In diesem Artikel möchte ich mich gemeinsam mit Ihnen der Frage widmen, was wir – als Digitalisierungsberater – unter einer Potenzialanalyse verstehen, wie wir dabei vorgehen und welche Ergebnisse Sie am Ende von uns erwarten können.
Doch bevor wir das tun, lassen Sie uns einen Schritt zurückgehen.
Potenziale? Wir machen hier Projekte!
Den meisten Lesern ist sicherlich bewusst, dass Veränderungen in Organisationen häufig in Form von Projekten realisiert werden.
Die neue Produktionshalle? Eine Investition, realisiert in Form eines Bauprojekts.
Die organisatorische Integration des gerade zugekauften Konkurrenten?
Die Einführung von SAP?
Sicherlich oft Mammutprojekte, die in viele kleine Einzelschritte und Teilprojekte zerlegt umgesetzt werden.
Was diese Maßnahmen eint: Ihre Einmaligkeit – und die Tatsache, dass irgendetwas den Anstoß gegeben hat.
Viele Dinge können Ursache für den Anstoß von Projekten sein
Jemand wittert eine Chance, die genutzt werden will. „Plötzlich“ gibt es eine gesetzliche Regulierung, die es umzusetzen gilt – Stichwort DSGVO oder die Abgasnorm WLTP in der Automobilindustrie. All das kann Projekte anschieben.
Doch wenn es darum geht, in mehr oder weniger eingeschwungenen Organisationen mit sehr unterschiedlichen Dynamiken wirklich zu Projektideen, zu Potenzialen, zu kommen – da wird die Luft schnell dünn. Auch weil die Unternehmens-Realität doch häufig von reaktionären Mechanismen geprägt ist, als von proaktivem, strategischem Vorgehen.
Wir sind davon überzeugt, dass ein systematisches Vorgehen – oft gespickt mit nicht ganz alltäglichen und unkonventionellen Herangehensweisen – dabei helfen kann, Potenziale aufzudecken und in einer sinnvollen Reihenfolge anzugehen.
Was genau sind denn jetzt Potenziale?
Für die nächsten Minuten möchte ich gemeinsam mit Ihnen davon ausgehen, dass wir unter Potenzialen „noch nicht realisierte Chancen“ verstehen. Wie diese im Anschluss realisiert werden (Stichwort: „Projekt“ [siehe oben]), werden wir noch an anderer Stelle thematisieren. Heute geht es primär um das Aufdecken von Potenzialen. Ist man einmal dabei, sich einen Bereich genauer anzuschauen, dann kann es oft schnell fachlich in die Breite gehen.
Aber d.velop macht doch nur ECM?
Sicherlich bringen wir als d.velop einen sehr großen Rucksack ECM-Knowhow mit. Natürlich decken wir dabei die uns berührenden Themen ab, unter anderem in den vorgefundenen IT-Ökosystemen unserer Kunden wie SAP, Salesforce oder Microsoft, um nur einige zu nennen.
Allerdings stehen Systeme und reine ECM-Themen bei unserer Potenzialanalyse nicht immer im Vordergrund. Interdisziplinäre, organisatorische und kulturelle Aspekte spielen häufig zentrale Rollen. Deren Berücksichtigung ist im Change Management und bei der Potenzialrealisierung der oft kritischste Erfolgsfaktor. Die Technik, der Funktionsumfang und die Anpassbarkeit von Software auf Ihre Bedürfnisse sind sicherlich wesentliche Aspekte – aber nie allein ausschlaggebend für erfolgreiche Potenzial-Realisierungen.
Wie erkennt man Potenziale?
Das Phasen-Modell unserer Potenzialanalyse stellt eine Möglichkeit zur Erarbeitung von Potenzialen da und hat sich in vielen Kundensituationen bewährt.
