Steuerberater wichtige Impulsgeber bei der Prozessdigitalisierung in deutschen Unternehmen

Es kommt Bewegung in die Steuerwelt

Seit Inkrafttreten der neuen GoBD Anfang 2015 kommt Bewegung in deutsche Steuerberaterkanzleien. Der Startschuss für die Digitalisierung von Mandantenprozessen ist abgefeuert. Die DATEV hat reagiert und bringt Cloud-Anwendungen auf den Markt, die Steuerberatern und Mandanten neue Möglichkeiten der Online-Zusammenarbeit bieten. Traditionellen Arbeitsweisen wird der Kampf angesagt. Heißt es in Zukunft Pendelordner ade?
Das hofft zumindest Heike Wissing, Steuerberaterin bei Heisterborg & Partner. Auf der diesjährigen CeBIT referierte sie zum Thema „Dem digitalen Wandel proaktiv begegnen!“. Neue Produkte, Dienstleistungen und Technologien rücken bei der Automatisierung und Digitalisierung von Steuerberatung in den Fokus. Genau vor diesem Hintergrund stellt Wissing gemeinsam mit ihren Kollegen die eigene Kanzlei auf den Prüfstand, um Arbeitsabläufe und Prozesse zu modernisieren. In einem Gespräch hat sie uns verraten, was die Branche bewegt.

Digitalisierung verändert das Berufsbild des Steuerberaters

Prozessdigitalisierung bedeutet, dass Mandanten zukünftig stärker in Vorleistung gehen und viele Arbeitsschritte selbstständig ohne Zutun ihres Steuerberaters abwickeln können. Hinsichtlich grundsätzlicher Buchhaltungsarbeiten und einfacher Abschlüsse liegt die Verantwortung des Steuerberaters in der Überprüfung und Nachbearbeitung. In Anbetracht dieser Entwicklung steht häufig die Frage im Raum, ob Mandanten noch bereit sein werden, diese Arbeiten mit gleichem Honorar zu vergüten? Skeptiker gehen so weit, die Daseinsberechtigung des Berufsstandes in Frage zu stellen. Laut Wissing ist diese Einschätzung zu eindimensional. Warum? Der Aufgaben- und Tätigkeitsbereich des Steuerberaters wandelt und verlagert sich. Genau wie das Selbstverständnis des Berufes. Vielmehr werden Steuerberater zu Partnern für Fragen der Existenz- sowie Zukunftssicherung und weisen Unternehmen bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen den Weg. Prozessoptimierung durch den Einsatz digitaler Technologien spart Zeit und Ressourcen auf Seiten der Mandanten und Steuerberater. Eine Win-win-Situation. Weniger Verwaltungsaufwand bedeutet mehr Zeit für strategische und fachliche Beratung, weiß auch Wissing. Und darauf wird es zukünftig bei der Wahl des Steuerberaters ankommen.

Der Wettbewerb verschärft sich

Digitalisierung sollte demnach keineswegs als Gefahr, sondern als Chance begriffen werden. Und wer das nicht tut, gerät ins Hintertreffen. „Die Digitalisierungsquote der Kanzleien spiegelt wieder, wie rentabel, wie wertvoll und wie erfolgreich sie letztendlich sind“, so die konkrete Aussage von Wissing. Um diese Quote zu ermitteln, schaue man bei Heisterborg & Partner beispielsweise, wie viele Mandanten bereits auf DATEV Unternehmen online umgestellt sind, wie viele den Kontomanager nutzen oder von welchen Mandanten die Daten bereits über eine Schnittstelle in die Buchführung übernommen werden können. Denn die technologischen Veränderungen tragen zu großen Teilen zur Verschärfung des Wettbewerbs und wachsendem Wettbewerbsdruck bei. Nur Kanzleien, die sich die Digitalisierung als ernst zu nehmende Aufgabe auf die Fahnen schreiben, sind zukunftssicher aufgestellt. Das bedeutet laut Wissing, dass man sich bewusst mit dem Thema auseinandersetzt, proaktiv auf Mandanten zugeht, Lösungen anbietet und hierfür eine gut gefüllte Werkzeugkiste bereithält.

Steuerberater müssen auf neue Softwarelösungen setzen 

Es ist wichtig, vorgelagerte Systeme und Prozesse zu kennen und zu verstehen, um den Mandanten zielsicher beraten zu können. Auch beim Thema Software. Dadurch, dass Kanzleien sehr eng mit ihren Mandanten zusammenarbeiten, bekommen diese wertvolle Einblicke in unternehmerische Prozessabläufe. Der Steuerberater wird nicht selten zum Impulsgeber in Sachen Digitalisierung. Die größten Herausforderungen bestehen darin, technologische Brücken zu schlagen und die Mandanten für die Umstellung zu gewinnen. Erstes ist dank innovativer Lösungen nicht länger das Problem. Schwieriger wird es, wenn es darum geht, dem Mandanten die Vorteile aufzuzeigen. Das bestätigt auch eine Befragung zur modernen Steuerkanzlei 2020 von Haufe. 71 Prozent der Kanzleien erhalten mehr als die Hälfte der Belege ihrer Mandanten im Pendelordner. Heike Wissing ist sich jedoch sicher, dass mittelfristig viele Bereiche der Buchhaltung und Belegerfassung komplett digitalisiert sein werden. Zum Job gehört letztlich auch, dass man nicht nur den Mandanten, sondern auch dessen Mitarbeiter an die Hand nimmt und im Umgang mit der Software schult. Hier gilt: Je einfacher und intuitiver die Technologie, desto schneller und höher die Akzeptanz.

Und zu guter Letzt, die obligatorische Frage nach der Sicherheit

Wie ist es um das Thema Sicherheit bestellt? Darauf weiß die Expertin, deren Kanzlei von Haus aus auf sichere DATEV-Lösungen setzt, nur eine Antwort: „Natürlich steht die Datensicherheit an erster Stelle, aber ich glaube, wir sollten viel mehr Angst davor haben, dass der Strom ausfällt, als dass Daten in falsche Hände geraten oder verloren gehen.“ Digitale Prozesse sind besser dokumentiert und nachvollziehbarer als analoge Methoden. Unternehmen müssen verstehen, dass Digitalisierung auch mehr Transparenz und Rechtssicherheit bringt. Selbstverständlich nur in Kombination mit wasserdichten Softwarelösungen. Eines ist sicher: Liegen Belege in der Cloud sind sie vor Beschädigung und Verlust besser geschützt als je zuvor.

Erfahren Sie hier mehr über die mobile Lösung der d.velop AG zur digitalen Belegerfassung

Heike Wissing ist Geschäftsführerin der Heisterborg Steuerberatungsgesellschaft mbH und seit 2009 Steuerberaterin bei Heisterborg & Partner. Ihre Beratungsschwerpunkte liegen in der betriebswirtschaftliche Beratung und Existenzgründung.