Belege digital archivieren: so klappt’s garantiert!

Belege digital statt in Papierform archivieren

„Keine Buchung ohne Beleg.“ Kaum eine Aussage verkörpert eines der zentralen Prinzipien der GoBD besser als dieser alte Buchhaltungsgrundsatz. Gemäß dem Belegprinzip muss jedem Geschäftsvorfall ein sachlich korrekter Beleg zugrunde liegen. Was ein Beleg ist, warum Belege archiviert werden müssen und worauf es zu achten gilt, wenn Unternehmen Belege digital archivieren wollen, stellen wir in diesem Blogartikel vor.

Was ist ein Beleg?

Ein Beleg ist ein schriftlicher Nachweis für einen Geschäftsvorfall in einem Unternehmen. Er enthält alle wichtigen Informationen. Mindestens setzt sich ein Beleg aus Angaben zu der Vorgangsbezeichnung, Datum und Betrag zusammen. In der Buchführung dient ein Beleg als Beweis für den Zusammenhang zwischen einem realen Vorgang und der erforderlichen Aufzeichnung beziehungsweise Buchung und schafft die Basis für die Richtigkeit buchhalterischen Aufzeichnungen. Dieser Beleg muss laut deutschem Gesetz zehn Jahre lang archiviert werden.

Die Bezeichnung Beleg ist ein Oberbegriff für verschiedene Rechnungsarten. Dazu gehören:

  • Rechnungen
  • Verträge
  • Barquittungen
  • Lieferscheine
  • Auftragsbestätigungen
  • Zahlungsbelege
  • Anträge
  • AU-Belege

Was ist digitales archivieren?

Die Archivierung von Papierdokumenten beschreibt den Aufbewahrungsvorgang und den Erhalt eines Dokumentes im Archiv. Nach der Buchung des Belegs ist dieser noch mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Daher müssen Unternehmen alle Belege in einem Archiv hinterlegen. Dies darf heute in Papierform oder elektronisch erfolgen. Unter der digitalen Archivierung versteht man die Aufbewahrung des Dokumentes in elektronischer Form. Hierfür stellt der Markt bereits viele verschiedene Archivierungssoftwares zur Verfügung. Bei der Auswahl ist allerdings auf die Revisionssicherheit der Software zu achten, um beispielsweise Rechnungen digital archivieren zu können..

Darum sollten Unternehmen Belege digital archivieren

Die Belegsicherung oder Belegarchivierung ist für Unternehmen von besonderer Bedeutung, um die Beweiskraft ihrer Buchhaltung sicherzustellen. Die Aufzeichnungen von steuerpflichtigen Unternehmen werden gemäß §158 der Abgabenordnung (AO) der Besteuerung zugrunde gelegt. Solange kein Anlass gegeben ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden, gehen Finanzämter und deren Prüfer grundsätzlich von der Korrektheit der Buchführung aus. Sollten jedoch nachweisbare Fehler, wie beispielsweise fehlende Belege auftreten, wird das betroffene Unternehmen geeignet zur Besteuerung herangezogen

Für Belege gelten in den meisten Fällen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren. Im BMF-Schreiben aus dem Jahr 2014 heißt es zur Belegsicherung konkret, dass Belege „möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern“ sind. Bei Papierbelegen kann dies beispielsweise durch das Einscannen erfolgen, direkt im Anschluss findet die Archivierung der Papierdokumente statt. Bei elektronischen Belegen hingegen kann die Aufbewahrung, z.B. durch Übertragung in ein revisionssicheres Archiv, gleich komplett automatisiert erfolgen.

Löschen verboten? Papierbelege scannen und archivieren

Die Vorteile, Papierbelege wie Rechnungen gleich digital zu archivieren, liegen auf der Hand. Schließlich sind sie in der physischen Verwaltung und Aufbewahrung teuer. Trotzdem stellen sich bei der elektronischen Ablage von Belegen viele Unternehmen die Frage, ob sie Papierbelege überhaupt digital archivieren dürfen. Dabei gelten für Archivierungen von Papierdokumenten und für Papiervorgänge grundsätzlich die gleichen Voraussetzungen, wie für elektronische Belege.

Ersetzendes Scannen löst das papiergebundene Original ab

Damit sichergestellt werden kann, dass ein eingescannter, digitaler Beleg mit dem Original übereinstimmt, gibt es dennoch einige technische Besonderheiten zu beachten. Hier kommt das „ersetzende Scannen“ und die diesem Verfahren zugrundeliegende Richtlinie TR RESISCAN 03138 ins Spiel. Ziel des ersetzenden Scannens ist es, Papierdokumente so zu erfassen, dass diese anschließend elektronisch weiterverarbeitet, aufbewahrt und das papiergebundene Original anschließend vernichtet werden kann. Eine ausführliche Betrachtung des Themas, inklusive Definition, rechtlichem Rahmen und Tipps für die Umsetzung enthält unser Artikel Ersetzendes Scannen.

Voraussetzung für die digitale Archivierung von Belegen

Bei digitalen Belegen, die bereits in elektronischer Form im Unternehmen eingehen, wird der Scanvorgang übersprungen und es geht gleich an die elektronische Ablage – das liegt in der Natur der Sache. Finanzbehörden akzeptieren digitale Belege in elektronischer Form seit Jahren. Darüber hinaus wird in einigen Bereichen die elektronische Ablage nicht nur empfohlen, sondern ist sogar gesetzlich vorgeschrieben. Trotzdem gibt es auch hier einige Besonderheiten, die beachtet werden müssen. Denn: „Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden“.

Die vier Säulen der elektronischen Archivierung

Grundsätzlich definiert die GoBD die Anforderungen an eine revisionssichere Dokumentenarchivierung. So müssen Belege – egal ob ursprünglich in Papierform oder digital – nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, ordnungsgemäß und unveränderbar aufbewahrt werden, beispielsweise in einem revisionssicheren Archiv. Um Papierdokumente revisionssicher zu archivieren, gibt es für Unternehmen vier zentrale Säulen:

  • die richtige DMS-Software,
  • die passende Hardware,
  • eine Verfahrensdokumentation
  • und eine abschließende Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers.

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