ECM-Deutsch / Deutsch-ECM – Der kleine Sprachführer im Dokumentendschungel

ECM und DMS, EIM und ECS, BPM und ERP, LMAA, ojeoje…

Was auf den ersten Blick klingt wie eine weitere Strophe in einem Klassiker der Fantastischen Vier ist in Wahrheit der allgemeine Sprachgebrauch innerhalb der Branche, die sich seit Jahrzehnten um die Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen kümmert. Aber versuchen Sie mal, einem „normalen“ Menschen zu erklären, was es damit auf sich hat. Wenn ich im Bekanntenkreis erzähle, dass ich ECM mache, wollen sie alle gleich einen Espresso. Also höchste Zeit, mit dem Akronym-Wirrwarr aufzuräumen und den ultimativen Sprachführer ECM-Deutsch / Deutsch-ECM vorzustellen.

Warum überhaupt Abkürzungen?

Verkürzungen dienen in der Regel dazu, die Schreibung komplexer Begrifflichkeiten zu vereinfachen. Unverständlicherweise hat sich dadurch im Markt des Enterprise-Content Managements (abgekürzt: ECM) eine inzwischen jahrelang schwelende Diskussion über die Begrifflichkeit entspannt, die eine Software zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen am vermeintlich besten beschreibt. Ist es ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), ECM, Enterprise Information Management (EIM) oder gar der erst im letzten Jahr geprägte Begriff der Enterprise Content Services (ECS)? Ganz ehrlich: Wir wissen es nicht. Aber Sie sollten zumindest wissen, wovon geredet wird, wenn bei Ihnen ein Digitalisierungsprojekt ansteht und plötzlich ein ECM-Anbieter seine Lösungen präsentiert. Legen wir also los:

DMS (Substantiv, Abkürzung):

Der Ursprung des digitalen Umgangs mit Dokumenten – und die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem. Wenn ein Unternehmen nach einer Digitalisierungslösung sucht, recherchiert es in der Regel nach DMS.

Expertentipp: Wenn Sie zeigen wollen, dass Sie sich in der Branche auskennen, reden Sie lieber von ECM. Dann denkt der Verkäufer, dass Sie auf Augenhöhe kommunizieren – auch wenn beide Begriffe mehr oder weniger dasselbe aussagen.

ECM (Substantiv, Abkürzung):

Auch wenn bei der Google-Suche zunächst Espressomaschinen erscheinen, ist mit ECM im Software-Kontext Enterprise Content Management gemeint. Der Versuch, in einem einzigen Begriff darzustellen, was eine hochkomplexe Softwarelösung leistet. Es geht nämlich nicht nur darum, geschäftliche Dokumente einzuscannen und digital durchs Unternehmen zu schicken (wie ursprünglich beim DMS), sondern darum, die gesamten Inhalte, also den Content, das Unternehmenswissen, zu digitalisieren und über Workflows automatisch zur richtigen Zeit der richtigen Person zur Verfügung zu stellen. Zum Beispiel, um eine bestimmte Rechnung per Knopfdruck freizugeben oder einen Lieferschein zu prüfen.

EIM (Substantiv, Abkürzung):

Enterprise Information Management. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie die Dinge, die in Ihrem Unternehmen potenziell digitalisiert werden könnten, als Content oder als Information ansehen. Davon abgesehen, ist EIM nichts anderes als ECM, lediglich der Begriff ist noch nicht so lange am Markt.

Expertentipp: Wenn Sie einen Anbieter einmal so richtig aufs Glatteis führen wollen, fragen Sie ihn mal nach dem Unterschied zwischen ECM und EIM.

Repository (Substantiv, Englisch):

Der Ort, an dem Ihre digitalen Dokumente zentral gespeichert werden. Das kann eine Softwareplattform eines ECM-Herstellers sein oder z.B. ein System, das bei Ihnen strategisch im Einsatz ist. Microsoft SharePoint könnte z.B. ebenfalls als Repository fungieren, in dem die Daten physikalisch liegen und von wo aus sie dann digital zur Verfügung gestellt werden.

