Logistikverträge digital bearbeiten und unterschreiben – so geht´s!

Die Arbeit von Spediteuren, Transport-, Lager-, Kurierdienstleistern sowie vielen weiteren Logistikunternehmen ist von zahlreichen Geschäftsbeziehungen entlang der gesamten Supply-Chain geprägt. Ein umfangreiches und oftmals großflächiges Vertragsnetz ist die Folge. Die Vielzahl an Vertragspartnern bedingt ein transparentes und einfaches Vertragsmanagement, sodass Logistikverträge schnell gefunden und bearbeitet werden können.

Nehmen wir einen Mitarbeiter eines mittelständischen Transportdienstleisters als Beispiel: Ein Kunde kontaktiert ihn und möchte nähere Details zu seinem Lagervertrag wissen. Denn, es steht in den nächsten Wochen eine Neuverhandlung des Vertrages an. Die Frist hatte der Mitarbeiter allerdings nicht mehr im Kopf, sodass die Rechtsabteilung nun drängelt und umgehend den Lagervertrag benötigt. Das Suchen in den Papierverträgen beginnt. Einige Nachforschungen später findet er den Vertrag, ist jedoch genervt und fragt sich: Warum haben wir keine einheitliche und leicht zugängliche Vertragsstruktur? Wieso muss ich jedes Mal aufs Neue in Ordnern nach Papierverträgen schauen, wenn heutzutage Verträge digital verwaltet und archiviert werden können?

Eine Vertragsmanagement-Software schafft hier Abhilfe. Doch zu Beginn klären wir zunächst die Basics des Vertragsmanagements und wie der Prozess aussieht.

Back to basic – Was zählt alles zum Vertragsmanagement?

Ein Vertragsmanagement existiert in jedem Unternehmen. Kurz gesagt, bezieht sich das Vertragsmanagement auf die Tools, die ein Betrieb verwendet, um ihre Geschäftsbeziehungen in Form von Verträgen zu verwalten. Dazu zählen neben der Erstellung und Freigabe auch das Unterzeichnen sowie Archivieren der Verträge. Gartner bezeichnet das Vertragsmanagement (engl. Contract Lifecycle Management, CLM) als ‚Anwendung, die für die Verwaltung von Verträgen von der Initiierung über die Verwaltung bis hin zur Verlängerung oder Kündigung verantwortlich ist.‘ Dabei können alle Vertragsarten über ein Vertragsmanagement abgebildet werden. Einige Beispiele aus der Logistik sind:

• Frachtverträge
• Speditionsverträge
• Lagerverträge
• Kaufverträge
• Arbeitsverträge
• Werkverträge
• Dienstverträge
• Pachtverträge
• Mietverträge
• Leihverträge
• Darlehensverträge
• U.v.m.

Die 6 Phasen des Vertragsmanagements auf einen Blick

Auch für Logistik- und Transportdienstleister ist das Vertragsmanagement in 6 Phasen gegliedert. Gehen wir den Prozess anhand des Beispiels von oben mit dem Lagervertrag durch.

Logistiker und Kunde führen erste Gespräche

Zu Beginn tauschen sich beide Vertragspartner zunächst über die Inhalte des Lagervertrags und dessen rechtliche Grundlagen aus. Bei welchen Schäden haftet der Lagerhalter? Wozu verpflichtet er sich darüber hinaus? Was muss der Auftraggeber leisten? So schafft der Kunde, als auch der Logistikdienstleister, Transparenz und Einigkeit über die Vertragsbeziehung.

Es geht ans Eingemachte: Vertrag erstellen und verhandeln

Ergibt sich aus den ersten Gesprächen ein klareres Bild zum Lagervertrag, startet der Logistiker in die nächste Phase der Vertragsverhandlung. Ein digitales Vertragsmanagement setzt bereits hier an: Stammdaten können zentral gepflegt und der Vertrag über die Unternehmensgrenzen hinweg digital und rechtssicher geteilt sowie bearbeitet werden. Der Logistiker ordnet den Vorgang ganz einfach der Vertragsart „Lagervertrag“ zu und erstellt für den Kunden einen entsprechenden Unterordner. Dort können neben den Stammdaten Detailinformationen, Notizen, aber auch die Rollen der beteiligten Ansprechpartner hinterlegt werden.

