Einsatz von Collaboration Tools: Nur so gestaltet sich die Kommunikation mit Mandanten erfolgreich

Die digitale Transformation stellt Berufsgeheimnisträger wie etwa Anwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer vor neue Herausforderungen. Der Wandel von manuellen Tätigkeiten zu digitalen und (teil-)automatisierten Prozessen führt auch zu einer Veränderung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten. Bis zu 76 % der Steuerberater sehen in einem effizienten Datenaustausch mit externen Partnern (Mandanten, usw.) die größten Chancen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. [1]
In den Diskussionen über mögliche Lösungsansätze für die digitale Mandantenkommunikation fallen regelmäßig die Schlagwörter Collaboration und Collaboration tools. IT und Kommunikation spielen in diesem Zusammenhang wichtige Rollen.

Was bedeutet Collaboration?

Unter Collaboration versteht man die digitale und projektbezogene Kommunikation zwischen mehreren Beteiligten. Dementsprechend werden unter einer Collaboration-Lösung Anwendungen verstanden, die es Personen ermöglichen, miteinander in einer vorab definierten Gruppe zu kommunizieren und Informationen auszutauschen.

Welche Vorteile bietet Collaboration mit Mandanten?

Anstatt umfangreicher und langkettiger E-Mail-Korrespondenzen ermöglicht die Collaboration-Lösung durch Chat- und Aufgabenfunktionen einen direkten und themenbezogenen und damit vergleichsweise einfacheren sowie effizienteren Austausch mit Kollegen und Mandanten.

Dokumente werden beispielsweise in der Cloud-Lösung zentral gespeichert und können im Projektraum der Collaboration-Plattform gleichzeitig mehreren Personen zur Verfügung gestellt. Das fördert das ortsunabhängige Arbeiten. Durch den Vorteil Dokumente, Aufgaben und die Kommunikation an einem Ort zu bündeln, habe Collaboration Tools sogar das Potenzial, die E-Mail als klassisches Arbeitsmittel in Zukunft abzulösen.

Welche Anforderungen müssen Collaborations Tools (für Kanzleien und Wirtschaftsprüfungen) erfüllen?

Es gilt es darauf zu achten, Insellösungen zu vermeiden und stattdessen auf eine vollumfängliche Collaboration-Lösung zu setzen. Nur so kann eine Kanzlei auch tatsächlich von den Vorteilen einer Collaboration-Anwendung profitieren.

Vollumfängliche Collaboration-Lösungen zeichnen sich durch einen hohen Grad an Individualität und Flexibilität aus. Sie funktionieren cloudbasiert, was etwaige Installationen gegenstandslos macht. Durch den webbasierten Log-In kann ortsunabhängig und in Echtzeit auf eine Vielzahl an Daten und Informationen zugegriffen werden. Die zeitintensive Recherche mit papierhaften Ordnern, die in den Archiven der Kanzlei liegen oder in langkettigen E-Mail-Verläufen ist dadurch ein für alle Mal passé.

Datensicherheit steht dabei auch aus berufsrechtlichen Gründen an oberster Stelle. Der Austausch von Daten sollte individualverschlüsselt und vollkommen DSGVO– bzw. GoBD-konform sein sowie revisionssicher verlaufen. Die Zertifizierung nach IDW PS 880 und der Serverstandort der ISO-zertifizierten (ISO/IEC 27001) Rechenzentren in Deutschland sind hierbei unerlässlich bei der Einhaltung der Anforderungen an §203 StGB und §50 WPO.

Kooperationen zwischen Softwareherstellern werden notwendig

Im Umkehrschluss bedeutet das für die Anbieter von SaaS-Lösungen abzuwägen, welche Problemstellungen intern gelöst werden können und wann es sinnvoll ist, strategische Kooperationen mit anderen Softwareherstellern einzugehen. Zum Beispiel eine Anbindung an DMS-Anbieter. Denn dadurch ist beispielsweise die Kombination aus „Fachworkflows“ und „Cloud-DMS“ möglich.

Wie das aussehen kann?

Fachworkflows

Eine Erleichterung für Berater und Mandanten im täglichen Austausch. Standardprozesse aus dem Berufstand wurden in der 5F Lösung hinterlegt und können ohne Programmieraufwand individualisiert werden. Dies geht von der Dokumentenanforderung für Einkommensteuer, Jahresabschluss oder PBC Liste bis hin zur Anforderung von Bestätigungen Dritter und Workflows zur Konzernabschlussprüfung. So ist hier nicht nur der Vorteil des sicheren Datenaustausches für Berater und Mandant gegeben, sondern auch eine strukturierte, nachvollziehbare Sammlung von Daten, Kombiniert mit lückenlos dokumentiertem Chatverlauf oder Aufgaben um allen Nachweispflichten nachkommen zu können.

Cloud-DMS

Zudem geht 5F mit der Kooperation mit der d.velop noch einen Schritt weiter. Der Anwender erhält mit der Collaboration-Plattform ein eigenes Cloud-DMS inklusive. Durch den geschaffenen zentralen Ablageort sind bspw. auch Volltextsuchen möglich. Doch nicht nur die Kanzlei hat die Möglichkeit vom Mandanten zugestellte Bescheide revisionssicher zu speichern und aufzubewahren, auch der Mandant wird befähigt sein eigenes DMS, das ihm in der Basisversion kostenlos zur Verfügung gestellt wird, upzugraden und damit für sein eigenes Unternehmen eine sichere Ablage zu erwerben, mit der er bspw. seine Ausgangsrechnungen unveränderbar abspeichern kann.

Das Zielbild: Eine vollumfänglichen Collaboration-Plattform (Fazit)

Durch die fortschreitende Digitalisierung entstehen für Berufsgeheimnisträger neue Herausforderungen. Damit einhergehend verändern sind auch die Anforderungen an die interne und externe Kommunikation. Dieser Wandel kann durch Collaboration-Lösungen proaktiv und zielführend gestaltet werden.

Eine Kombination aus einem innovativem Mandantenportal für die Kanzlei auf der einen Seite und flexible Nutzung vom Mandanten für seine eigenen Belange auf der anderen Seite, sorgen dabei für ein optimales Zielbild.

Diese Anforderungen gilt es dabei unbedingt zu erfüllen:

  • Absolute Datensicherheit
  • Hohe Anpassungsfähigkeit an bestehende IT-Infrastruktur der Kanzlei
  • Verhinderung von Datenredundanzen und fehleranfälliger Doppelablagen
  • Transparente und effiziente Prozessgestaltung

Der erfolgreiche Einsatz von Collaboration-Anwendung kann das Vertrauen auf beiden Seiten stärken und für eine hohe Kundenzufriedenheit sorgen. Den stetig wachsenden Anforderungen von Seiten des Mandanten kann man dadurch gerecht werden und so die Position der Kanzlei am Markt sichern und ausbauen. Auch eine PWC Studie von 2019 zeigt, dass der Bedarf zum Einsatz von neuen Technologien im Bereich der Kommunikation mit dem Wirtschaftsprüfer von 8% im Jahr 2017 auf 68% im Jahr 2019 gestiegen ist.[2] Dieser Anstieg zeigt deutlich die Notwendigkeit von intelligenten Lösungen zur Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, Privatpersonen und Ihren Beratern.

 

Jetzt Collaborations-Plattform kennenlernen

 

[1] Bundessteuerberaterkammer, Steuerberatung 2020: Impulse für eine zukunftsfähige Kanzlei

[2] Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019- und was sie für die Abschlussprüfung bedeutet, pwc