Die 5 größten Mythen des Dokumentenmanagements

Der anhaltende Trend zur Digitalisierung birgt jede Menge Chancen – und Herausforderungen. Nur, wer sich heute digital aufstellt, wird in Zeiten disruptiver Technologien und neuer Geschäftsmodelle langfristig als Unternehmen am Markt bestehen können. Leider entsteht aus der Not heraus oft ein Aktionismus, der sich auf Halbwahrheiten bezüglich der Technologien stützt, die vermeintlich helfen können, die Herausforderungen zu bewältigen. Digitales Dokumentenmanagement (DMS) ist eine davon. Höchste Zeit also, einmal mit den fünf größten Mythen des Dokumentenmanagements aufzuräumen. Also los:

1. Digital ist alles besser

Wenn es doch nur so wäre! Fakt ist aber: Wenn Sie lediglich beginnen, Ihre Dokumente einzuscannen und damit zu digitalisieren, ist noch gar nichts gewonnen. Wo archivieren Sie die Informationen, damit Sie jederzeit bequem darauf zugreifen können? Was passiert, wenn jemand plötzlich einen Vertrag ändern möchte, der vor einem Jahr digitalisiert wurde? Drucken Sie diesen dann aus, um ein paar Änderungen vorzunehmen? Welche Version ist dann die richtige? Der ehemalige Bitkom-Präsident Thorsten Dirks brachte es treffend auf den Punkt: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess“. Es geht also vielmehr darum, eine konsequente Digitalisierung als Basis für bessere Prozesse zu begreifen. Das heißt aber nicht, dass diese Abläufe an sich nicht permanent und objektiv auf den Prüfstand gestellt werden müssten, um in sich effizienter zu werden. Digitalisierung macht also nicht „alles besser“ – aber sie ist der Schlüssel zum Bestehen im digitalen Wandel und die zwingende Grundvoraussetzung, um auf dieser Basis in die Gestaltung digitaler Prozesse einzusteigen.

2. Dokumentenmanagement bietet Revisionssicherheit auf Knopfdruck

Um zu verstehen, inwieweit ein Dokumentenmanagement System bei der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen unterstützen kann, sollten wir zunächst einmal einen Blick darauf werfen, was Revisionssicherheit bei digitalen Dokumenten überhaupt bedeutet. Der Begriff orientiert sich grundsätzlich am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.

In Deutschland müssen elektronische Archivsysteme den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. 1)

Der springende Punkt dabei ist dieser: Allgemein gültige Zertifizierungen für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwareprodukte gibt es nicht. Wer also verspricht, mit einer DMS-Lösung Revisionssicherheit für das gesamte Unternehmen auf Knopfdruck zu bieten, der lügt. Ein Softwarehersteller ist lediglich in der Lage, beispielsweise ein GoBD-konformes Archivsystem anzubieten. Somit ist sichergestellt, dass die Software analog zu gesetzlichen Vorgaben agiert.

Die tatsächliche Revisionssicherheit einer Lösung wird jedoch in der Regel von Wirtschaftsprüfern individuell beim einzelnen Anwenderunternehmen geprüft und beinhaltet die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens, die Nutzung der eingesetzten Hard- und Softwaresysteme, die Qualität der Informationen und Prozesse sowie den sicheren Betrieb. Es ist aber unbestritten, dass ein funktionierendes Dokumentenmanagement dabei als technologische Basis den erfolgreichen Abschluss einer solchen Prüfung um ein Vielfaches erhöht.

3. DMS macht den Traum vom papierlosen Büro wahr

Schön wäre es! Seriöse DMS-Anbieter sprechen schon lange nicht mehr vom „papierlosen Büro“ – einfach, weil es vor allem aus gesetzlichen Gründen heute (noch) nicht möglich ist, tatsächlich sämtliche papiergebundenen Informationen ausschließlich digital aufzubewahren und zu verwalten.

Der Gesetzgeber verlangt bei bestimmten Schriftstücken noch immer (zumindest zusätzlich zur digitalen Version) die Papierform, auch wenn es technisch völlig problemlos möglich ist, auch diese Dokumente digital vorzuhalten. Dies wird auch getan, es ist jedoch nicht erlaubt, diese Dokumente nach dem Scannen einfach zu vernichten. So müssen Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse (Handels- und Steuerrecht) sowie Unterlagen im Zusammenhang mit Zollanmeldungen (Steuerrecht) prinzipiell zusätzlich im Original aufbewahrt werden. Das gilt auch für bestimmte Dokumente mit Urkundencharakter, z. B. für Notarverträge und für Dokumente, deren besondere Beschaffenheit (Papierstruktur, Wasserzeichen o. ä.) beim Digitalisierungsvorgang beschädigt werden oder verloren gehen könnte.

