XRechnung hält Einzug in deutschen Amtsstuben – gekommen, um zu bleiben!

Schon seit einiger Zeit befassen wir uns auf unserem Blog intensiv mit der Digitalisierung von Rechnungen: vom Versand, über die Verwaltung bis hin zur Aufbewahrung von Rechnungen.

Was im Kontext elektronischer Rechnungen besonders verblüfft, ist der Wust an Richtlinien, Verbänden, Normen, Initiativen und Rechnungsstandards. Weil bestehende Standards noch mit Schwierigkeiten bei der Akzeptanz und Durchdringung zu kämpfen haben, soll nun der XRechnung Standard für klare Verhältnisse in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland sorgen – endgültig.

Was ist der XRechnung Standard?

XRechnung ist ein verbindlicher Rechnungsstandard für den Empfang elektronischer Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. XRechnung in der Version 1.1 wird vom IT-Planungsrat als zentrales Element für die nationale Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU und der damit verbundenen Norm EN 16-931 gesehen. Der technologieneutrale und interoperable Standard verpflichtet die öffentliche Verwaltung bis November 2018 elektronische Rechnungen empfangen zu können.

Um zu verstehen, was genau hinter XRechnung steckt und worin das Ziel des neuen Formats liegt, hilft ein Blick auf den 16. April 2014. Der Tag an dem alles begann.

Die Entstehung von XRechnung: eine chronologische Betrachtung

  • Die Ausgangssituation

Elektronische Rechnungen sind in der Privatwirtschaft fest verankert. Und auch in der öffentlichen Verwaltung liegen die Vorteile auf der Hand: enorme finanzielle Einsparpotentiale, kürzere Bearbeitungszeiten und ein geringerer CO2-Ausstoß während des Rechnungsbearbeitungsprozesses. Was fehlt ist eine standardisierte Regelung auf nationaler und internationaler Ebene, um die Vielzahl an Formaten zu vereinheitlichen.

  • April 2014 – Richtlinie 2014/55/EU

Um die Verbreitung elektronischer Rechnungen zu fördern, veröffentlicht die Europäische Union die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Diese verpflichtet die öffentliche Verwaltung europaweit dazu Rechnungen bis spätestens 2019 elektronisch verwalten zu können.

  • Juni 2017 – EN 16931-1:2017

Kurz nach der Veröffentlichung der Richtlinie hat die Europäische Kommission das Europäische Komitee für Normung (CEN) mit der Entwicklung einer einheitlichen Norm beauftragt. Ergebnis ist die EN 16931-1:2017 vom 28. Juni 2017. Die Norm definiert das semantische Datenmodell elektronischer Rechnungen und stellt die europaweite Interoperabilität verschiedener Software-Systeme sicher.

  • September 2017 – XRechnung

Mit der Richtlinie 2014/55/EU hat die EU zwar die Grundlage für eine einheitliche elektronische Rechnungsstellung in Europa geschaffen. Die Überführung der europäischen Norm in einen nationalen Standard liegt aber bei den einzelnen Mitgliedsstaaten. So hat auch Deutschland die Möglichkeit einen eigenen, EN 16-931 konformen Standard inklusive Core Invoice User Specification (CIUS) zu entwickeln. Aus diesem Grund hat der IT-Planungsrat das Bundesministerium des Innern (BMI) und die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) mit der Entwicklung eines eben solchen Standards beauftragt. Das Ergebnis: XRechnung.

  • November 2018 – Umsetzungsfrist

Bis zum 27. November 2018 müssen die obersten Bundesbehörden den XRechnung Standard umgesetzt haben, bis zum 27. November 2019 alle anderen Bundesbehörden. So sind die Umsetzungsfristen, im vom Bundeskabinett beschlossenen E-Rechnungsgesetz, festgehalten.

So gelingt die technische Umstellung

XRechnung wurde vom IT-Planungsrat als dauerhafter Standard beschlossen. Für Anwender bedeutet dies langfristige Planungssicherheit, Transparenz und eine kostenfreie Nutzung. Trotzdem kommt auf öffentliche Behörden und Unternehmen ein initialer Umstellungsaufwand bei der Einführung zu, wenn Sie normkonform agieren möchten.

Bei der Umstellung werden ihnen, neben der reinen Dokumentation von XRechnung, allerdings weitere Hilfsmittel zur Verfügung gestellt, um die Konformität einer Rechnung zum Standard sicherzustellen. Gemäß der KoSIT ist eine Rechnung konform, „wenn sie in Form eines wohlgeformten XML Dokuments ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sie ausschließlich die Informationselemente des semantischen Datenmodells des Standards entsprechend ihrer Spezifikation verwendet.“ Überprüfen lässt sich die Konformität durch ein von der KoSIT bereitgestelltes Prüftool. Viele weitere hilfreiche Informationen liefert die KoSIT auf ihrer Webseite.

XRechnung vs. ZUGFeRD – was denn nun?

Bereits im Mai 2017 haben wir ausführlich über den ZUGFeRD Standard berichtet. Und auch wir haben uns gefragt was die Einführung von XRechnung für ZUGFeRD bedeutet.

Ziel von ZUGFeRD 1.0 war es ursprünglich einen schnellen, komfortablen und einfachen elektronischen Austausch von Rechnungen zu gewährleisten. Aufgrund der technischen Gegebenheiten von ZUGFeRD 1.0 ist der Standard allerdings nicht EN 16931 konform und damit mittlerweile bedeutungslos für die öffentliche Verwaltung. Um trotzdem eine elektronische und medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungen zu ermöglichen, hat sich das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) an die Weiterentwicklung der ersten Version von ZUGFeRD gemacht. Das Ergebnis: ZUGFeRD 2.0, international auch Factur-X genannt. Ein Standard, der es im Gegensatz zu seinem Vorgänger ermöglicht, Rechnungen als ausschließlich strukturierte XML-Datei zu versenden und der damit auch der Richtlinie 2014/55/EU entspricht.

Letztendlich gibt es mit XRechnung und ZUGFeRD 2.0 bereits zwei EN 16931 konforme Rechnungsstandards. Grundsätzlich soll die XRechnung der zentrale Standard für die öffentliche Verwaltung in Deutschland werden. Wie Organisationen, die ZUGFeRD bereits im Einsatz haben oder weiterhin auf PDF zurückgreifen wollen, XRechnung handhaben, lässt sich wohl erst in einigen Monaten beantworten.

Wie im Titel angedeutet: die XRechnung ist gekommen, um zu bleiben!

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