Auf diese 5 Details sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters für elektronische Patientenakten achten

Die moderne Medizin setzt auf verschiedenste, zum Teil hochtechnologisierte Behandlungsverfahren zur bestmöglichen Patientenversorgung. Damit einhergehend ist die Forderung nach einer lückenlosen Dokumentation der gestellten Diagnosen sowie der erbrachten Leistungen. Es gilt der Grundsatz: „Was praxisrelevant, vergütungsrelevant, prüfungsrelevant oder juristisch erforderlich ist, wird vollständig, wahr und klar dokumentiert.” (Lay, 2004, S.157).

Für den einzelnen Patienten bzw. Fall bedeutet dies die Erzeugung einer Vielzahl von Dokumenten (beispielsweise Befunddokumentationen, OP-Berichte, Arztbriefe etc.). Für die an der Patientenversorgung beteiligten Akteure ist es von essentieller Bedeutung, all diese Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort einsehen zu können. Gerade bei Patientenübergaben, Visiten oder Fallkonferenzen besteht ein hoher Informationsbedarf über Vitalparameter, Patientenkurven, Medikamentengaben usw.

Praktisch realisierbar ist dies beispielsweise durch ein effektives Dokumentenmanagement in Form einer digitalen Patientenakte. In einer solchen digitalen Akte können alle erforderlichen Informationen über den Patienten gesammelt werden. Die Daten sind so in der gewünschten Qualität und Quantität am richtigen Ort zur richtigen Zeit bereitstellbar.

Bei der Einführung einer solchen elektronischen Akten-Lösung gilt es, verschiedene Aspekte zu beachten, damit sich der gewünschte Erfolg einstellt. Wir erläutern Ihnen auf welche Punkte Sie besonders bei der Auswahl des richtigen elektronischen Patientenakten-Anbieters achten müssen. Und warum diese fünf Punkte wichtig sind.

1) Systemübergreifende Darstellung von Informationen

Der Einsatz von digitalen Patientenakten unterlag in der Vergangenheit einer grundlegenden Veränderung. Angefangen beim Scanning von bestehenden papierbasierten Patientenakten kam es zu einer immer stärker werdenden Forderung diese Systeme in digitale Akten einzubinden. Beispielsweise bedingt durch die zunehmende Vernetzung von medizinischen Geräten z.B. Computertomographen. So ist ein durchgängiger Informationsfluss über verschiedene Fachdisziplinen innerhalb der Krankenhäuser möglich.

Die digitale Akte entwickelt sich von einem geschlossenen, homogenen System zu einem offenen, heterogenen System mit einer Vielzahl von angeschlossenen Subsystemen.

Hierzu ist es erforderlich, dass die digitale Akte über entsprechende Schnittstellen verfügt, um auf bidirektionalem Wege mit anderen Subsystemen kommunizieren zu können oder Daten mobil bereit zu stellen.

Um die Anforderungen an ein intraoperatives System erfüllen zu können, bedarf es entsprechender Kommunikationsstandards. Hier können beispielsweise „Health Level 7 (HL7)“ oder „Digital Imaging and Communications in Medicine (DICOM)“ angeführt werden. Ebenfalls sei hier auf die IHE verwiesen.

Letztere ist eine weltweite Initiative von Anwendern, Herstellern und Dienstleistern, um die Art und Weise zu verbessern wie Computersysteme im Gesundheitswesen Informationen austauschen. Übergeordnetes Ziel ist es, den Austausch von Daten zwischen den verschiedenen IT-Systemen im Gesundheitswesen zu normieren und den koordinierten Einsatz etablierter Standards, wie DICOM und HL7, zu fördern, um spezifische klinische Bedürfnisse zur Unterstützung einer optimalen Patientenversorgung zu erfüllen. Systeme, die nach IHE entwickelt wurden, kommunizieren besser miteinander, sind einfacher zu implementieren und ermöglichen es Pflegedienstleistern, Informationen effektiver zu nutzen.

2) Rechtskonforme Aufbewahrung und Archivierung

Im Gesundheitswesen gibt es spezielle Regelungen über den Umgang mit Patientenunterlagen und Behandlungsdokumentationen. Nach § 10 Abs. 3 der Berufsordnung (BO) der in Deutschland tätigen Ärzte hat der überwiegende Teil der Patientenunterlagen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Längere Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus gesonderten Verordnungen. Die deutsche Krankenhausgesellschaft empfiehlt sogar – unabhängig von den Sonderregelungen – eine 30-jährige Aufbewahrung. Diese ist keine gesetzlich vorgegebene Frist, sondern ergibt sich aus Gründen der Beweissicherung und um eventuellen Schadenersatzansprüchen begegnen zu können.