Expertentipp: Fragen Sie einen Anbieter einmal, ob er auch Repository-unabhängig archivieren kann, ob er also unterschiedliche Datenquellen anbindet.

Ablegen (Verb):

Das hat nichts mit Einschlafen oder Ausrutschen zu tun, sondern bedeutet in der Sprache der Branche „digital Archivieren“. Wenn Sie also etwas im „Repository ablegen“, dann speichern Sie lediglich etwas im digitalen Archiv. Weil das aber langweilig klingt, wird in der ECM-Welt in der Regel abgelegt.

Spätes Erfassen (Verb):

Auch wenn ich lange dachte, diese Aussage bezieht sich auf mich, wenn in der Schule eine Matheaufgabe gestellt wurde und ich erst ziemlich spät begriff, was der Lehrer von mir wollte, ist im ECM-Umfeld damit das Einscannen von Dokumenten gemeint. Frühes Erfassen bedeutet, dass z.B. eine Rechnung direkt beim Eintreffen ins Unternehmen gescannt und digital ins System übertragen wird. Spätes Erfassen bedeutet, dass der Dokumentenzyklus ganz einfach wie gewohnt in Papierform durchlaufen wird, inklusive Unterschriftenmappe, Postwägelchen und unzähligen unnötigen Kopien, um dann erst am Ende des Prozesses das Dokument zu digitalisieren und im Archiv zu speichern … Entschuldigung: abzulegen.

Langzeitstabil (Adjektiv, auch: langzeitverfügbar):

Hiermit ist das Dateiformat gemeint, in dem digitale Dokumente abgelegt werden. Denn die (auch gesetzliche) Herausforderung bei der digitalen Archivierung ist es, Informationen so zu speichern, dass sie erstens unveränderbar und zweitens auch nach Jahren oder Jahrzehnten noch lesbar sind, selbst wenn die Applikation, in der sie erstellt wurden (z.B. irgendein Textverarbeitungsprogramm) schon lange nicht mehr existiert. Der aktuelle Standard war hier lange PDF/A, bzw. PDF/A-1. Dieses Format hat im Rahmen der Digitalisierung auch weiterhin Gültigkeit. Etwas Tech-Talk gefällig? Am 17.10.2012 wurde PDF/A-3 veröffentlicht. Dieser Standard eröffnet neue Möglichkeiten für elektronische Rechnungen, da mit diesem Standard in einer einzigen Datei sowohl die maschinenlesbaren Daten im XML-Format hinterlegt werden können als auch die archivtaugliche PDF-Ausgabe der Rechnung. Der ZUGFeRD-Standard setzt beispielsweise auf PDF/A-3 auf. Nur, damit Sie es mal gehört haben und Ihre Gesprächspartner einmal darauf ansprechen können. In einem ECM-System wird dieses langzeitstabile Format oft gemeinsam mit der Originaldatei abgelegt.

Namen sind Schall und Rauch

Diese Liste könnte schier endlos weitergeführt werden. Wenn Sie selbst auf Wörter stoßen, die erklärungsbedürftig sind, lassen Sie es uns einfach wissen und wir führen den Sprachführer gerne für Sie fort. Erlauben Sie mir einen Gedanken in eigener Sache: Wenn es wirklich darum geht, Sie auf dem Weg in die Digitalisierung zu unterstützen, sollte ein Anbieter in der Lage sein, Ihnen auch ganz ohne kryptische Akronyme und schwer verständliche Begrifflichkeiten echte Handlungsempfehlungen zu geben. Achten Sie mal darauf. Auch wenn Sie dank unseres Sprachführers nun bei jedem bedeutungsschwangeren Ausflug in die Fachterminologie milde lächeln und wissend nicken werden.

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Stefan Olschewski

Head of Corporate Communications, d.velop AG