[Interview] Sebastian Herkenhoff, Q1 Energie AG: “Digitalisierung in der Industrie muss als Chance verstanden werden, Prozesse neu zu denken”

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Ein Tag voller Impulse mit rund 60 Digitalisierungsbegeisterten: Das war der d.velop Branchentag für die produzierende Industrie. Mitte September haben Industrieunternehmen, Kunden der d.velop AG sowie weitere Interessierte die Möglichkeit genutzt, aktuelle Trends und Technologien in der Industriebranche zu entdecken. Anregungen zu den Themen, wie die unternehmensweite Suche, die Mitarbeiter-App, Vertragsmanagement, Lösungen für SAP, digitale Aktenpläne und viele weitere wurden den Teilnehmern näher gebracht. Highlights waren vor allem die Best Practices, die von Industrieunternehmen selbst vorgestellt wurden. Hier gab es exklusive Einblicke in ganz konkrete Projekte zur Digitalisierung in der Industrie

Die Q1 Energie AG gewährt Einblicke zur Digitalisierung in der Industrie

Sebastian Herkenhoff, IT-Leiter der Q1 Energie AG, reflektierte den Weg zur vollständigen und erfolgreichen Digitalisierung im Industrieunternehmen Q1 Energie AG.
In Form eines Interviews sprach das d.velop Blog-Team im Nachgang mit Sebastian Herkenhoff über das Verständnis von Digitalisierung, ganz konkrete Projekte und was ihn letztendlich dazu bewogen hat am Branchentag teilzunehmen.

Welches Verständnis sollten Unternehmen für die Digitalisierung aufbauen?

Digitalisierung ist eine Aufgabe für die gesamt Organisation, ein Veränderungsprozess, der keinen Fachvertreter im Unternehmen unberührt lassen sollte. Die meisten Probleme entstehen dann, wenn man versucht die vorhandenen Prozesse 1:1 digital abzubilden. Viele analoge Prozesse in einem Unternehmen haben so viele Freiheitsgrade, dass diese sich nur schwer in einem digitalen System implementieren lassen. Digitalisierung in der Industrie muss als Chance verstanden werden, Prozesse neu zu denken und gemeinsam diszipliniert zu strukturieren.

Man sollte sich frühzeitig im Klaren darüber sein, welche Ziele mit der Digitalisierung genau im Unternehmen erreicht werden sollen. Erst dann sollte man beginnen eine konkrete Lösung zu beschaffen und diese zu implementieren. Die größten Kostenrisiken in Digitalisierungsprojekten ergeben sich dadurch, dass unklar ist, was implementiert werden soll, mit der Implementierung begonnen und dann auf halber Strecke das Ziel geändert wird.

Gerade im produzierenden Gewerbe sollte vor dem Projektstart eine gut strukturierte Überlegung der Beschaffung vorangestellt werden. Ich persönlich würde raten, in kleinen Schritten zu beginnen und nicht direkt den Hebel auf 100 % Digitalisierung umzustellen. Was im Kleinen, beispielsweise innerhalb einer einzelnen Fachabteilung, funktioniert, kann später im Verlauf risikominimiert auf die gesamte Unternehmensstruktur übertragen werden.

Welche Projekte in Bezug auf die Digitalisierung hat die Q1 Energie bislang umgesetzt?

In den vergangenen 5 Jahren hat die Q1 Energie AG schon viele Projekte rund um die Digitalisierung umgesetzt. Nicht mehr zeitgemäße Strukturen und Prozesse wurden abgelöst und das Unternehmen durch Aquisitionen gezielt erweitert. Im Zuge dieser Entwicklung hat sich die Q1 Energie AG dazu entschieden den digitalen Wandel zu vollziehen, um als Unternehmen für Mitarbeiter und für Kunden gleichermaßen attraktiv zu bleiben.

Als eine konkrete Maßnahme wurde gemeinsam mit der d.velop AG das Dokumentenmanagement-System d.3one eingeführt. Kontinuierlich wurde das eigene ERP-System um neue Funktionalitäten und Module der d.velop Gruppe, wie zum Beispiel den Eingangsrechnungsmonitor, erweitert.
In allen Unternehmensbereichen wurden weitere Lösungen für das ERP-System etabliert, wodurch einheitliche Prozessabläufe geschaffen werden konnten. D.3one stellt dabei einen entscheidenden Baustein dieser Strategie dar.

