Die Cloud im Mittelstand: Drei gute Gründe, warum Sie starten sollten!

Cloud und Mittelstand finden langsam zueinander

Vor allem bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) nimmt die Nutzung von Cloud-Lösungen stark zu. Laut Cloud Monitor der Bitkom schließen KMU bei der Cloudnutzung zu den Großen auf. Man merkt deutlich, dass das Thema Cloud Services durch alle Branchen hinweg an Beliebtheit gewinnt. Vor nicht allzu langer Zeit war dies noch nicht der Fall. Die Bedenken waren groß, wenn es um das Thema Cloud Computing im eigenen Unternehmen ging. Das lag unter dem Strich mitunter einfach daran, dass der Mehrwert nicht ganz klar war. Das ist heute nicht mehr der Fall. Warum ist das so? Und warum sollte gerade der Mittelstand genau jetzt in die Cloud starten?

Fast alle Firmen erkennen die Einfachheit von Cloud-Lösungen, denn die Komplexität vieler IT-Themen im Unternehmen lassen sich durch den Einsatz einer Cloud-Lösung stark reduzieren. Kurze bzw. überschaubare Laufzeiten und einfache Konsumierbarkeit sorgen dafür, dass der Mittelstand mutiger wird, die Cloud für sich in diversen Ausprägungen auszuprobieren. Und erst im täglichen Einsatz werden viele Vorteile der Cloud erst wirklich sichtbar.

Der Start in die Cloud bedarf nicht immer langer Vorbereitung

Die klare Empfehlung in Sachen Cloud: Zeigen Sie sich experimentierfreudig. Vielleicht heißt das sogar, Mut zur Lücke zu beweisen. Man sollte und kann mit der Cloud flexibel wachsen. Stellt sich eine positive Begeisterung nach ersten Versuchen ein, fallen die nächsten Schritte entsprechend leichter. Einige Unternehmen starten einfach damit, Basis-Technologien, beispielweise im Bereich der Office Anwendungen, in die Cloud zu verlagern. Andere beginnen bereits mit komplexeren Themen und Projekten, die sich aus einer konkreten Notwendigkeit im Unternehmen innerhalb einer Fachabteilung heraus ergeben. Als Beispiele seien hier nur einmal vollständig in der Cloud laufende HR-Lösungen, eine digitale Personalakte oder ein „Basis ECM-Paket“ mit grundlegenden Dokumentenmanagement-Funktionen. Der Phantasie sind hier praktisch keine Grenzen gesetzt, mit einem einfachen Teilschritt zu einem bezahlbaren Preis erste Cloud-Erfahrungen zu sammeln.

Grundsätzlich sollte man sich aber bei allen Cloud-Vorhaben immer im Klaren darüber sein, welchen Nutzen man sich durch die Bereitstellungsform in der Wolke verspricht. Und ob dieses Nutzenversprechen im Verhältnis zu den Kosten einer Realisierung steht.  Bei der eigentlichen Umsetzung angekommen, stellt sich früher oder später fast automatisch die Frage nach dem richtigen Modell für die Cloud.

Public, private oder hybrid – mit welchem Cloud-Modell fährt man richtig?

Diese Entscheidung sollte immer im Einzelfall betrachtet werden. Für Unternehmen gibt es hier kein Patentrezept. Es kann historische, konzeptionelle oder andere Gründe geben, warum man sich für das eine oder gegen das andere Modell entscheiden sollte. Fest steht aber: Auch der Umgang mit sensiblen Daten bedarf heute längst nicht mehr der private Cloud, denn hochsichere Rechenzentren in Deutschland, umfassende Zertifizierungen und mehrfache Verschlüsselungen sorgen dafür, dass auch beispielsweise Personalinformationen ohne Angst vor Datenverlust durchaus auch in einer public Cloud auf externen Servern vorgehalten werden können. Für eine individuelle Entscheidungsfindung sollte man hier unbedingt auf die Expertise verlässlicher Partner und Anbieter zurückgreifen und sich beraten lassen, welche Cloud am besten zu den eigenen Bedürfnissen und Anforderungen passt.

