Detlev Mages, Bereichsleiter EDV der KONRAD KLEINER GmbH, hat, im Rahmen eines Webinars unter anderem über ganz konkrete SharePoint Anwendungsbeispiele berichtet. Er gibt zum einen nützliche Hinweise was die Migration der SharePoint Anwendungsbeispiele „Enterprise Content Management (ECM)“ und „Vertragsmanagement“ in die Cloud betrifft. Zum anderen skizziert er die Microsoft 365 Strategie des Unternehmens.
Herr Mages, mit Dynamics 365 & Microsoft 365 haben Sie eine klare Microsoft 365 Strategie – Warum?
Wir haben frühzeitig gemerkt, dass wir uns neuen Herausforderungen, wie zum Beispiel der Plattformökonomie stellen müssen. Deswegen haben wir schon im Jahr 2016 entschieden, uns modern und cloud-orientiert aufzustellen. Diesbezüglich befinden wir uns gerade noch in der Einführungsphase des Cloud ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations (F&O).
In der Einführungsphase beschäftigen wir uns auch damit, vorhandene Systeme für die Cloud vorzubereiten. Das gilt auch für das SharePoint Dokumentenmanagement, das wir bereits langjährig einsetzen. Als Anwendungsbeispiele kann ich hier das Enterprise Content Management und das Vertragsmanagement-Modul nennen.
Wie verändert die Cloud Ihre interne Arbeit und die Kommunikation mit Kunden und Partnern?
Die Cloud ermöglicht es uns zum einen, mit einer kleinen IT-Mannschaft sehr effizient zu arbeiten. Dies ist unter anderem darin begründet, dass Systeme in der Cloud automatisch aktualisiert und gewartet werden.
Gegenüber Kunden ist es so, dass Rechnungsdokumente automatisch aus unseren führenden Systemen zugestellt werden können. Das reduziert die Arbeitslast.
Erstaunlich ist, dass sich Lieferanten zum Teil noch schwertun. Hier gibt es weiterhin großes Potential im digitalen Belegaustausch.
Warum ist die d.velop gerade in der Cloud strategisch besonders wichtig für Sie?
Wir möchten die Anzahl an Lieferanten überschaubar halten und haben eine klare Microsoft-Plattformstrategie. d.velop hilft uns, diese Strategie leben zu können. Denn d.velop ist in Bezug auf Know-how, Werkzeuge und Lösungen gut aufgestellt. Funktionale Lücken in SharePoint und Teams können durch d.velop Werkzeuge ideal geschlossen werden. ECM und Vertragsmanagement in SharePoint sind zwei gute Beispiele für die Erweiterung des SharePoints durch d.velop Produkte.
All die für uns relevanten Funktionen und Prozesse sind in den genannten SharePoint Anwendungsbeispielen auch in der Cloud definitiv abbildbar. Wir haben darüber hinaus durch die Plattform eine sehr hohe Homogenität in der Benutzeroberfläche, was sehr gut bei Anwendern ankommt. Auch die Integration von Dynamics 365 F&O, SharePoint und Teams in die unterschiedlichen Richtungen ist mit d.velop documents for Microsoft 365 nahtlos. Das ist ein unschätzbarer Vorteil für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und sorgt für geringe Schulungsaufwände – auch bei Kunden und Lieferanten. Diese werden die ja immer mehr in die Plattform einbezogen. Ein wunderbares Anwendungsbeispiel für die saubere Verbindung von Systemen.
Da Sie langjähriger Kunde von d.velop sind, berichten Sie doch bitte von Ihren bisherigen Migrationserfahrungen. Was ist zu beachten?
Die meisten Fragstellung treten fast immer im organisatorischen Bereich auf. Will ich etwas noch in bisher gelebter Form haben? Gibt es ggf. Veränderungen, die zu berücksichtigen sind?
Was das Technische angeht, gibt ein paar Dinge zu beachten, zum Beispiel im Export und beim Import von Belegen. Beispielhaft kann man hier Entscheidungen zu Metadaten, deren automatische oder manuelle Anreicherung und die Definition von „Pflicht“- bzw. „Kann“-Feldern nennen. Diese Entscheidungen sollten das Anwenderverhalten bei der Suche und der täglichen Nutzung widerspiegeln. Sind diese Vorkehrungen getroffen, dann handelt es sich vor allem um Fleißarbeiten, die in der Regel durch kleine Programme automatisiert übernommen werden.
Das Vorgehen in der Migration war daher sehr gradlinig für uns.
Welche kritischen Punkte gab es in der Zusammenarbeit mit d.velop?
Anfänglich musste man teilweise das gleiche Verständnis für die sprachliche Terminologie finden. Das ist etwas, was immer auftritt, wenn unterschiedliche Menschen zusammentreffen.
Wenn Sie d.velop auf einer Skala von 1-10 bewerten müssten, wobei 10 der beste Wert ist, wo läge die d.velop für Sie?
Auf einer Skala von 1-10 würde ich d.velop eine gute 9 geben. Ein bisschen Luft nach oben wollen wir uns immer lassen. Vielleicht wird es im Zusammenspiel ja noch besser, wobei das schwer vorstellbar ist. 😉
Vielen Dank für das tolle Interview!
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Detlev Mages
Bereichsleiter EDV
KONRAD KLEINER GmbH
Effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint.