Rechtssichere elektronische Archivierung – Ein Standard in der EU? Mitnichten…

Elektronsiche Archivierung in Italien
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Allein wer nach deutschem Recht seine Dokumente rechtssicher – oder wie man zumeist hört revisionssicher – digital speichern möchte, hat die ein oder andere Reglementierung zu beachten. Schnell ist man dann geneigt davon auszugehen, dass diese Reglementierungen auf europäischem Recht basieren und dementsprechend auch in anderen EU-Staaten Gültigkeit haben. Dass das mitnichten so ist, zeigt sich deutlich am Beispiel Italien. Denn hier gelten im Vergleich zu Deutschland, sowie zu anderen EU-Staaten, abweichende Regelungen.

Warum revisionssicher archivieren?

Das Thema der revisionssicheren Archivierung, bzw. der rechtskonformen Archivierung, ist in den meisten Ländern kein Muss, sondern ein Kann. Dennoch setzen mehr und mehr Unternehmen auf entsprechende Lösungen. Die Gründe dafür sind vielschichtig:

1. Sind Dokumente entsprechend geltenden Gesetzen digital abgelegt, können die dazugehörigen Papierdokumente (z.B. bei papierbasierten Eingangsrechnungen) vernichtet werden. Das spart langfristig gesehen einiges an Platz. Vor allem vor dem Hintergrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen geschäftlicher Dokumente.

2. Ausgehende Rechnungen müssen bei einer entsprechenden Archivierung gar nicht erst gedruckt werden, sondern werden komplett digital verarbeitet. So können Belege aus dem ERP-System direkt in digitaler Form an das entsprechende ECM/Dokumentenmanagement-System übergeben werden, was den Papierbedarf deutlich reduziert.

3. Die gesetzeskonforme, digitale Archivierung sorgt zudem dafür, dass Dokumente nicht mehr mehrfach kopiert die Runde im Unternehmen machen, da jeder Mitarbeiter, der Zugriff auf das Dokument haben muss, dieses jederzeit über die entsprechende Archivierungs-Lösung (in der Regel ein ECM/DMS-System) auffinden kann.

4. Final bietet die rechtssichere Archivierung den Vorteil der schnellen Auffindbarkeit von Dokumenten, da diese nicht in Papierarchiven und so genannten Schattenakten schlummern, sondern jederzeit mit wenigen Mausklicks direkt am PC des Benutzers zur Verfügung stehen – sofern der Benutzer entsprechende Zugriffsrechte besitzt.

Rechtlicher Rahmen in Italien

Insbesondere in Italien setzt die Regierung stark auf die Digitalisierung beim Austausch von Dokumenten und Rechnungen jeglicher Art. In diesem Zusammenhang wurden bereits 2004 erste gesetzliche Regelungen von Seiten des Finanzministeriums erlassen, die sich dem Thema der rechtssicheren Archivierung widmen. Diese Erlasse wurden in den Folgejahren weiter ausgebaut, modifiziert und durch diverse weitere Richtlinien – z.B. das Dekret des Präsidenten des Ministerrats vom 03.12.2013 oder aber den Ministererlass vom 17.06.2014 – ergänzt. Final wurde mit den diversen Richtlinien die Basis geschaffen, um Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Gesellschaftsbücher oder Buchhaltungsjournale digital aufbewahren zu können und die dazugehörigen Papierversionen zu vernichten.

Rechtssicher archivieren nach italienischem Recht

Grundsätzlich sind einige Bestimmungen, die man im Bereich der rechtssicheren Archivierung auch in Deutschland oder zum Beispiel in Österreich kennt, auch in Italien zu finden:

  • Unveränderbarkeit der Daten: Die Dokumente müssen in einer Form abgelegt werden, die dafür sorgt, dass die Dokumente nicht veränderbar sind. Hier spielt zum Beispiel die Wahl des Formats (PDF, TIFF) eine entscheidende Rolle. Auch entsprechende Speicher-Systeme (WORM) können diesen Punkt sicherstellen. Hier spielt zudem auch der Punkt der langfristigen Lesbarkeit eine Rolle. Sprich: Die Dokumente müsse auch über eine längere Zeitspanne noch lesbar sein, was bei der Wahl des Dateiformates durchaus eine Rolle spielt.
  • Verpflichtendes Handbuch zur digitalen Archivierung („manuale della conservazione“): Was man in Deutschland als so genannte Verfahrensanweisung kennt, wurde in Italien mit dem Ministererlass vom 17.06.2014 ebenfalls eingeführt. In diesem Handbuch muss der eigentliche Vorgang der Archivierung dokumentiert sein. Das Handbuch muss dabei Fragen wie „Wo kommen die Dokumente her“, „Wie werden die Dokumente archiviert“ oder „Wer ist für die Archivierung verantwortlich“ beantworten.