Warum hat das Thema Enterprise Search bei der Q1 Energie AG einen so hohen Stellenwert?

Enterprise Content Management ist viel mehr, als nur reine Dokumentenverwaltung. Wir setzen ein sehr breites Spektrum der Produkte der d.velop ein –
wobei uns das Archivierungssystem besonders überzeugt hat. Das Vertragsmanagement gewährleistet bei uns die Fristenerinnerung und eine strukturierte Vertragsverwaltung. Und nicht mehr in alten Aktenordnern, sondern im parallelen Zugriff durch verschiedene Mitarbeiter digital.

Sehr große Potentiale hat bei uns die Eingangsrechnungsverarbeitung gehoben.

Wir glauben, dass die d.velop den richtigen Weg beschreitet, indem die Verknüpfung verschiedener Datenquellen im Unternehmen sowie die Bereitstellungen dieser Informationen mit der d.velop Enterprise Search Lösung über ein einheitliches Userinterface (basierend auf d.3one) angeboten wird. Viele Prozesse wurden durch den Einsatz dieser unternehmensweiten Suche  bei der Q1 Energie AG vereinfacht und beschleunigt. Die Informationsbeschaffung wurde optimiert und Laufzeiten von Rechnungen stark reduziert.

Durch die d.3 Plattform ist eine viel bessere Nachverfolgung möglich, wo sich ein Dokument befindet und was der Klärungsgrund ist. Es ließ sich jedoch nicht der Konflikt auflösen, dass im Unternehmen viele Dokumentarten entstehen, die spezifische Attribute benötigen. D.3one funktioniert dann am besten, wenn die Zahl der Attribute und Dokumentarten überschaubar bleibt. Durch die Möglichkeit der Volltextsuche ist dieses Problem schnell behoben. Systemübergreifend kann zentral in allen Dokumentarten gesucht werden und man gelangt ohne Umwege zielführend zu dem gesuchten Dokument.

Suchmaschinen prägen unseren Alltag. Unsere Mitarbeiter sind es durch Google gewohnt Informationen auf Knopfdruck zu erhalten. Diese Nutzererfahrung überträgt d.velop entprise search nun auf die Datenquellen des Unternehmens. Unsere gesamte Prozessdokumentation findet beispielsweise in einem Mediawiki statt. Es ist zusätzlich eine separate Bild- und Videodatenbank vorhanden. Dokumente werden in d.3one organisiert, Stammdaten liegen in zentralen SQL und Postgres Datenbanken, E-Mails und Termine in der Cloud.
Unabhängig davon, in welchem System diese Informationen abgelegt wurde, ist es uns möglich alle Dokumente jederzeit zentral über eine Plattform aufzurufen und systemübergreifend wieder zu finden. Anwender müssen sich so nicht mehr an unterschiedliche Suchmasken gewöhnen. Wir möchten, dass sich unsere Mitarbeiter nicht mehr Gedanken machen müssen, in welchem System die Informationen im Unternehmen gebunden sind oder abgelegt wurden. Es kann über ein System unternehmensweit nach dem Dokument gesucht werden, wodurch sich die Prozesse langfristig beschleunigen und so auch eine kurzfristige und professionelle Beratung der Kunden stattfinden kann.

d.velop schafft es mit der Lösung enterprise search seinen Kunden ein Produkt anzubieten, welches die große Lücke am Markt füllt, im Unternehmen verschiedene Informationsquellen unter Berücksichtigung der Zugriffsberechtigungen des Anwenders über ein einheitliches und übersichtliches Userinterface bereitzustellen.

Was sind Ihre Erfahrungen zu den eingesetzten Lösungen?

Die mobilen Arbeitsplätze unserer Mitarbeiter haben wir mit hoher Priorität ausgerollt. Alle Mitarbeiter sind mit hochwertigen Laptops und iOS Geräten ausgestattet. Durch das Arbeiten mit dem erneuerten ERP-System und dem Dokumentenmanagement-System von d.velop gewährleisten wir eine deutlich höhere Flexibilität in der Arbeitsgestaltung – was heute ein wesentlicher Bindungsfaktor für qualifizierte und motivierte Mitarbeiter ist.

