Belege digital archivieren: so klappt’s garantiert!

„Keine Buchung ohne Beleg.“ Kaum eine Aussage verkörpert eine der zentralen Prinzipien der GoBD besser als dieser alte Buchhaltungsgrundsatz. Gemäß dem Belegprinzip muss jedem Geschäftsvorfall ein sachlich korrekter Beleg zugrunde liegen. Die Anforderungen an buchführungspflichtige Unternehmen gehen so weit, dass ein Eigenbeleg erstellt werden muss, falls kein Fremdbeleg vorliegt. Nur so kann der Zusammenhang zwischen dem Vorgang und der letztendlichen Buchung hergestellt werden. Belege schaffen damit die Basis für die Richtigkeit von buchhalterischen Aufzeichnungen und unterliegen auch deshalb besonderen Aufbewahrungspflichten.

Was ein Beleg ist, warum Belege archiviert werden müssen und worauf es zu achten gilt, wenn Unternehmen Belege digital archivieren wollen, stellen wir in diesem Blogartikel vor.

Definition: Was ist ein Beleg?

Ein Beleg ist ein schriftlicher Nachweis für einen Geschäftsvorfall in einem Unternehmen. In der Buchführung dient ein Beleg als Beweis für den Zusammenhang zwischen einem realen Vorgang und der erforderlichen Aufzeichnung beziehungsweise Buchung. Der Begriff Beleg an sich ist ein Oberbegriff für verschiedene Belegarten, wie Rechnungen, Aufträge oder Barquittungen.

Zu den gängigen Belegen gehören:

  • Rechnungen
  • Verträge
  • Barquittungen
  • Lieferscheine
  • Auftragsbestätigungen
  • Zahlungsbelege
  • Anträge
  • AU-Belege

Darum sollten Unternehmen Belege digital archivieren

Die Belegsicherung oder Belegarchivierung ist für Unternehmen von besonderer Bedeutung, um die Beweiskraft ihrer Buchhaltung sicherzustellen. Die Aufzeichnungen von steuerpflichtigen Unternehmen werden gemäß §158 der Abgabenordnung (AO) der Besteuerung zugrunde gelegt, wenn kein Anlass gegeben ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Grundsätzlich gehen Finanzämter und deren Prüfer von der Korrektheit der Buchführung aus. Sollten jedoch nachweisbare Fehler, wie beispielsweise fehlende Belege auftreten, wird das betroffene Unternehmen geeignet zur Besteuerung herangezogen.

Für Belege gilt in den meisten Fällen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Eine Übersicht der Aufbewahrungsfristen von Dokumenten haben wir bereits in einem gesonderten Blogartikel zusammengestellt. Im BMF-Schreiben aus dem Jahr 2014 heißt es zur Belegsicherung konkret, dass Belege „möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern“ sind. Bei Papierbelegen kann dies beispielsweise durch das Einscannen und anschließende Archivieren der Belege erfolgen. Bei elektronischen Belegen hingegen kann die Aufbewahrung gleich komplett automatisiert erfolgen.

Löschen verboten? Papierbelege scannen und archivieren

Die Vorteile, Papierbelege gleich digital zu archivieren, liegen auf der Hand. Schließlich sind sie in der physischen Verwaltung und Aufbewahrung teuer. Trotzdem stellen sich bei der elektronischen Ablage von Belegen viele Unternehmen die Frage, ob sie Papierbelege überhaupt digital archivieren dürfen. Dabei gelten für Papiervorgänge grundsätzlich die gleichen Voraussetzungen, wie für elektronische Belege.

Damit sichergestellt werden kann, dass ein eingescannter Beleg mit dem Original übereinstimmt, gibt es dennoch einige technische Besonderheiten zu beachten. Hier kommt das „ersetzende Scannen“ und die diesem Verfahren zugrundeliegende Richtlinie TR RESISCAN 03138 ins Spiel. Ziel des ersetzenden Scannens ist es, Papierdokumente so zu erfassen, dass diese anschließend elektronisch weiterverarbeitet, aufbewahrt und das papiergebundene Original anschließend vernichtet werden kann. Eine ausführliche Betrachtung des Themas, inklusive Definition, rechtlichem Rahmen und Tipps für die Umsetzung enthält unser Artikel Ersetzendes Scannen.

In vier Schritten zur digitalen Belegarchivierung

Bei Belegen, die bereits in elektronischer Form im Unternehmen eingehen, wird der Scanvorgang übersprungen und es geht gleich an die elektronische Ablage – das liegt in der Natur der Sache. Finanzbehörden akzeptieren Belege in elektronischer Form seit Jahren. Darüber hinaus wird in einigen Bereichen die elektronische Ablage nicht nur empfohlen, sondern ist sogar gesetzlich vorgeschrieben. Trotzdem gibt es auch hier einige Besonderheiten, die beachtet werden müssen. Denn „eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden“.

Grundsätzlich definiert die GoBD die Anforderungen an eine revisionssichere Dokumentenarchivierung. So müssen Belege – egal ob ursprünglich in Papierform oder digital – nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, ordnungsgemäß und unveränderbar aufbewahrt werden. Um Dokumente revisionssicher zu archivieren, gibt es für Unternehmen vier zentrale Säulen: Die richtige DMS-Software, die passende Hardware, eine Verfahrensdokumentation und eine abschließende Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers.

Um alle Fragen der digitalen Belegarchivierung abschließend zu beantworten, haben wir in einem kostenfreien Webinar mit dem Rechtsanwalt und Experten für IT-Recht, Christian Völkel (KREMER RECHTSANWÄLTE), die fünf wichtigsten rechtlichen Anforderungen an eine digitale Aktenführung für Sie zusammengestellt:

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