Die Freigabe des Lagervertrags

Nach erfolgreicher Vertragserstellung und – verhandlung steht nun der finale Lagervertrag zwischen beiden Parteien. Im Laufe des Freigabeprozesses wird deutlich, dass oftmals mehrere Personen im Unternehmen an der Vertragsprüfung beteiligt sind. Mithilfe des Rollen-Rechte-Prinzips sowie eines individuell definierten Workflows kann der Lagervertrag problemlos an die zuständigen Ansprechpartner zur Freigabe gegeben werden.

Logistikverträge digital unterschreiben

So unterschiedlich alle Vertragsarten auch sind – eines haben sie gemeinsam, so auch beim Lagervertrag: Um wirksam zu werden, muss der Vertrag von beiden Seiten – Logistiker und Auftraggeber – unterzeichnet werden. Gerade in Zeiten der Corona-Pandemie und des aufkommenden Homeoffice bietet sich die Kombination aus digitalem Vertragsmanagement und digitaler Signatur an. Mehr noch: Viele Stakeholder aus der Logistikbranche verlangen bereits danach.

Umso besser, wenn Logistikunternehmen direkt auf den Digitalisierungszug springen und nicht erst einen Weckruf benötigen, wenn der Wettbewerber die digitale Signatur bereits einsetzt. So optimieren Logistiker nicht nur ihr Vertragsmanagement, sondern gehen auch als nachhaltiges Unternehmen der Branche voran, sparen Kosten und Zeit. Zur Info: 28,50 Euro kostet aktuell ein gedruckter Vertrag im Durchschnitt und benötigt über 30 Tage von der Erstellung, über die Verhandlung bis zur Prüfung und Verwaltung.

Damit Logistiker zukünftig keine Fristen mehr verpassen

Nach der Vertragsunterzeichnung hört der Prozess allerdings noch nicht auf. Essenziell für ein gut funktionierendes Vertragsmanagement ist das Einhalten und Aufmerksam machen von Fristen. Durch einen frühzeitigen Hinweis können zum Beispiel die Konditionen des Lagervertrags rechtzeitig nachverhandelt werden. Zudem unterstützt das digitale Vertragsmanagement den Logistikunternehmen dabei, alle Verträge zentral abzulegen und laufend einen Überblick über alle Vertragsbeziehungen zu erhalten.

Wer suchet, der findet – Den Lagervertrag richtig archivieren

Im letzten Schritt, rund um den Lagervertrag, sorgt der Logistiker dafür, dass der Vertrag GoBD-konform und revisionssicher archiviert wird. In der Vertragsmanagement-Software sind individuelle Regeln hinterlegt, die dafür verantwortlich sind, dass der Lagervertrag in dem vordefinierten Ordner archiviert wird. Auch beispielsweise nach Vertragsablauf ist der Lagervertrag dort weiterhin auffindbar.

Zusammengefasst: Darum sollten Logistikunternehmen ihr Vertragsmanagement digitalisieren

Egal ob Lagervertrag, Speditionsvertrag oder Frachtvertrag: Eine übersichtliche und praktikable Struktur des Vertragswesens ist aufgrund der vielschichtigen Vertragsbeziehungen für Transport- und Logistikdienstleister unabdingbar. Für sie ergeben sich dank einer digitalen Vertragssoftware zahlreiche Vorteile:

• Verträge einfach und überall erreichbar
• Keine Fristen mehr verpassen
• Umfangreiche Dokumentenerstellung
• Digital Unterzeichnen
• Medienbruchfreie Verwaltung
• Revisionssichere Ablage
• Schnittstellen für Stammdaten

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