Die Phasen zeigen auf, welche Aktivitäten dabei helfen können, systematisch Ideen und Potenziale zu generieren und zu bewerten. Durch die Individualisierung auf Ihre Situation entlang der Phasen stellen wir sicher, dass Ihre Organisation, Ihre Kunden und Ihr Umfeld mit geeigneten Methoden schnell und fokussiert Mittelpunkt der Potenzialanalyse werden.
Das Vorgehen ist grundsätzlich unabhängig davon, ob Sie bereits (ECM-)Lösungen einsetzen oder nicht – ebenso ist es unabhängig von ihrem jetzigen digitalen Reifgerad.
Der Ansatz der Potenzialanalyse
In Phase 1 gilt es, ein Verständnis zur Ausgangssituation, der Motivation für die Potenzialanalyse und zu den oft vielschichtigen Erwartungshaltungen in der Organisation zu entwickeln. Darauf aufbauend erfolgt die Planung und Festlegung des fachlichen Schwerpunkts der Analyse, der zu betrachtenden Organisationsbereiche, Prozesse und oft auch IT-Systeme. Oft findet dazu ein Klärungsworkshop statt, teils begleitet von telefonischen Vorabstimmungen.
Phase 2 umfasst die Datenerhebung. Methodisch sind der Phase keine Grenzen gesetzt. Im Gegenteil: Diese in Phase 1 vorbereitete Phase, umfasst häufig Interviews, aber auch Workshops mit größeren, häufig cross-funktionalen Gruppen. Darin wird mit verschiedenen Kreativitätstechniken daran gearbeitet, ein tieferes Verständnis für die Bedürfnisse und die aktuell wahrgenommenen Herausforderungen zu entwickeln. Zusätzlich werden oft inspirierende und sensibilisierende Elemente in den Workshops eingesetzt, um gewisse Denkanstöße zu liefern. Ergänzt um Datensammlungen und –sichtungen, externe Recherchen und weitere Branchen-, Prozess- und Fachexperten liegt so ein Fundament vor, auf welches wir aufsetzen können.
Phase 3 widmet sich der Ausarbeitung und Aufbereitung von Potenzialen. Eine enge Abstimmung mit dem Kunden und mit verschiedenen Experten sorgt dafür, dass umfassende Erfahrungswerte, Innovationen und oft quergedachte, aber reflektierte Impulse einfließen. Durch die Datenerhebung sind die individuellen Ausgangspunkte bekannt. Damit liegen nach einer Hypothesengenerierung und Potenzialausarbeitung Einschätzungen zu den individuellen, positiven Auswirkungen und auch den Umsetzungskosten vor. Diese ermöglichen später eine Priorisierung der Realisierungsmaßnahmen. Dabei ist sichergestellt, dass die Ausarbeitungen zur betrachteten Organisation passen: Layout, fachliche Zieldokumentstrukturen sowie die sprachliche Ausgestaltung sind klar, verständlich und vollständig auf die Bedürfnisse der jeweiligen Organisation ausgerichtet.
Phase 4 widmet sich der Präsentation und Diskussion der Ergebnisse. Die Einbindung und Aktivierung wichtiger Stakeholder steht dabei im Vordergrund. Dazu schafft die abschließende Präsentation in komprimierter Form Transparenz über die tatsächlichen Potenziale, deren Auswirkungen und die konkreten Umsetzungsmöglichkeiten – natürlich ergänzt um konkrete Handlungsempfehlungen.
Legen Sie los! Einfache Projekt-Initiierung nach der Potenzialanalyse
Nach der Potenzialanalyse liegen umfassende Informationen und fundierte Empfehlungen vor, die, bezogen auf die Potenziale, eine Planung weiterer Aktivitäten und die konkrete Realisierung erlauben. Diese gilt es meist auch in bestehende Projekt-Roadmaps oder auch in Strategien einzuarbeiten.
Nehmen Sie Ihr Schicksal in die Hand und starten Sie die richtigen Initiativen. Wir helfen Ihnen gerne dabei. Geben Sie den Anstoß.
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