Studie zur Ablagestruktur von Dokumenten in deutschen Unternehmen – Wohin geht das Wissen, wenn es aus dem Kopf ist?

Veröffentlicht 19.09.2018

Stefan Olschewski Senior Manager Corporate Communications d.velop

Werden Informationen vernetzt, entsteht Wissen. Wird dieses Wissen angewandt, entsteht Können. Dies ist eine Teilerkenntnis aus der Wissenstreppe – einem Modell aus der Betriebswirtschaftslehre, dass das Konzept zur Entwicklung vom Zeichen bis hin zu Wissen beschreibt.  Müsste dies nicht im Umkehrschluss bedeuten, dass wir ohne Vernetzung von Informationen nichts können?

Diese Frage ist natürlich überspitzt und provozierend formuliert, ergibt aber im Kern ihrer Aussage durchaus Sinn. Nur vernetztes Wissen in einem Unternehmen bringt langfristigen Erfolg. Um diesen Erfolg zu generieren, müssen Informationen einfach und unkompliziert zugänglich sein. Ein strukturiertes Ablagesystem von Dokumenten ist daher für jedes Unternehmen erfolgskritisch.

d.velop Studie zur digitalen Aktenablage – Ergebnisse zusammengefasst

Um ein Bild über mögliche Einsatzbereiche einer digitalen Ablagestruktur zu bekommen, hat die d.velop AG bereits Ende 2017 eine Studie in Auftrag gegeben, die diese und weitere Fragen untersucht.

Bei der anonymen deutschlandweiBei der anonymen deutschlandweiten Befragung antworten 713 Businessverantwortliche auf Fragen zum Thema Aktenablage, Aktenstruktur und Fachprozesse. Die zentralen Ergebnisse sind im folgenden Video zusammengefasst.

Eine logische Ablagestruktur ist in jedem Unternehmen unerlässlich

Um eine sinnvolle digitale Ordnerstruktur zu schaffen, muss die individuelle Dokumentenablage in mitarbeitereigenen Ordnerstrukturen abgeschafft werden. Werden Dokumente wahllos und ohne Logik abgelegt, so kann unter Umständen nicht zu jeder Zeit auf relevante Informationen zurückgegriffen werden, was folglich der Wahrung der Geschäftstätigkeit schaden kann.

Eine zentrale und unternehmensweite einheitliche Ablage von Dokumenten innerhalb digitaler Akten stellt eine oft gewählte Lösung dar. Auch Ihr Unternehmen kann einen Aktenplan erstellen.

In welchen Bereichen liegt der höchste Bedarf für eine Ablagestruktur?

Den Businessverantwortlichen wurde die Frage gestellt, für welche Einsatzbereiche sie in ihrem Unternehmen für solche Ablagestrukturen einen wesentlichen Bedarf sehen.

Prozentualer Anteil von Einsatzbereichen für den Bedarf einer digitalen Ablagestruktur

Die Umfrageergebnisse zeigen, dass über die Hälfte der Befragten die Notwendigkeit einer vorstrukturierten digitalen Aktenablage im Bereich Projekt-, Kunden- und Personalakte sieht.

Fachprozesse automatisieren – Beispiel: Personalabteilung

In der Personalabteilung ist fast jeder Prozess von der Digitalisierung betroffen. Trotzdem werden oftmals noch viele Dokumente in einem analogen Ordnersystem aufbewahrt, auf das alle Mitarbeiter der Personalabteilung Zugriff haben. Aber was geschieht, wenn ein Mitarbeiter dieser Fachabteilung vergisst, die Dokumente auszudrucken oder im Aktenordner abzulegen? Im schlimmsten Fall werden Gehaltsabrechnungen oder Urlaubsanträge fehlerhaft oder gar nicht bearbeitet. Und wie sieht es mit der Sicherheit dieser vertraulichen Daten aus, wenn lediglich ein Schrankschlüssel unbefugten Zugriff verhindern soll?

Digitale Ablage: Ordnerstruktur der Personalakte

Unter einer elektronischen Personalakte ist eine personalisierte digitale Datei zu verstehen, die die analoge Papier-Personalakte ersetzt. Eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe stellt sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf Personaldokumente haben.

Digitale Ablagestruktur für Ihr Dokumentenmanagement

Die digitale Akte verwaltet dabei sämtliche Personaldokumente: Von den Bewerbungsunterlagen über das Vertragswerk und die Gehaltsabrechnungen bis hin zur Krankmeldung. Die Personalakte verbessert dadurch nicht nur die Auskunftsfähigkeit, sondern beschleunigt auch die Abwicklung von HR-Prozessen. Denn ist die digitale Personalakte Teil eines Dokumentenmanagement-Systems, so kann die Personalakte direkt in Arbeitsabläufe (Workflows) integriert werden.

