6 zentrale Anforderungen an ein GDPdU/GoBD-konformes Dokumenten­management

Schon lange bevor die GoBD am 01.01.2015 die GDPdU und GoBS abgelöst hat, haben Unternehmen mit Siegeln und Zertifikaten für Ihre Produkte geworben. Hersteller versprechen Kunden auch heute noch Compliance, Rechtssicherheit und GoBD-Konformität auf Knopfdruck.

Fakt ist: So etwas wie eine automatisch GoBD-konforme Software gibt es nicht.

In Absatz 12 des BMF-Schreiben vom 14.11.2014 heißt es dazu konkret:

„Die Vielzahl (…) der DV-Systeme für die Erfüllung außersteuerlicher oder steuerlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. Dies gilt umso mehr, als weitere Kriterien (z. B. Releasewechsel, Updates, die Vergabe von Zugriffsrechten oder Parametrisierungen, die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten) erheblichen Einfluss auf die Ordnungsmäßigkeit eines DV-Systems (…) haben können.“

Das Bundesfinanzministerium macht damit unmissverständlich klar, dass neben der Software viele weitere Faktoren, wie zum Beispiel interne Richtlinien, Arbeitsanweisungen und auch das Nutzerverhalten zu beachten sind. Eine Software kann daher nur ein Hilfsmittel sein, um die Anforderungen an eine GoBD-konforme Buchführung zu erfüllen – ein Hilfsmittel, dass bei der Komplexität des Themas allerdings nicht zu unterschätzen ist. Die „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme“ des BITKOM liefert Unternehmen eine umfangreiche Übersicht der Anforderungen an datenverarbeitende Systeme. Wir haben die zentralen Erkenntnisse für Sie zusammengefasst.

Anforderungen an GoBD-konforme DMS-Produkte und Lösungen

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Anforderung aus der GoBD: Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei angewandte Buchführungs- oder Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 30–35).

Protokollfunktionen im DMS dienen einerseits dazu, den ordnungsmäßigen Betrieb nachzuweisen, d. h. man kann anhand der Systemprotokolle verifizieren, dass das DMS tatsächlich so, wie in der Verfahrensdokumentation beschrieben, betrieben wurde. Zum anderen können durch Protokolle auch einzelne Geschäftsvorfälle im Detail nachvollzogen werden (z. B.: Wann wurde ein bestimmtes Dokument erfasst oder archiviert?).

2. Vollständigkeit

Anforderung aus der GoBD: Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 36).

Bezogen auf ein DMS betrifft der Grundsatz der Vollständigkeit die lückenlose Erfassung aller rechnungslegungsrelevanten Dokumente und Daten. Jedes aufbewahrungspflichtige Dokument ist grundsätzlich einzeln und mit allen Bestandteilen zu erfassen. Dieser Grundsatz ist vor allem dann relevant, wenn das DMS die Vorgänge erstmalig erfasst. Vollständigkeit und Lückenlosigkeit sind insbesondere mit Blick auf etwa vorhandene Schnittstellen von zentraler Bedeutung.

3. Richtigkeit

Anforderung aus der GoBD: Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden, der Wahrheit entsprechend aufzuzeichnen und anhand von Belegen nachprüfbar zu kontieren (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 44).

Dem Grundsatz der Richtigkeit folgend hat das DMS sicherzustellen, dass die zu archivierenden Dokumente und Daten den geforderten Grad der Übereinstimmung mit dem Original aufweisen. Grundlage dieser Übereinstimmung ist die gesetzlich geforderte bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung. Der Grundsatz der Richtigkeit bedeutet insbesondere, dass bei der Erfassung von Daten und Dokumenten durch das DMS keine Belege verloren gehen oder verfälscht werden dürfen. Insbesondere muss auch (die manuelle oder automatische) Indexierung zuverlässig sein.

4. Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Anforderung aus der GoBD: Das Erfordernis der Zeitgerechtheit verlangt, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und der Belegsicherung besteht (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 45-52).

Sofern für die Aufbewahrung von Dokumenten und Daten ein DMS verwendet wird, verlangt die Anforderung der Zeitgerechtheit, dass die Archivierung der Dokumente und Daten zum frühestmöglichen Zeitpunkt erfolgt, um mögliche Verluste und Manipulationen vor der Archivierung auszuschließen. Dies betrifft zum einen organisatorische Vorkehrungen, um zu archivierende Dokumente und Daten rechtzeitig dem Archivierungsprozess zuzuführen. Durch technische Maßnahmen ist zum anderen zu gewährleisten, dass die zur Archivierung vorgesehenen Daten und Dokumente möglichst zeitnah auf das endgültige Archivierungsmedium übertragen werden.

5. Ordnung

Anforderung aus der GoBD: Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 53-57).

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz eines DMS gelten dann als durchgehend erfüllt, wenn die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitskriterien während der gesamten Aufbewahrungsfrist sichergestellt werden kann. Das DMS muss dabei eine ausreichende Indexstruktur vorweisen. Die Dokumente müssen mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Hierzu zählt auch eine eindeutige Nummerierung, die auch automatisch vergeben werden kann.

Eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall muss möglich sein. Es wird von retrograder und progressiver Prüfbarkeit gesprochen. Der Erhalt dieser Verknüpfung zwischen Geschäftsvorfall, Index und Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

6. Unveränderbarkeit

Anforderung aus der GoBD: Die GoBD fordern, dass das eingesetzte Datenverarbeitungsverfahren so auszugestalten ist, dass alle Informationen, welche in den Verarbeitungsprozess Eingang gefunden haben, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden dürfen (GoBD-Kapitel 3.1; Rz. 58–60).

Das System muss eine Protokollierung von Veränderungen und Löschungen von und an den Dokumenten und Aufzeichnungen ermöglichen. Die Verknüpfung zum Geschäftsvorfall muss erhalten bleiben. Es geht hierbei nicht um die unveränderbare Ablage. Änderungen sind zulässig, solange diese nachvollziehbar sind. Diese Nachvollziehbarkeit kann durch Hardware, Software oder organisatorische Regelungen erzielt werden.

DMS-Software Schlüssel zur GoBD-konformen Aufbewahrung von Dokumenten

Bei den sechs vom BITKOM aufgeführten Punkten handelt es sich ausschließlich um die wesentlichen Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem. In der GoBD sind des Weiteren Anforderungen an einen ordnungsgemäßen IT-Betrieb, Erfassungs- und Verarbeitungsprozesse sowie Anforderungen aus steuerlicher Sicht beschrieben. Auch wenn es, wie Anfangs beschrieben, keine GoBD-Konformität auf Knopfdruck gibt, spielt die richtige Software dennoch eine zentrale Rolle. So sollte ein Dokumentenmanagementsystem die Möglichkeit bieten aktuelle Anforderungen und interne Geschäftsprozesse möglichst mühelos und flexibel aufeinander abzustimmen.

Auch die d.velop AG unterzieht sich und ihren Lösungen regelmäßige Audits. Hier geht es vor allem darum, sicher zu stellen, dass Kunden jederzeit die Möglichkeit haben den aktuellsten regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden. Unsere Lösungen schaffen so die Basis für ein GoBD-konformes Dokumentenmanagement und unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

Dokumentenmanagement von d.velop

Thomas Buddendick

Inbound Marketing Manager, d.velop AG