Steuerberater und Wirtschaftsprüfer aufgepasst: Hier sind 5 Einsatzszenarien für die qualifizierte elektronische Signatur

Vor der Aufsichtsratssitzung rechtzeitig den Prüfungsbericht bekommen. Kennen Sie das? In der digitalen Welt gar nicht so einfach. Papier ist noch immer oft das dominierende Medium für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. So werden auch noch heute Prüfungsberichte gedruckt, händisch unterschrieben und postalisch versandt. Und auch die Zustellung der papierbasierten Originale an die häufig reisenden Aufsichtsräte zur Herausforderung. Gehören Sie dazu und drucken Dokumente nur wegen einer benötigen Unterschrift?

Dokumente am Arbeitsplatz qualifiziert elektronisch zu signieren

Das geht auch einfacher – viele Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Steuerberater kommen schon heute in vielen Fällen komplett ohne Papier aus. Zu diesem Zweck werden Prozesse digitalisiert, was zu einem enormen Effizienzgewinn und großer Kundenzufriedenheit führt.

In diesem Artikel möchten wir Steuerberatern und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft näher bringen, was es mit der elektronischen Signatur auf Sich hat und welche Anwendungsszenarien  existieren.

Was ist die qualifizierte eSignatur gemäß eIDAS-Verordnung?

Die qualifizierte elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung

1. ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgesetzt im digitalen Rechtsverkehr.
2. bietet einen sicheren Manipulationsschutz (Integrität) und Nachweis des Urhebers (Authentizität).
3. erfüllt gesetzliche und vertragliche Schriftformerfordernisse 126a BGB).
4. ist rechtskonform gemäß eIDAS-VO.
5. ist anwendbar gemäß der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer.

Dabei gilt jedoch: Die qualifizierte elektronische Signatur ist nur mit Lösungen von bestimmten zertifizierten Anbietern möglich, welche in der EU Trust List einzusehen sind.

5 Einsatzszenarien der digitalen Signatur für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

1) Prüfungsberichte elektronisch unterschreiben

Wirtschaftsprüfer haben die Möglichkeit Prüfungsberichte und begleitende Dokumente ausschließlich digital zu verwalten. Vollständig digital geht das aber nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Nach dem Signaturgesetz ist sie der eigenhändigen Unterschrift gleichgesetzt. Mit der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) wurde der digitale Rechtsverkehr von eSignaturen EU-weit legitimiert.
Die WPK (Wirtschaftsprüferkammer) hat in diesem Zuge die Berufssatzung der Wirtschaftsprüfer und vereidigten Buchprüfer überarbeitet, die nun ausdrücklich die ausschließlich digitale Erstellung, Übermittlung und Archivierung der Prüfungsberichte erlaubt – unter der Voraussetzung einer qualifizierten elektronischen Signatur.
Die elektronische Signatur verschlankt den Vorgang deutlich. Solange eine Internetverbindung besteht, können die Prüfer von überall elektronisch unterschreiben. Der Prozess ist geschützt und fälschungssicher. Das unterzeichnete PDF gilt als Original – und ist in wenigen Minuten beim Mandanten. Unter diesen neu geschaffenen Voraussetzungen sind digitale Prüfungsberichte und Erstellungsdokumente in wenigen Schritten angefertigt.

2) EEG-Umlage-Verfahren: Prüfbescheinigungen qualifiziert elektronisch signieren

Der Antrag auf Begrenzung der EEG-Umlage (Ausgleichsregelung) ist über das Online-Portal ELAN-K2 des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) digital über ein Online-Portal einzureichen. Darüber hinaus haben Wirtschaftsprüfer die darin geforderte elektronische Kopie des Prüfungsvermerkes einschließlich der Anlagen des Unternehmens qualifiziert elektronisch zu signieren. Vor der elektronischen Signatur können Wirtschaftsprüfer das Dokument sichten und mit den originalen Abgleichen.

3) Verpackungsgesetz mit eSignatur-Pflicht

Am 1. Januar 2019 wurde die bisherige Verpackungsverordnung (VerpackV) durch das neue Verpackungsgesetz (VerpackG) abgelöst. Sachverständige oder Prüfer müssen Vollständigkeitserklärungen im PDF-Format mit einer qualifizierten elektronischen Signatur signieren. Das Verfahren bleibt dabei gleich, die Vollständigkeitserklärung des Unternehmens muss von einem unabhängigen Sachverständigen oder Prüfer, zum Beispiel Wirtschaftsprüfer oder Umweltgutachter, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bestätigt werden. Die signierte Datei ist dann bei der „Zentralen Stelle Verpackungsregister (ZSVR)“ im Verpackungsregister LUCID zu hinterlegen.

4) Strompreiskompensation einfach digital mit der QES beantragen

Die Deutsche Emissionshandelsstelle (DEHSt) im Umweltbundesamt ist die nationale Behörde zur Umsetzung des Europäischen Emissionshandels. Deutschland ist dabei der Mitgliedstaat mit der höchsten Anzahl an emissionshandelspflichtigen Unternehmen. Die DEHSt ist für Zuteilung und Ausgabe der Emissionsberechtigungen verantwortlich und zahlt die Beihilfe für stromintensive Unternehmen zur Kompensation indirekter CO2 -Kosten (Strompreiskompensation). Die Antragsstellung kann dabei nach §23 THEG mit einer qualifizierten elektronischen Signatur erfolgen. Wie das funktioniert? – Der Betreiber erfasst die benötigten Daten für den Antrag auf Emissionsberechtigungen im Formularmanagementsystem (FMS). Der Prüfer verifiziert die Daten im FMS und erstellt aus dem FMS heraus per Download eine ZIP-Datei mit Daten in XML und PDF-Format. Anschließend werden die Daten mit einer qualifiziert signierten VPS-Nachricht an Betreiber geschickt. Der Betreiber leitet die originale Nachricht des Prüfers in einer neuen Nachricht mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur an die DEHSt weiter. Die DEHSt überführt die verschachtelte VPS-Nachricht in die elektronische Vorgangsbearbeitung.

5) Und natürlich alle weiteren Verträge im Geschäftsverkehr rechtsgültig elektronisch signieren

Darüber hinaus können sie natürlich Verträge elektronisch signieren, vorbereiten, ausführen und verwalten für maximale Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit. Ermöglichen Sie es ihren Mitarbeitern und Kunden weltweit, Dokumente, Genehmigungen oder Vereinbarungen elektronisch zu unterzeichnen – mit jedem Gerät, in jeder Zeitzone.

Vorteile der eSignatur im Überblick

Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können Sie die Vorzüge des digitalen Datenaustauschs nutzen und erhalten gleichzeitig ein Dokument, das einem Urheber fälschungssicher zuzuordnen ist. Eine Papierversion ist nicht mehr notwendig, was Zeit und Kosten spart und die Umwelt schont.

Abschließend die Vorteile im Überblick:

✔ Rechtssicherheit im digitalen Geschäftsverkehr
✔ Keine Papierversion des Berichtes mehr nötig ⩥ erleichterte Archivierung
✔ Signieren unabhängig von Zeit und Ort
✔ Elektronische Bereitstellung für Mandanten möglich

Sie möchten wissen, was Sie als Steuerberater und Wirtschaftsprüfer rechtlich dürfen und was nicht? Posten Sie Ihre Fragen hier im Blog unten in den Kommentaren. Wir leiten diese gerne an unseren Experten Philipp Kühn (Rechtsanwalt bei Ebner Stolz) weiter.

Die Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften – Was Sie unbedingt beachten sollten.

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