Wissensmanagement Tools: Über diese 5 Eigenschaften muss die unternehmensweite Suche verfügen

In der Natur eines Unternehmens liegt das Streben nach Wettbewerbsfähigkeit. In der heutigen Zeit, in der sich nicht mehr der Größere gegen den Kleineren, sondern der Schnelle gegen den Langsamen durchsetzt, sorgen 2 wichtige Faktoren für den Erfolg und die Innovationskraft von Unternehmen:

Unternehmenswissen und die eigenen Mitarbeiter als kritische Erfolgsfaktoren

Das belegt auch eine Haufe Studie, in der 300 repräsentative Unternehmen die eigenen Mitarbeiter und das Unternehmenswissen als die kritischen Erfolgsfaktoren für den Wettbewerbserfolg nennen.

Doch was genau ist eigentlich Wissen? Wir würden das so formulieren: Wissen ist der rechtzeitige Zugriff auf intelligent strukturierte Informationen, die im Rahmen einer Tätigkeit mit Erfahrung nutzbringend eingesetzt werden.

Und entsprechende Werkzeuge stellen insbesondere die intelligente Strukturierung von Informationen sowie der schnelle Zugriff auf diese dar. Eine echte Herausforderung für den Mitarbeiter, der letztendlich erst aus den vorliegenden Informationen Wissen generiert.

Wissensmanagement Tools machen Information verfügbar

Hilfe bieten dabei diverse Wissensmanagement Tools, die mehr und mehr an Bedeutung gewinnen. Denn unsere (Unternehmens-)Welt dreht sich immer schneller. Informationen strömen aus allen Richtungen auf uns ein und liegen in verschiedenster Form und an verschiedensten Orten vor.

Vorweg: Das beste Werkzeuge zur Implementierung eines Wissensmanagements im Unternehmen nützt wenig, sofern die Rahmenbedingungen nicht stimmen. Es sollte zum Beispiel unbedingt eine Unternehmenskultur gelebt werden, in der Wissen offen weitergegeben und in der voneinander gelernt wird. Desweiteren sollte man auch unbedingt deutlich benennen können, welches Unternehmenswissen für den eigenen Erfolg relevant ist (und welches weniger).

Man unterscheidet dabei zwischen Discovery- und Collaboration-Tools. Ein Beispiel für Letzteres ist Microsoft Teams. Dadurch, dass sich via Teams Informationen in Gruppen unkompliziert austauschen oder auch eine direkt Kommunikation stattfinden kann, wird die Zusammenarbeit zwischen Wissensträgern vereinfacht.
Discovery-Tool dienen hingehen dem Suchen/Auffinden, Ordnen und Visualisieren von Wissen.

Vor allem bei der Strukturierung und Ablage von Informationen unterstützen (d.velop) DMS-Systeme. Diese stehen jedoch selten als Singularität in einem Unternehmen als Datensilo in der Mitte. Warum? Geschäftsprozesse laufen häufig über diverse Applikationen hinweg. Oftmals gibt es eine Korrespondenz in einem Mailsystem, kaufmännische Abläufe in einem ERP-System oder Belege aus einem Vertragsmanagement.

Suchwerkzeuge spielen wichtige Rolle

Ein gutes Suchwerkzeug sollte also in der Lage sein, diese Datensilos überwinden zu können – und mehr. Wir haben an dieser Stelle, die 5 Funktionen aufgelistet, die wir dabei als besonders wertvoll erachten und die Ihr (zukünftiges) Wissenmanagement Tool unbedingt mitbringen muss.

5 zentrale Eigenschaften der unternehmensweiten Suche

1) Applikationsübergreifende Suche

Das richtige Tool, sollte in der Lage sein, dem Endanwender mit nur einer Abfrage, alle benötigten Informationen aus allen relevanten Quellen und Systemen anzubieten.
Im Kundenservice ist der Mitarbeiter nur dann besonders kompetent und auskunftsfähig, wenn dieser die Korrespondenz, zusätzlich zum laufenden Angebot sowie alle Bestellungen schnell und einfach einsehen und entsprechend gute Beratung anbieten kann.

