3 Beispiele für den Einsatz mobiler Mitarbeiterkommunikation in Industrieunternehmen

In der Digitalisierung der Industrie geht es nicht nur darum einzelne Produktionsschritte mit digitalen und mobilen Lösungen zu automatisieren, sondern eine ganze Wertschöpfungskette zu optimieren. Auf die Mischung kommt es an, damit eine gute Mitarbeiterkommunikation funktionieren kann.

Dieser Blogartikel soll Ihnen einen Überblick verschaffen, damit Sie zunächst die größten Herausforderungen in der Mitarbeiterkommunikation erkennen, aber gleichzeitig eine Lösung für diese Probleme an die Hand bekommen. Drei Praktische Beispiele für eine Kommunikation via Mitarbeiter-App bei Wartungsarbeiten in der Produktion und als Self-Service inklusive.

Die größten Herausforderungen der digitalen Mitarbeiterkommunikation

Es gibt drei herausragende Herausforderungen für eine digitale Mitarbeiterkommunikation:

  • Erreichbarkeit der gesamten Mitarbeiterschaft
  • Unterschiedliches Nutzungsverhalten
  • fehlende Ressourcen für die interne Kommunikation

In einer Umfrage von der Universität Leipzig gaben 7 von 10 Befragten an, dass es schwierig ist, die gesamte Belegschaft zu erreichen.
Ebenfalls 7 von 10 Befragten waren der Meinung, dass es ein sehr unterschiedliches Nutzungsverhalten gibt: Zum Beispiel das Arbeitsumfeld (Desk- vs. Non-Desk-Worker), der Altersunterschiede in der Belegschaft sowie unterschiedliche Arbeitsmodelle (z. B. Teilzeit, Vollzeit, Saisonarbeiter).

Durch die Fülle an Informationen in der internen Kommunikation wächst auch die Menge digitaler Inhalte, die generiert, verwaltet und verbreitet werden muss. Darunter leiden erfahrungsgemäß die Planungsprozesse. Sie werden aufwändiger und vordefinierte Reaktionspläne immer wichtiger. Die nachfolgende Abbildung zeigt deutlich, wie der Stellenwert einer internen Planung stark ansteigt:

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von digitalen Kanälen für die interne Kommunikation. Trotz der großen Auswahl dominieren auch 2020 traditionelle Kanäle: In den untersuchten Organisationen kommen am häufigsten E-Mails und E-Mail-Verteiler sowie Intranets zum Einsatz. Sie werden in 74,5 Prozent bzw. 68,9 Prozent der Fälle oft bzw. sehr oft genutzt.

Dass es an der Zeit ist, moderne Kanäle in die Mitarbeiterkommunikation einzubeziehen, belegt eine weitere Regressionsanalyse. Social Intranets, professionelle Mitarbeiter-Apps und Digital Signage wirken sich signifikant positiv auf den Gesamterfolg der digitalen Mitarbeiterkommunikation aus. Die Umstellung auf neue Kanäle ist möglicherweise mit Aufwand und Mut verbunden, wird aber belohnt.

In der Industrie gibt es bereits 3 gute Beispiele, in denen die Mitarbeiter App die Unternehmen bei einer erfolgreichen Kommunikation unterstützt.

1. Mitarbeiterkommunikation per App in der Wartung

Mobilen Mitarbeiter, die nicht im Büro sitzen, fällt es deutlich schwerer an Informationen zu kommen und im Zweifelsfall mit anderen Kollegen zu kommunizieren.

In der Wartung und Instandhaltung großer Anlagen oder Maschinen z.B. treffen mobile Mitarbeiter oft auf unterschiedliche Bestimmungen, die vor Explosions-, Brand- oder Vergiftungsgefahren (um nur einige zu nennen) schützen sollen.

Wartungsteams haben in der Regel oft nur unzulänglich oder gar keinen Zugriff auf wichtige wartungsrelevante Informationen und kommunizieren hauptsächlich via Telefon und E-Mail miteinander. Dass dieser Zustand schwerwiegende Auswirkungen auf die Wartungsdauer und Sicherheit bedeutet, leuchtet ein.

Nur mit einer professionellen mobilen Anwendung, die den Zugriff und Austausch wichtiger Informationen bietet, werden mobile Mitarbeiter und Experten in die Lage agiler und flexibler Zusammenarbeit versetzt.

Stellt ein Mitarbeiter bei einer Anlage Schäden während der Wartung fest, kann er mit einer Mitarbeiter-App sofort reagieren indem er folgendes tut:

  • Sicht auf die Akte aller wartungsrelevanten Informationen
  • Abarbeiten von Checklisten
  • Erfassen der Schäden
  • Bei Unklarheiten sendet er Videos und/ oder Fotos des Schadens zur After-Sales Zentrale
  • Experten können via Chat oder -Telefonat hinzugezogen werden

Teure und aufwendige Reparaturzeiten werden damit reduziert. Immer Up-To-Date auch von unterwegs. Wichtige Informationen, wie Aufträge, Aufgaben, Verfahrensanweisungen oder Rückmeldungen zum Arbeitsfortschritt werden den Mitarbeitern auf dem Smartphone oder Tablet zur Verfügung gestellt.