Welche Prozesse sollen auf Basis der digitalen Ordnerstruktur automatisiert werden?

Eine Vielzahl der Befragten benennt den Urlaubsantrag als Prozess, der auf Basis der abgelegten Dokumente automatisiert werden soll. 40,8 Prozent der Businessverantwortlichen sehen hier Handlungsbedarf.

Prozentualer Anteil von Prozessen für den Bedarf einer automatisierten Aktenablage

Weitere Abläufe, die durch eine zentrale Ablagestruktur digital realisiert werden sollten, sind z.B. der der Projektantrag (38,9 Prozent), der Bestellprozess (28,6 Prozent) oder auch die Eingangsrechnungsfreigabe (26,4 Prozent).

Digitales Büro: Ordnerstruktur als Basis für die Automatisierung des Urlaubsantrags

Mitarbeiter können über ein Prozessportal mit wenigen Klicks einen Urlaubsantrag erstellen. Dieser wird nach Fertigstellung direkt an den entsprechenden Vorgesetzten übermittelt und zur Prüfung vorgelegt. Der Urlaubsantrag kann freigegeben, abgelehnt oder weitergeleitet werden. Lehnt der Vorgesetzte den Antrag ab, bekommt der Antragssteller automatisch eine begründete Absage. Wurde der Antrag jedoch genehmigt, wird dieser an die Personalabteilung übermittelt, welche diesen final frei gibt. Je nach Ergebnis erhält der Antragssteller eine Information über die Freigabe oder die Ablehnung.

Automatisierung des Urlaubsantragsprozesses auf Basis der digitalen Ablagestruktur

Welche Betriebsform bevorzugen Sie: Inhouse-Lösung oder Cloud-Lösung?

Aktuell scheint die Cloudlösung noch nicht vollständig in den Köpfen der Unternehmen angekommen zu sein. Mit 61,4 Prozent der Befragten präferiert immer noch der Großteil der Unternehmen die On Premises-, bzw. Inhouse-Lösung. Allerdings ist der Trend zum Cloud Computing klar erkennbar und vor allem Großunternehmen sind bereit auf diesen Zug aufgesprungen.

Ergebnis zur Umfrage: Inhouse-Lösung oder Cloud-Lösung?

Cloud vs. On Premises – Was ist das Bereitstellungsmodell der Zukunft?

Grundlegend kann man zwei Formen der Implementierung realisieren: Ein Dokumentenmanagement On Premises oder in der Cloud.

Digitale Ablagestruktur: Dokumentenmanagement On Premises

Bei der On Premises-Lösung entscheiden sich Unternehmen dazu, ein auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Dokumentenmanagement-System zu kaufen, welches in ihre bestehende IT-Infrastruktur implementiert wird. Hierdurch wird eine hohe Individualisierung erreicht, um alle Bedürfnisse vollumfänglich abzudecken. Zudem bietet diese Form der lokalen Datensicherung eine Unabhängigkeit von Dritten.

Online Aktenablage: Dokumentenmanagement in der Cloud

Alternativ kann die Software-Miete in Form einer Cloud-Lösung eine weitere Lösung darstellen. Hier erhalten Sie gegen ein monatliches Entgelt das Nutzungsrecht an einem DMS. Der Unterschied zur On Premises-Lösung liegt vor allem darin, dass keine lokale Installation in Ihrer Infrastruktur geschaffen wird, sondern dass die Daten auf hochsicheren dezentralen Servern mit Standort in Deutschland, gespeichert und bereitgestellt werden – in der Regel sind auch alle Updates inklusive, sodass Sie stets mit der aktuellen Version der Software arbeiten.

Fazit: Die Erfolgstreppe führt nur über den Weg der zentralen digitalen Ablage durch intelligente Ordnerstrukturen!

Unabhängig von der Frage nach dem Was und dem Wie einer digitalen Ablagestruktur von Dokumenten, sollten Sie sich klarmachen, welche Mehrwerte eine zentrale Dokumentenablage in Ihrem Unternehmen schafft.

Mit Blick auf die eingangs gestellte Aussage, dass wir ohne vernetzte Informationen nichts können, ist zu sagen:

Vernetzen wir Informationen und Dokumente an einer zentralen Stelle, lassen sich alle Dokumentenprozesse stark vereinfachen und automatisieren. Viele Unternehmen haben diese Vorteile erkannt und sprechen von einem konkreten Bedarf.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleibt und die gewünschten Erfolge erzielt. Nutzen Sie zentrale Ablagestrukturen, um Ihre Dokumente zu managen.

In 30 Minuten zum revisionssicheren Arbeiten – GoBD-konform Daten verarbeiten und archivieren