10 Gründe in Zukunft auf Storage-Hardware zu verzichten

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Die Datenmassen in Unternehmen wachsen unaufhörlich. Das Informationsvolumen steigt und steigt. Das betrifft vor allem unstrukturierte Daten wie Word-Dokumente, E-Mails oder PDFs. Diese Daten müssen gespeichert, gesichert und archiviert werden. Unternehmen, die noch auf eigene Storage Hardware setzen, um Dokumenten(-prozesse) zu verwalten, sehen sich zunehmend mit folgenden 4 Herausforderungen konfrontiert.

Storage Hardware für das Dokumentenmanagement schafft Herausforderungen

1) Hohe Kosten durch Hardware-Storage

Auch wenn die Preise für Festplatten und SSDs in den vergangenen Jahren kontinuierlich gesunken sind, muss ein Unternehmen bei stark wachsender Datenmenge mit zusätzlichen Hardware-Kosten rechnen. Hinzu kommt, dass viele IT-Verantwortliche dazu tendieren, zu viel (unnötigen) Storage einzukaufen, um nicht in die Situation zu geraten, dass der zur Verfügung stehende Speicher nicht ausreicht.

2) Zyklische Migrationskosten von Hardware zu Hardware

Da die Hardware in zyklischen Zeitabständen aufgrund des Alters abgelöst werden und wieder ersetzt werden muss, wird nicht nur der Zu- oder Neukauf von Hardware notwendig, sondern auch eine aufwändige Migration der Daten erforderlich.

3) Risiko der Unterlizenzierung von Storage-Kapazität

Häufig basieren Lizenzen bei on-premises Nutzungsmodellen auf dem zu sichernden Volumen. Die Lizenzkosten pro TB sollte man dabei im Blick haben. Ist man unterlizenziert – also speichert man mehr – als man geplant bzw. lizenziert hat, muss nachlizenziert werden und dies kommt möglicherweise im „Worst Case“ extrem unerwartet.

4) Multiredundantes Storage-System ist komplex zu erstellen

Bei einer Spiegelung an einen zusätzlichen Standort oder in einen anderen Brandabschnitt kommt gewiss noch mehr Datenspeicher dazu. Für die Aufbewahrung der zusätzlichen Daten benötigt man Platz und Infrastruktur (z.B. Stromanschluss und Kühlung) im eigenen Unternehmen oder Rechenzentrum. Die Investitionsaufwände und Organisationskosten liegen hier gut und gerne im mehrstelligen Bereich.

Was also tun in puncto Speicher für das eigene DMS und die darin enthaltenden Dokumente. Mit dem d.velop cloud storage lässt sich auf eigene Storage-Systeme verzichten und Daten können sicher, performant und revisionskonform in der Cloud archiviert werden. Die kostspielige Beschaffung und Wartung von Hardware-Storage-Systemen entfällt dabei komplett und damit auch alle der eingangsgenannten Herausforderungen!

Das sind die 10 Gründe für den Wechsel zum Cloud-Speicher

  1. Flexibles Volumen – Im Gegensatz zum eigenen Hardware-Storage steht unlimitierter Speicher flexibel buchbar zur Verfügung. Man zahlt nur für das, was man benötigt und behält die volle Kostenkontrolle.
  2. Beständiges System – d.velop cloud storage wird von d.velop betrieben und laufend aktualisiert. Um die Beschaffung oder Wartung von Hardware muss sich keine Gedanken gemacht werden.
  3. Kostengünstig – Es muss nur der Speicher gezahlt werden, der gebucht und belegt ist. Hohe und wiederkehrende Investitionen in Hardware fallen komplett weg.
  4. Sicher und hochverfügbar – Als SaaS liegt die Verantwortung des Betriebs und die Wartung des Speichers bei der d.velop AG.
  5. Speicherort Deutschland – d.velop cloud wird auf zertifizierten Systemen in Deutschland betrieben. Dort werden alle Daten abgelegt, dort bleiben sie – mit Sicherheit.
  6. Verschlüsselt – Dokumente werden in der Hoheit des Besitzers ver- und entschlüsselt. Der zugehörige Schlüssel wird auf den eigenen Systemen generiert und ist dem Besitzer bekannt. Mit den bewährten d.velop Encryption Services werden Daten bereits mit dem Upload verschlüsselt (AES-256-Verschlüsselung mit CFB-128 Cipher Feedback) und bleiben es solange bis sie durch eigene Initiative entschlüsselt werden.
  7. Einfache Verwaltung – Die komplette Administration von d.velop cloud storage verantwortet d.velop. Das eigene IT-Team konfiguriert lediglich den d.velop storage manager – wie gewohnt.
  8. Support – d.velop cloud Experten unterstützen bei Bedarf und auf Wunsch bei der Einrichtung.
  9. Redundanz – Die Daten werden redundant auf mehreren Servern und in mehreren Rechenzentren im Großraum Frankfurt am Main gespeichert.
  10. Lebensdauer – d.velop cloud storage nutzt die S3-Technology, welche laut dem US-amerikanischem Cloud-Computing AWS eine Objektlebensdauer von 99,999999999% gewährleistet.

So sieht der Return on Investment aus!

It is all about the money. Natürlich ist eines der ausschlaggebenden Argumente für eine Umstellung die Kosteneinsparung. Der Vorteil am Cloud Storage? Man zahlt nur den Speicher, den man konsumiert. Zum Vergleich werden in der nachfolgenden Grafik die kumulierten Aufwände für den Kunden am Beispiel des d.velop cloud storage und einem Sekundärspeicher (öffentlicher Listenpreis) im Zeitverlauf von 5 Jahren dargestellt:

Der Kunde steigert sich im Laufe von 5 Jahren von einem auf fünf TB und kann dadurch 17.500 € sparen, bei höherer Liquidität.

Unternehmensinformationen aus dem eigenen Dokumentenmanagement-System in die Cloud schicken

Angesichts der Datenflut müssen Unternehmen nach Wegen suchen, auf denen sie die explodierenden Kosten für Speicher, Backup und Archivierung in den Griff bekommen können. Bevor nun IT-Verantwortliche ihre Unternehmensinformationen aus dem eigenen Dokumentenmanagement-System in die Cloud schicken, sollten sicherlich Technik und Service-Level genau geprüft und gemeinsam besprochen werden. Sehr gut lassen sich die anfallenden Kosten für die Cloud unter die Lupe nehmen und mit dem Aufwand im eigenen Haus vergleichen. In vielen Fällen wird sich die Umstellung auf den Cloud Storage sicherlich lohnen.

Sollten Sie sich jetzt davon überzeugen wollen, dass die d.velop cloud Storage Lösung den ISO-Normen entspricht, gemäß PS880 geprüft und zertifiziert ist, und die revisionssichere Ablage von Dokumenten ermöglicht, werfen Sie eine Blick ins Webinar mit dem d.velop Experten Malte Kohnen. Der Cloud-Kenner wird Ihnen im Webinar außerdem alle Fragen zu Implementierung und Migration in Ihre d.velop DMS-Lösung beantworten.

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