2) Applikationsübergreifende Prozesse abbilden 

Auf Basis der Informationen, die in einer Ergebnismenge einer Suche erscheinen, sollten bestenfalls direkt weiterführende Prozesse ausgeführt oder gestartet werden können. Und das unabhängig davon, wo diese Objekte physikalisch liegen. Dafür sollte es also nicht notwendig sein, diese Objekte zunächst in ein zentrales System zu überführen oder zu migrieren – auch um Dopplungen zu vermeiden. Ein Beispiel für ein solchen Prozess könnte Folgender sein: Ein Team arbeitet gemeinsam an einer Präsentation direkt in Microsoft Teams und diese kann direkt über einen Workflow der Marketingabteilung zur Freigabe vorgelegt werden. Über die Suche kann jeder (berechtigte) Mitarbeiter jederzeit in die Bearbeitung einsteigen!

3) Medienbrüche vermeiden

Wie bereits im vorherigen Punkt angerissen, ist es für den Arbeitsfluss und die Produktivität eines Mitarbeiters wichtig, dass die Suche nach Information diesen nicht zwingend in ein ganz anderes System führt. Ein Wissensmanagement Tool im Bereich der Suche, sollte Medienbrüche gezielt zu verhindern wissen. Es sollte den Mitarbeiter dazu befähigen, z.B. bei der Suche nach einem Kunden eine Korrespondenz-Mail zu finden und diese auch sofort innerhalb der eigenen Anwendung zu beantworten – ganz ohne dabei in den Mail-Client wechseln zu müssen. Machbar wird dies zum Beispiel durch eine clevere Integration von Microsoft 365.

4) Datensilos abschaffen 

Die optimale Suchapplikation sollte Datensilos überwinden – und damit im Umkehrschluss keinen Datentopf vernachlässigen. Das Unternehmenswissen sollte per se allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, auch ohne tiefergehende Kenntnisse im Umgang mit spezifischen Systemen und Programmen.
Mit unterstützenden Werkzeugen, wie der Facettierung, ist jede Information im Unternehmen auffindbar. Wie? Indem man die Ergebnismenge durch weitere Filterungen reduziert und auf das Wesentliche eingrenzt.
Perspektivisch sollte auch die Ergebnisqualität der Suche durch den Einsatz künstlicher Intelligenz verbessert werden: Beispielsweise durch das Erkennen von Beziehungen der suchenden Person zu Informationen und ihrer Relevanz oder durch (neue) Ansätze, wie dem „Question Answering”. Hier formuliert der Endanwender mit seiner natürlichen Sprache Fragen, die das System interpretiert, um  möglichst gute/genaue Antworten zu geben.  

5) Persönliche Bedürfnisse berücksichtigen

In Ihrem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die unterschiedliche Positionen bekleiden und Rollen inne haben. Damit gehen unterschiedliche Aufgaben einher und vermutlich haben selbst Mitarbeiter, die an derselben Aufgabe arbeiten, unterschiedliche Herangehensweisen, um diese effektiv und nach eigener Einschätzung zufriedenstellend zu erledigen. Wichtig ist daher, dass auch die Oberfläche einer Suche nach den eigenen Bedürfnissen und Anforderungen des Einzelnen angepasst werden kann. So sollte beispielsweise konfigurierbar sein, welche Eigenschaften oder Informationen zu einem bestimmten Informationstyp sichtbar sein sollen. Der Mitarbeiter kann so die Informationsflut eindämmen und die für ihn relevanten Inhalte schneller und einfacher scannen – auch um am Ende richtige Entscheidung treffen zu können. Wiederholende Tätigkeiten und damit verbundenen Suchen sollten außerdem reproduzierbar sein – d.h. z.B. als Vorlage per Knopfdruck zur Verfügung gestellt werden können.

Also worauf warten? Mit diesen 5 Eigenschaften stärken Sie den kritischen Erfolgsfaktor Wissen auch in Ihrem Unternehmen.
Was gehört für Sie außerdem zu den zentralen Eigenschaften einer unternehmensweiten Suche?
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Bild von Arek Socha auf Pixabay