Anbieter elektronischer Patientenakten können die Pflichten zur Aufbewahrung durch eine terminierte Löschung umsetzen. Das jeweilige Dokument wird einfach mit einer Löschfrist versehen und nach dem festgelegten Zeitraum automatisch eliminiert. Dies erspart manuellen Aufwand und verhindert Rechtsverstöße. Im Hinblick auf die neue Datenschutzgrundverordnung muss auch darauf geachtet werden, ob der Anbieter eine manuelle Löschung der personenbezogenen Daten ermöglicht. Ihre digitale Patientenakte sollte entsprechend eine rechtskonforme Langzeitarchivierung gemäß den gesetzlichen Anforderungen und Datenschutzrichtlinien bieten.

Laut dem Patientenrechtegesetz wird in Bezug auf die elektronische Patientenakte eine Revisionssicherheit gefordert. Das bedeutet, Änderungen oder Ergänzungen in der Patientenakte müssen deutlich im ursprünglichen Inhalt erkennbar sein und auch bleiben. Auch der Zeitpunkt der Änderung sowie der Bearbeiter müssen nachvollziehbar sein. Diese Form der Dokumentation kann beispielsweise über verschiedene Signatur-Verfahren gewährleistet werden.

3) MDK Akten Export

Wenn der Medizinische Dienst der Krankenkassen (MDK) die Angemessenheit von stationären Behandlungen prüfen will, müssen die Kliniken innerhalb von vier Wochen in Form digitaler Behandlungsdokumente darauf antworten. Bei Verspätungen oder unvollständigen Dokumenten bezahlt der MDK die Abrechnung der Krankenhäuser möglicherweise nicht vollständig. Das medizinische Controlling der Kliniken steht deshalb vor der Notwendigkeit, jeweils relativ kurzfristig die angeforderten Dokumente aus Papierakten zusammenzustellen und fehlende oder weiterführende Informationen zu beschaffen.

Fristüberschreitungen kommen die Häuser teuer zu stehen. Dementsprechend ist wichtig bei der Auswahl Ihres elektronischen Patientenakten-Anbieters auf die Funktion eines reibungslosen MDK-Akten-Exports zu achten.

Wie sollte das bestenfalls ablaufen? Benötigte Dokumente werden aus der Akte in einem automatisierten Ablauf zusammengestellt, präsentiert und in digitaler Form weitergeleitet. Hier ist es zudem nützlich, einen temporären Arbeitsplatz einzurichten. So erhält der MDK-Prüfer im Krankenhaus einen temporären Lesezugriff und sieht ausschließlich die für ihn freigegebenen Dokumente.

4) Abonnentenfunktion

Folgendes Szenario: Ein Patient liegt bereits seit einigen Tagen bei Ihnen im Hause und eine neue Behandlungsstrategie soll starten. Es ändert sich also die Medikation des Patienten. Diese Änderungen wird der elektronischen Akte hinzugefügt. Die digitale Akte informiert dann automatisch den Anwender dank frei generierbarer Funktionen über den Zugang neuer oder aktualisierter Dokumente. Diese Informationen gehen dann aktiv an die Ärzte und das Pflegepersonal, die die jeweilige Akte abonniert haben. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Behandlungsfehler.

5) Rechtekonzept und Notfallzugriff

Damit jeder Akteur nur die Daten des Patienten einsehen darf, die er berechtigt ist zu sehen, bedarf es eines ausgeklügelten Rechte- und Rollenkonzeptes.

Ein Anbieter für elektronische Patientenakten sollte die Möglichkeit eines solchen Rechte- und Rollenkonzeptes zwingend bieten. Idealerweise in Verbindung mit der Möglichkeit bestehende Konzepte zu übernehmen, wie beispielsweise die des Active Directory.

Für den Fall, dass das führende System, also zumeist das KIS aus unvorhersehbaren Gründen ausfällt, sollte die digitale Patientenakte die Möglichkeit eines Notfallzugriffs bieten, um unabhängig vom KIS auf die gespeicherten Informationen zum Patienten zugreifen zu können. Hierbei ist es wichtig, dass eine Dokumentation darüber erfolgt, welcher Akteur zu welchem Zweck vom Notfallzugriff Gebrauch macht.

Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter alle diese Kriterien erfüllt

Bei der Auswahl des richtigen Anbieters für Ihre elektronische Patientenakte gilt es folglich viele verschiedene Aspekte zu beachten. Neben den hier genannten kann es für Ihr Haus beispielsweise wichtig sein, dass der Anbieter der Wahl einen digitalen Workplace anbietet und die digitale Patientenakte somit auch mobil bereitsteht.

Digitale Akten ermöglichen die effiziente Erfassung und Verarbeitung medizinischer Daten frei von Medienbrüchen. Der zentrale Zugriff auf Dokumente ermöglicht eine sichere Aufbewahrung in einem umfassenden Archiv. Die Interoperabilität der Systeme erleichtert zudem das Arbeiten. Mit anderen Worten: Diese innovative Lösung unterstützt Ärzte bei der Diagnose. Obendrein spart sie Zeit für das Personal und den Patienten.

Sie merken, Sie sollten genau nachsehen, ob Ihr elektronische Patientenakte Anbieter alle Kriterien erfüllt!

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