Mit einer Auftragsverwaltungssoftware zu mehr Agilität im Unternehmen

Veröffentlicht 08.06.2022
Geschätzte Lesezeit 4 Min.
Jule Geuting

Jule Geuting Marketing Managerin d.velop

gelbe Treppe für Optimierung

Der Begriff „Auftragsverwaltungssoftware“ lässt sich als Überbegriff für viele Prozessschritte und Einzelprogramme innerhalb eines Unternehmens verwenden. Zahlreiche Funktionen lassen sich unter dem Begriff bündeln und sollen schlussendlich dazu führen, dass die Unternehmensverwaltung effizienter und agiler wird.

Was ist eine Auftragsverwaltungssoftware?

Eine Auftragsverwaltungssoftware beschreibt die Programme, mit denen Unternehmensprozesse und Geschäftstätigkeiten abgerechnet, abgebildet, bearbeitet und archiviert werden. So können die Abläufe und Prozesse innerhalb eines Unternehmens digital, strukturiert und automatisiert abgewickelt werden.

Verwaltungssoftware beschreibt Programme, die dazu dienen, Prozesse innerhalb von Unternehmen digital zu steuern. Dabei legen Unternehmen selbst den Fokus fest, den die Verwaltungssoftware haben soll. Der Vorteil dabei ist, dass durch die digitalen Strukturen mehr Agilität geschaffen wird. So können beispielsweise Dokumente, Termine und Projekte schnell abteilungsübergreifend kommuniziert werden.

Die moderne Auftragsverwaltung bringt viele Vorteile

Eine Ausprägung der Verwaltungssoftware ist die Auftragsverwaltung, die in den meisten Betrieben bereits über eine Software abgebildet wird. Die Organisation von Aufträgen ist mit der wichtigste Bestandteil innerhalb von Unternehmen, weshalb sich eine digitale Auftragsverwaltung besonders anbietet. Wenn das Auftragsvolumen überraschend zunimmt, stapeln sich die Aufträge bzw. Bestellungen auf den Schreibtischen der Mitarbeitenden – zumindest war das mal so. Greifen Unternehmen auf eine Software zur digitalen Auftragsverwaltung zurück, stapeln sich nirgendwo mehr Papierberge, worüber niemand einen Überblick hat. Mit einer Auftragsverwaltungssoftware hat alles digital seinen Platz und geht automatisiert einen Weg durchs Unternehmen und kann von allen relevanten Mitarbeitenden bearbeitet werden.

Eine Auftragsverwaltungssoftware sichert auch die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen, denn der Einsatz einer digitalen Auftragsverwaltung führt zu einem gut sortierten Kundenservice, was heutzutage das A und O für die Unternehmensreputation ist. Prozesse werden vereinfacht und beschleunigt, die Mitarbeitenden haben eine bessere Übersicht und auch im Fall von Abwesenheiten, lassen sich durch die digitale Ablage alle Schritte und Dokumente nachvollziehen und wiederfinden.

Wer braucht eine Auftragsverwaltungssoftware?

An einem bestimmten Auftragsvolumen wird es für Unternehmen schwer alles zu sortieren und einen guten Überblick zu behalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein produzierendes Unternehmen, oder um ein Dienstleistungsunternehmen handelt. Ob Konsumwaren, Rohstoffe oder Dienstleistungen, alle Agenturen, Hersteller und Dienstleister eignen sich gleichermaßen für eine Auftragsverwaltungssoftware.

Bei Unternehmen, die sich vorwiegend auf den Vertrieb über einen Online-Shop konzentrieren, spricht man an dieser Stelle auch von „Order-Management“, die Details dazu können in dem Blogartikel: „Order-Management – Ein Überblick über den Bestellprozess“ nachgelesen werden. Oftmals ist die in einem Online-Shop integrierte Auftragsverwaltung nicht optimal auf die Bedürfnisse von Unternehmen ausgerichtet. Es fehlt häufig eine Schnittstelle zu einem Warenwirtschaftssystem oder anderen internen Programmen. Eine Auftragsverwaltungssoftware enthält solche Bestandteile.

Software zur Auftragsverwaltung – Funktionsübersicht

Um das Arbeiten mittels einer Auftragsverwaltungssoftware wirklich effizienter gestalten zu können, sollten folgende Funktionen in einer Software enthalten sein:

  • Zusammenfassungen der Auftragslage
  • Übersichtliche Informationen der Kunden:innen
  • Anlegen von Leistungs- und Produktinformationen
  • Verwaltung von Bestellungen
  • Erstellen von Angeboten und Auftragsbestätigungen
  • Stammdatenpflege inkl. Lieferanten- und Kundenerfassung
  • Artikel und deren Mengenverfügbarkeit verwalten
  • Dokumentenerstellung, sowohl Angebote als auch Rechnungen und Lieferscheine sollten im Corporate Design erstellt werden können
  • Rechnungen erstellen, Mahnungen verwalten, Zahlungserinnerungen und Berichtwesen
  • Anbindung an ERP-Systeme, Warenwirtschaftssystem, Buchhaltungsprogramme und CRM
  • Archivierung der Dokumente bzw. passende Schnittstelle zum DMS

Eine reine Software für die Auftragsverwaltung ist normalerweise nicht für eine vollständige Buchführung inklusive Gewinnermittlung geeignet. Für den ein oder anderen Kleinunternehmer kann eine Verwaltungssoftware bereits eine Komplettlösung sein, aber für größere Unternehmen bedarf es einem zusätzlichen Rechnungsprogramm.

Vorteile einer Auftragsverwaltungssoftware für Unternehmen

Verwaltungssoftware als Einzelprogramm vs. Komplettlösung

Einzellösung

Verwaltungssoftware gib es in verschiedenen Varianten, einmal als funktionsbezogene isolierte Lösung, die an andere Systeme innerhalb eines Betriebes angebunden werden muss, oder als Komplettlösung. Der Vorteil bei einer Einzellösung ist die separate Installation und Anwendung der Software. Dadurch können individuelle Aktualisierungen vorgenommen werden. Die Anwender:innen der Software können individuelle Schulungen nur speziell für die Verwaltungssoftware bekommen und müssen sich nicht mit komplexen, größeren Programmen auseinandersetzen. Der Nachteil an einer Einzellösung ist allerdings, dass die Anbindung an die anderen Systeme nicht immer ganz einfach ist. Zudem geht der Gedanke des ganzheitlichen Überblicks durch eine Einzellösung verloren. Es besteht auch die Gefahr, dass nach einem Update der Einzelsoftware die Kompatibilität der Schnittstellen nicht mehr gewährleistet ist, was zu Herausforderungen führt.

Komplettlösung

Benutzerfreundlicher ist es, wenn eine Verwaltungssoftware als Komplettlösung im Unternehmen integriert wird. Als ganzheitliche Lösung stellt eine Verwaltungssoftware einen wesentlichen Teil der digitalen Infrastruktur im Unternehmen dar. Somit kann jede:r Anwender:in mit der Software umgehen und hat zudem einen kompletten Überblick! Langfristig bietet eine Komplettlösung mehr Vorteile als eine Einzellösung.  Ein vollumfängliches Programm garantiert die beständige Kompatibilität aller Funktionen und Schnittstellen. Zudem müssen Daten nicht mehrfach angelegt werden, sondern können zwischen verschiedenen Modulen übergeben werden. Die Daten können von überall aus eingesehen und bearbeitet werden. Für eine durchgängige digitale Infrastruktur und somit mehr Agilität in einem Unternehmen ist daher eine Komplettlösung für die Verwaltung zu empfehlen.

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