Als Kunde sollte man allerdings unabhängig vom Modell immer sichergehen, dass der Transfer zwischen dem Hosting-Center und den eigenen Schnittstellen zum operativen Geschäft reibungslos und sicher abläuft. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, auf etablierte Partner zu setzen, die zum einen die richtigen Strukturen bereitstellen und zum anderen auf einen großen Erfahrungsschatz in einer Vielzahl an Projekten zurückgreifen können. Die Suche nach erfolgreichen Best Practices lohnt sich also.

Drei gute Gründe, warum der Mittestand jetzt in die Cloud einsteigen sollte

1) Niedrigere Lizenzkosten und nutzungsbasierte Abrechnung

Die Lizenzierung von Software einschließlich der Software-Wartung und damit auch das klassische Software-Lizenzmanagement verliert beim Cloud Computing mehr und mehr an Bedeutung. Früher waren mit dem Erwerb einer Softwarelizenz in der Regel große Aufwände und entsprechende Kosten für Implementierung und Schnittstellenkonfiguration verbunden. Im Rahmen einer Cloud-Bereitstellung fallen diese Aufwände weg – das bedeutet gleichzeitig einen Abschied vom klassischen Lizenzmodell. Eine flexiblere Preisgestaltung abhängig von der tatsächlichen Anwendung wird möglich. Denn vergütet wird ein Anbieter vielmehr auf der Grundlage zumeist nutzungsabhängiger Abrechnungsmodelle für IT-Services. In diesen Services sind dann in der Regel auch bereits die Kosten für die Zurverfügungstellung der Software sowie für deren Wartung und Support mit eingerechnet.

2) Weniger IT-Aufwand durch externen Betrieb

Einer der großen Mehrwerte der Cloud liegt im Outsourcing von IT-Aufwänden. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen stellt die interne IT oftmals eine Notwendigkeit dar, um im Wettbewerb um effiziente Prozesse mithalten zu können. Es wird aber zunehmend schwieriger, die IT-Unterstützung gerade in komplexen Systemumgebungen aus eigener Kraft zu bewältigen. Dafür heißt es nämlich, qualifizierte und gleichzeitig bezahlbare Mitarbeiter zu finden. Kein einfaches Unterfangen in Zeiten des Fachkräftemangels. Wenn Unternehmensanwendungen über den Browser von einem externen Dienstleister bezogen werden können und dort auch administriert, gepflegt und betreut werden, ergeben sich gerade für KMU neue, wertschöpfende Potenziale in und mit der Cloud.

3) Services individuell skalieren

Neben den wesentlich geringeren IT-Aufwänden und flexiblen Abrechnungsmodellen ist die individuelle Skalierbarkeit der tatsächlich genutzten Dienste das ausschlaggebende Kriterium für einen erfolgreichen Einsatz im Mittelstand. Ohne aufwändige Installation vor Ort lassen sich entsprechende Fachlösungen praktisch auf Knopfdruck online buchen und unmittelbar einsetzen. Sollte sich später der Bedarf nach umfassenderen Services ergeben, indem zum Beispiel die bisher genutzte digitale Archivierung des Unternehmenswissens um einen Workflow zur elektronischen Bearbeitung von Eingangsrechnungen ergänzt wird. Auch die Anzahl der Nutzer lässt sich in der Cloud individuell skalieren. Ebenso lassen sich Services wieder abbestellen, sollten sie einmal nicht mehr benötigt werden.

Gute Beratung ist die halbe Miete

Grundsätzlich kann gesagt werden, dass Cloud Services mit hoher Wahrscheinlichkeit einen Paradigmenwechsel in der klassischen, on-Premises geprägten IT-Welt ausgelöst haben und noch weiter auslösen werden. Auch kleine und mittelständische Unternehmen machen bereits von diesen neuen Möglichkeiten Gebrauch und haben konkreten Nutzen davon. Viele weitere werden folgen, wenn diese „Neuerung“ auch als gegeben in den Köpfen der Entscheider angekommen ist. Welche Anbieter im Einzelfall sinnvoll sind und ab wann sich deren Angebote unter Einbeziehung aller Folgekosten rechnen werden, hängt dabei von der individuellen Situation ab und bedarf einer detaillierten Betrachtung durch einen Experten.

Die Cloud im Mittelstand