sollten auf jeden Fall eine Verschlankung der Prozesse ermöglichen, denn nur so können die Mitarbeitenden Compliance-Verpflichtungen sicherstellen.

Was sind die technischen Hürden einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung im multinationalen Geschäftsumfeld?

Rechnungen sachlich und fachlich zu prüfen, ist häufig eine repetitive Tätigkeit und eignet sich damit ideal für einen Digitalisierungsansatz.

Digitalisierung ist wie ein Rockstar: Er kann das Publikum begeistern oder das Hotelzimmer verwüsten.

Dr. Milena Brütting, Head of Corporate Accounting, Tax und Insurance bei der Deutsche Bahn AG

Wie wir im oberen Abschnitt bereits gelernt haben, ist die effektivste Form der digitalen Rechnung eine klar strukturierte E-Rechnung, die von entsprechenden Tools ohne Probleme ausgelesen und zugeordnet werden kann. Da dies aber heute häufig noch nicht der Fall ist, müssen Lösungen im Rahmen der Rechnungsverarbeitung die relevanten Informationen zunächst extrahieren, um sie dann effektiv zur weiteren Verarbeitung nutzen zu können.

Optimierte Erkennung von:

• Schrift
• Sprache
• dokumentspezifische Begriffe
• Kopf- und Fußzeilen
• Positionsdaten und Endsummen

Des Weiteren sollte eine geeignete Eingangsrechnungsverarbeitung im multinationalen Geschäftsumfeld folgendes beinhalten:

• Multi-ERP anbindbar
• Anbindung an Archivlösung mit Aufbewahrungs- und Löschfristen
• Globales Berechtigungskonzept
• Mobiler Zugang und Teilnahme an Workflows
• Automatisierter Workflow
• Reports

Was müssen im Unternehmen für Voraussetzungen geschaffen werden?

In Unternehmen müssen aber auch bestimmte Voraussetzungen geschaffen werden, wie ein ausgereiftes Compliance-Management und eine gute Qualität der Stammdaten.

Kreieren einer globalen Aufbewahrungs- und Lösch Policy – Compliance Management

Zu den sogenannten Aufbewahrungspflichten, die es global zu berücksichtigen gilt, gehören in Deutschland z.B.:

Wenn ein Unternehmen multinationalen Geschäften nachgeht, müssen diese Vorschriften auch global berücksichtigt werden.
Aus diesem Grund ist zu empfehlen, ein globales Aufbewahrungs- und Löschkonzept zu implementieren, um gesetzlichen Anforderungen Genüge zu tragen.

Eine gute Qualität der Stammdaten als Basis

Stammdatenhygiene ist hier das Zauberwort! Bei einem globalen Szenario im Rechnungsverarbeitungsprozess mit Anbindung von einem oder mehreren ERP-Systemen müssen sich Unternehmen auf ihre Stammdaten verlassen können, damit zum Beispiel die Daten einer Rechnung und der dazugehörigen Bestellung zusammenpassen. Weitere Stammdaten, die zu einer fehlerfreien Rechnungsprüfung dienen, sind z.B.:

• Kunden
• Lieferanten
• Produkte und Artikel
• Konten
• Preislisten
• Bankverbindungen
• Standorte etc.

Die Datenhygiene dieser Informationen ist die Basis einer reibungslosen Eingangsrechnungsprüfung.

Fazit

Eine der größten Herausforderungen und Chancen für multinationale Unternehmen ist der Umgang mit in- und ausländischen Steuerlasten im Einklang mit den Geschäftszielen. Unternehmen müssen ihre Geschäftstätigkeit eng in ihre Steuerstrategie integrieren, um potenzielle Steuereinsparungen und -anreize zu nutzen.

Ein sauberer Ablauf der digitalen Eingangsrechnungsprüfung unterstützt dabei den jeweiligen Anforderungen gerecht zu werden. Vom Eingang bis zur Zahlungsfreigabe herrscht abteilungs- und standortübergreifend Nachvollziehbarkeit, sodass reibungslose Buchhaltungsprozesse gewährleistet sind.