Ergänzend zu diesen zwei Säulen der digitalen, rechtssicheren Archivierung gibt es in Italien aber zudem noch ergänzende Regelungen, die zwingend zu beachten sind:

  • Aufbringen eines digitalen Zeitstempels („marca temporale“) sowie einer digitalen Signatur („firma digitale qualificata“): Diese beiden Maßnahmen sollen sicherstellen, dass Zeitbezug, Echtheit und Vollständigkeit des digital gespeicherten Dokumentes gewährleistet sind. Zudem hilft der digitale Zeitstempel, die Anforderung der chronologischen Ordnung der digital gespeicherten Dokumente zu garantieren.
  • Jederzeitige Vorzeigbarkeit der Dokumente: In Ergänzung zu vorgenannten Punkten sieht die italienische Rechtsprechung zudem vor, dass digital archivierte Dokumente jederzeit vorzeigbar sind. Dabei muss eine Suche nach definierten Kriterien – Vor- und Nachname bzw. Firmenname, Steuernummer, Mehrwertsteuernummer und Datum – möglich sein. Zudem müssen diese Kriterien im Rahmen einer Suche nach Dokumenten auch beliebig kombiniert nutzbar sein, was aber in der Regel durch alle ECM/DMS-Systeme gewährleistet werden kann.
  • Zudem muss eine für den Vorgang der rechtssicheren Archivierung verantwortliche Person (der so genannte „responsabile della conservazione“) formell von der Geschäftsführung ernannt im oben erwähnten Handbuch vermerkt werden.

Rechtssicher archiviert in Italien – ein grober Ablauf

Grundsätzlich lässt sich der Vorgang der rechtssicheren Archivierung nach italienischem Recht grob in folgende Schritte unterteilen:

1. Das Dokument wird auf einem Datenträger, der die Sicherheit und Lesbarkeit des Dokumentes über die gesetzlich erforderliche Frist sicherstellt, gespeichert.

2. Die qualifizierte, digitale Signatur („firma digitale qualificata“) wird auf jedes einzelne, digital archivierte Dokument angebracht.

3. Der digitale Zeitstempel („marca temporale“) wird auf die bereits signierten Dokumente aufgebracht. Dies kann pro Dokument erfolgen oder aber auf eine Sammlung von Dokumenten – z.B. alle Dokumente eines Monats oder Quartals.

Sind diese Schritte im Rahmen der digitalen Archivierung abgeschlossen und die oben genannten Punkte (Handbuch, verantwortliche Person bestimmt, etc.) ebenfalls gewährleistet, können papierbasierte Dokumente, die nach gesetzlichen Vorschriften aufzubewahren wären und die durch entsprechende digitalisierte Versionen ersetzt wurden, vernichtet werden.

Sauber definiert – sauber umgesetzt

Der wesentliche Vorteil im Bereich der rechtssicheren Archivierung nach italienischem Recht: Die Reglementierungen zum „Wie“ sind hier sehr stringent und durchgehend definiert, so dass eine entsprechende Umsetzung begleitet durch einen kompetenten Partner jederzeit möglich ist. Dabei unterstützen nahezu durchgängig (Ausnahme ist sicherlich das zu erstellende Handbuch) standardisierte Lösungen aus dem Bereich ECM/DMS diese Umsetzung.

Kurzum: Auch, wenn die rechtssichere Archivierung nach italienischem Recht durchaus von Regelungen anderer EU-Ländern abweicht, so bietet sie doch eine gute und vor allem basierend auf Standards umzusetzende Möglichkeit, interne Prozesse deutlich zu vereinfachen und zu optimieren.

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