Ein in einfacher elektronischer Form unterschriebener befristeter Arbeitsvertrag genügt nicht den Formvorschriften für eine wirksame Befristung. Zur Erfüllung der Schriftform hätte es einer handschriftlichen Unterschrift oder einer qualifiziert elektronischen Signatur (qeS) bedurft, urteilen Arbeitsgerichte.
Das Thema
Nach der Pressemitteilung (43/21) des Arbeitsgerichts Berlin vom 26. Oktober 2021 genügt ein von beiden Seiten in einfacher elektronischer Form unterschriebener befristeter Arbeitsvertrag nicht den Formvorschriften für eine wirksame Befristung (Urteil vom 28.09.2021, Aktenzeichen 36 Ca 15296/20). Zur Erfüllung der Schriftform hätte es einer handschriftlichen Unterschrift oder einer qualifiziert elektronischen Signatur (qeS) bedurft. Der Arbeitsvertrag gelte infolgedessen als auf unbestimmte Zeit geschlossen.
Große Unsicherheiten bei Verwendung digitaler Unterschriften
Unternehmen setzen vermehrt auf eine rein digitale Organisation ihrer HR-Prozesse. In der Praxis bestehen in Bezug auf die rechtssichere Verwendung digitaler Unterschriften jedoch nach wie vor große Unsicherheiten, wie zuletzt bereits im Blogartikel „“ ausführlich dargestellt. Dies zeigen auch die sich häufenden arbeitsgerichtlichen Verfahren im Zusammenhang mit nicht eingehaltener Schriftform wie der aktuelle Fall des Arbeitsgerichts Berlin.
Ein weiterer prominenter Fall ist das Berliner Startup Gorillas, welches sich derzeit einer zweistelligen Anzahl von Entfristungsklagen ausgesetzt sieht. Auch Gorillas hat – man munkelt aus Kostengründen – befristete Arbeitsverträge mit einfachen elektronischen Signaturen geschlossen. In den Verfahren wurden bisher keine Urteile gefällt, allerdings ist zu erwarten, dass die Arbeitsverträge mangels Schriftform ebenfalls auf unbestimmte Zeit geschlossen wurden.
Strenge Formerfordernisse bei befristeten Arbeitsverträgen
Bei befristeten Arbeitsverträgen müssen im Gegensatz zu „normalen“ Arbeitsverträgen recht strenge Vorgaben eingehalten werden. Normale Arbeitsverträge können grundsätzlich auch mündlich geschlossen werden. Bei befristeten Arbeitsverträgen gilt eine strengere Form, nämlich die sogenannte Schriftform.
Das hat zur Folge, dass die Verträge entweder per Hand oder mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) signiert werden müssen.
Eine qeS ist eine spezielles Zertifizierungsverfahren und wird in der Praxis bisher wenig verwendet. Die qeS ist nicht zu verwechseln mit einer einfachen oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur, welche mittlerweile von vielen Dienstleistern online angeboten wird. (Überblick zu drei Arten der E-Signatur).
Unkenntnis der Rechtslage kann fatale Folgen haben
Insbesondere junge und digital aufgestellte Unternehmen scheinen diese strengen Vorgaben nicht auf dem Schirm zu haben. Zu verlockend in die Vielfalt an Dienstleistern, die eine komplette Digitalisierung der HR-Prozesse versprechen.
Die Folgen sind fatal: Wenn die Schriftform bei befristeten Arbeitsverträgen nicht eingehalten wird, ist die ganze Befristung unwirksam. Aus dem befristeten Arbeitsvertrag wird dann ein unbefristeter Arbeitsvertrag, der nur noch unter den strengen Regeln des Kündigungsschutzgesetzes beendet werden kann. Das gilt übrigens auch für die Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrags, z.B. wenn ein auf ein Jahr befristeter Arbeitsvertrag noch einmal um ein weiteres Jahr verlängert werden soll.
Im Zweifel lieber per Hand unterschreiben und Originale aufbewahren
Wer befristete Arbeitsverträge schließt, sollte sicherstellen, dass die Schriftform eingehalten wird. Es gibt mittlerweile einige Anbieter, die eine qeS ganz komfortabel per Video-Ident-Verfahren anbieten, welches sich jedoch erst ab einer gewissen Anzahl an Signaturen lohnt. Die Schriftform ist – sofern keine qeS verwendet wird – jedenfalls immer dann gewährleistet, wenn beide Seiten entweder je ein oder das gleiche Exemplar handschriftlich unterschreiben.
Um die Einhaltung der Schriftform notfalls gerichtlich beweisen zu können, sollten zudem die Originale aufbewahrt werden.
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