Eine Mitarbeiter-App übermittelt alle relevanten Informationen an Ihr Dokumentenmanagement-System. Verwaltungsaufgaben werden reduziert und die Produktivität erhöht.

Neuer Call-to-Action
2. Mitarbeiterkommunikation in der Produktion

Flexibilität und kurze Reaktionszeiten sind die Zauberwörter in der Produktion. Ganz eilige oder nachgeschobene Kundenaufträge können vom Mitarbeiter nur dann eingeplant werden, wenn die Informationen schnell übermittelt werden können. Oft sind die Instrumente (Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS) oder Enterprise Ressource Planning System (ERP) zu statisch und nicht kurzfristig änderbar.

Was fehlt, ist eine Verbindung zwischen dem Auftragsplanungssystem und der Auftragsrealisierung an der Maschine. Um dennoch Kundenwünsche und Liefertermine einzuhalten, können die Informationen via App schnell verteilt werden, um diese in der Abarbeitung zu berücksichtigen. Optimal genutzt können so z.B. ungeplante Aufträge, die bei der Fertigung auf gleiche Werkzeuge zurückgreifen, gebündelt werden.

Dabei helfen zum Beispiel Zugriffe auf Auftragsübersicht via Tablet oder Smartphone.

  • Kommunikation via Chat oder Telefon
  • Aufgabenverteilung bei z.B. ungeplanten Fertigungsprozessen
  • Information über den Produktionsstatus eines Auftrags: geplant, begonnen, in Arbeit, beendet?
  • Abruf wichtiger Informationen zum Fertigungsauftrag (UVV, Equipments, Werkzeuge)
  • Erweiterte Informationen zum dazugehörigen Vertriebsauftrag wie Kunde, Liefertermin und verbundene Fertigungsaufträge
  • Schnelles Auffinden aller benötigten Information über smarte Suchfunktionen
  • Abrufen der benötigten Maschineneinstellungen
  • Unmittelbare Protokollierung von Änderungen per App und direktes Zurückschreiben ins Dokumentenmanagement-System

3. Mitarbeiterkommunikation als Self-Service

Eine Mitarbeiter-App geht über ein firmeninternes Intranet hinaus, denn es unterstützt die Mitarbeiter beim Antragswesen (z.B. Urlaub- oder Beschaffungsanträge etc). Es kann u.A. als schwarzes Brett fungieren oder eine Übersicht von Weiterbildungen sowie die Zustellung der Gehaltsabrechnungen ermöglichen.

Auch das Thema E-Learning für Unternehmen wird in diesem Zusammenhang immer wichtiger. Schulungen und Vorträge können so von allen Mitarbeitern digital absolviert werden. So wird sichergestellt, dass alle neusten Erkenntnisse und Informationen auch wirklich bei den Mitarbeitern ankommen.

Mitarbeiter haben Zugriff auf Unternehmensdaten wie:

 

Dabei ist die Lösung DSGVO-konform und entspricht höchsten Sicherheitsanforderungen.

Funktionsumfang der Mitarbeiter App

Die App ist sowohl über Smartphone, als auch über Tablet problemlos zu installieren und zu nutzen. Dabei lassen sich für den Informationsaustausch öffentliche und private Gruppen erstellen und somit die Berechtigungsstrukturen regeln. Ähnlich wie bei dem bekannten Messenger-Dienst WhatsApp, nur als sichere WhatsApp Business Alternative.

Genauso einfach und unkompliziert funktioniert das Senden und Empfangen von Nachrichten, Dateien, Bildern und Videos in jeglichen Dateiformaten.

Passend zu den Sicherheitsanforderungen einer Unternehmenskommunikation sind die abgesicherten Kamera Funktionalitäten. Die mit der App aufgenommenen Fotos erscheinen nicht in der Galerie des Smartphones- oder Tablets, sondern sind nur in der App sichtbar.

Anrufe per Voice Over IP und das Einbeziehen von externen Usern machen die Mitarbeiter-App zu einem guten Kommunikationsweg für alle Mitarbeiter. Hilfreich ist außerdem die Authentifizierung gegen das AD-System und die Einbindung in Ihr Dokumentenmanagement-System.

 

Vorteile einer Mitarbeiter-App in der Übersicht:

  • Kommunikation: Die Kommunikation mit anderen Menschen ist einfacher denn je. Treten Sie von Überall aus mit Kollegen in Kontakt, die weit entfernt sind.
  • Information: Finden Sie Informationen, greifen auf diese zu und verteilen Sie sie zielführend im Unternehmen.
  • Gemeinsames Arbeiten: Gemeinsame Arbeiten von unterschiedlichen Orten wird erheblich erleichtert.

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Quellen:

https://www.cmgt.uni-leipzig.de/fileadmin/downloads/Studienbericht_Benchmarking_Digitale_Mitarbeiterkommunikation_2020.pdf

https://www.industry-of-things.de/warum-apps-fuer-die-industrie-immer-wichtiger-werden-a-636144/