Unseren Digitalisierungsfokus haben wir bewusst auf die Arbeitsorganisation gelegt, um mit intelligenter Software und der Erneuerung in der Arbeitsplatzstruktur die Arbeitskraft unserer Mitarbeiter zeitgemäß und effizient einzusetzen.
Vorher gab es innerhalb der Abteilungen eine eher isolierte Arbeitsweise, Informationen waren in papierbasierten Archiven gebunden und nicht ad hoc verfügbar. So war es den Mitarbeiter nicht möglich, sich flexibel und abteilungsübergreifend in Teams zusammen zu finden, um Probleme zu lösen.
Die Informationsverteilung kann nun durch den Einsatz von d.3one über alle Abteilungen hinweg und frei von Verzögerungen stattfinden. Durch den digitalen Wandel können wir nun unsere Kunden intensiver betreuen und haben die Kapazität für weiteres Wachstum geschaffen. So hat sich die Kommunikation zwischen unseren Handelsvertretern, unseren Kunden und der Zentrale langfristig und nachhaltig verbessert.

Durch die Digitalisierung haben wir uns in der Kundenwahrnehmung von einem klassischen Industrieunternehmen zu einem personalisierten Dienstleister entwickelt.

Welche Maßnahmen werden Sie noch in Zukunft bei der Q1 Energie AG ergreifen?

Seit knapp 5 Jahren haben wir uns mit der Anpassung der Digitalisierung unserer internen Prozesse beschäftigt. Jetzt werden Kapazitäten frei unsere Kundenschnittstellen nach außen zu digitalisieren, um einen intensiveren Austausch mit unseren Kunden zu pflegen. All unsere Beratungsleistungen sollen auf digitalem Wege in Anspruch genommen werden können.

Im Teilbereich des Energievertriebs sind wir schon vollständig digital aufgestellt. Verstärkt wird der Bereich der Elektromobilität angegangen, in dem auch das Laden Zuhause und am Arbeitsplatz möglich sein wird. Wir möchten für den Kunden ein “Rundumdienstleister” im Bereich Energie sein. Dabei unterstützt uns die Digitalisierung und wird es in Zukunft noch in einem viel stärkerem Maße tun. Durch die sehr gute Informationsverfügbarkeit, vermittelt durch die Lösungen der d.velop, wird es uns gelingen, das komplexe Beratungsspektrum im Bereich Energie und Mobilität für unsere Kunden in optimaler Weise abzubilden und ihnen in diesen Bereichen als Rundumdienstleister zu dienen.

Man sollte nicht erst darüber nachdenken, wann der beste Zeitpunkt ist, mit der Digitalisierung zu beginnen. Stattdessen sollte man frühzeitig geeignete Trends und Impulse am Markt aufspüren und eine aufgeschlossene Perspektive gegenüber der Digitalisierung im Unternehmen einnehmen.

Was hat die Q1 dazu bewogen den Branchentag für die produzierende Industrie zu besuchen?

Ich begrüße es, dass die d.velop AG ihre Kunden und Interessenten in den gemeinsamen Austausch bringt. Abseits der Vorträge besteht die Möglichkeit mit anderen Anwendern ins Gespräch zu kommen.

Das Vortragsprogramm ist eine sehr ausgewogene Mischung zwischen Kundenerfahrungsberichten und Produktneuvorstellungen. Das Cross Selling steht dabei nicht im Fokus, sondern eher der Anwenderaustausch und das Anwenderfeedback. Dies spiegelt sich auch in der Evaluation der Veranstaltung gemeinsam mit dem Publikum direkt am Ende des Events wieder. Teilgenommen habe ich, weil ich es unterstützen möchte, dass der Dialog zwischen Kunden und Hersteller in dieser Form fortgeführt wird.

d.velop Branchentag für die produzierende Industrie 2020

Werden Sie auch Digitalisierer von Morgen! Tauschen Sie sich mit Ihren Kollegen aus dem produzierenden Gewerbe aus und melden Sie sich jetzt für den d.velop Branchentag für die produzierende Industrie 2020 an. Welche Erfahrungen haben andere Unternehmen gemacht? Welche Lösungen hat mein Branchenkollege im Einsatz? Kann ich Vorgehensweisen zur Digitalisierung vielleicht adaptieren? Reden Sie direkt mit dem Hersteller und erfahren so, welche Software-Neuerungen es geben wird oder erhalten Sie Rat, welche Lösung ganz individuell zu Ihrem Unternehmen passt.

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