So bleibt der Traum vom wirklich papierlosen Büro zumindest vorerst eine Vision. Doch nur mit einer Vision im Kopf kann man diesem großen Ziel Schritt für Schritt näherkommen. Heute ist also allenfalls ein „papierarmes Büro“ tatsächlich realistisch – es klingt aber einfach nicht so sexy.

4. Dokumentenmanagement ist ein Projekt für die IT-Abteilung

Im Gegenteil. Wer wirklichen Nutzen aus den Vorteilen des digitalen Umgangs mit Unternehmensinformationen schöpfen will, muss vielmehr auf höchster Ebene beginnen – auch wenn vielleicht die letztendliche technische Implementierung federführend von der IT begleitet wird.

Die Tragweite der Digitalisierung wird oft verkannt. Denn der Einsatz eines DMS als Tool zur Digitalisierung erfordert ein grundsätzliches Umdenken vor allem in den Vorstandsetagen. Es geht permanent darum, seine eigenen Geschäftsprozesse auf den Prüfstand zu stellen und sich die Frage zu stellen, in welchen konkreten Fachbereichen welche Abläufe durch digitale Unterstützung optimiert werden können. Nur so ist es möglich, Schwachstellen entlang der internen Prozesskette aufzudecken und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Software greift dabei tief in sämtliche Unternehmensprozesse ein.

Digitalisierung betrifft als strategisches Change-Projekt also das ganze Unternehmen – und damit auch und im Besonderen die Einführung eines DMS-Systems als einer der Schlüssel zur Digitalisierung. Anders gesagt: Die Einführung eines derartigen Systems ist in erster Linie eine Organisationsfrage und erst in zweiter Instanz ein Technologieprojekt.

5. Dokumentenmanagement in der Cloud ist unsicher

Ist das so? Ist also die Archivierung auf Servern, die im Keller eines Unternehmens stehen und im Falle eines Unwetters oder Brandes den Naturgewalten schutzlos ausgeliefert sind, sicherer? Zugegeben, das war bewusst provokant formuliert, in der Sache aber durchaus sinnvoll und angebracht. Denn absolute Sicherheit kann es nie geben. Weder On-Premises noch in der Cloud. Selbstverständlich sind dabei ganz besondere Herausforderungen zu berücksichtigen, wenn vertrauliche, digitale Daten den Unternehmenskontext verlassen.

Dennoch sollten sich Anwender keinerlei Sorgen um die Datensicherheit und den Datenschutz in der Cloud machen, sofern sie für die Bereitstellung einen seriösen Cloudanbieter mit zertifizierten, redundant gesicherten Servern in deutschen Rechenzentren nutzen. Wie Sie solche Anbieter erkennen, haben wir bereits in einem Artikel an anderer Stelle thematisiert.

Die vielen Vorteile bezüglich der Schnelligkeit, einfachen Verfügbarkeit und nutzungsabhängigen Abrechnung von Cloudlösungen auch im DMS-Bereich sind nicht Gegenstand dieses Artikels, obwohl sie ebenfalls nicht von der Hand zu weisen sind.

DMS-Cloudlösungen sind heute durchaus in der Lage, sowohl die Anforderungen des Gesetzgebers an ein GoBD-konformes Archiv abzubilden als auch durch sichere (End-to-End) Verschlüsselungsstandards und individuelle Rechtevergabe höchsten Sicherheitsansprüchen zu genügen. Insofern ist Dokumentenmanagement in der Cloud, wie es beispielsweise die d.velop in unterschiedlichen Ausprägungen mit d.velop cloud bietet, mindestens ebenso sicher wie die Installation und der Betrieb im eigenen Unternehmen. Es steht dem Anwender frei, zu entscheiden, ob und wann er den Betrieb seines DMS ganz oder teilweise in die Cloud übertragen möchte, ohne dabei Sicherheitsrisiken einzugehen. Die technischen Voraussetzungen sind jedenfalls gegeben und leistungsfähige Lösungen am Markt ebenfalls vorhanden.

d.velop Blog Abo


1) https://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit

Stefan Olschewski

Head of Corporate Communications, d.velop AG