Die eRechnung in 5 Minuten verstehen: Entstehung, Definition und Umsetzungspflicht im Überblick

„Das Jahr der eRechnung“ – dieser Titel wurde dem Jahr 2018 bereits in gewissen Kreisen verliehen. Kein Wunder. E-Rechnungs-Gipfel fanden statt, Medien berichten regelmäßig über das Thema eRechnung und mehr und mehr Unternehmen nehmen die Umstellung vor.

Aber was genau steckt hinter der eRechnung und warum ist sie aktuell so populär? Eins sei im Vorfeld verraten: Eine Rechnung als PDF per E-Mail zu versenden, ist noch längst keine eRechnung – zumindest nicht für die öffentliche Verwaltung.

Die Geschichte der eRechnung: Die Meilensteine im Überblick

Startschuss der eRechnung war die Veröffentlichung der EU-Richtlinie 2014/55/EU am 16.04.2014 über die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen. Die Richtlinie schreibt den Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen verbindlich vor. Ziel dahinter: Die verschiedenen nationalen Standards zur E-Rechnungsstellung in Einklang bringen und einen internationalen Standard etablieren. Weiteres erklärtes Ziel: Die Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung auch über die öffentliche Verwaltung hinaus fördern und damit den elektronischen Rechnungsversand als notwendigen Baustein der Financial Supply Chain flächendeckend in der Wirtschaft etablieren.

Am 1. Dezember 2016 verabschiedete das Bundeskabinett einen entsprechenden Gesetzesentwurf zur Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland: Das E-Rechnungsgesetz. Mit dem E-Rechnungsgesetz wurde ein konkreter Rahmen zur Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland geschaffen. Das Gesetz schreibt folgende Fristen zur Umsetzung in Deutschland vor:

  • ab dem 27.11.2018 gelten die Vorschriften verbindlich für Bundesministerien und Verfassungsorgane
  • ab dem 27.11.2019 für alle übrigen öffentlichen Auftraggeber des Bundes
  • ab dem 27.11.2020 werden Rechnungssteller öffentlicher Behörden zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet

Die E-Rechnungsverordnung vom 06.09.2017 bestätigt diese Vorgaben und konkretisiert die Umsetzung. Das Dateiformat der eRechnung, die XRechnung, wurde definiert.

Die eRechnung im Überblick: Definition, Format und Mindestangaben

Was ist eine eRechnung?

Die eRechnung steht als Abkürzung für die elektronische Rechnung. Unter einer elektronischen Rechnung wird im allgemeinen Sprachgebrauch meist eine Rechnung in einer beliebigen digitalen Form verstanden. Dazu zählt zum Beispiel ein PDF, ein Fax oder eine eingescannte Papierrechnung. Seit der Veröffentlichung der E-Rechnungsverordnung gilt für die eRechnung in der öffentlichen Verwaltung jedoch eine sehr konkrete Definition: So findet sich in §2 der ERechV folgender Wortlaut:

„Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.“

Der Aussteller einer elektronischen Rechnung muss dementsprechend darauf gefasst sein, dass seine gestellten Rechnungen nur dann von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert werden, wenn sie sämtliche relevanten Daten zumindest auch in strukturierter Form enthalten.

 

Was ist keine eRechnung?

Um zu verstehen, was eine eRechnung nun genau ist, hilft es die Frage zu stellen, was sie nicht ist. Die Antwort: Reine Bilddateien, reine PDF-Dateien ohne strukturierte Daten oder eingescannte Papierrechnungen gelten in der öffentlichen Verwaltung nicht als elektronische Rechnungen, da sie nicht den Vorgaben der EU-Richtlinie entsprechen.

Bilddateien können dennoch eingesetzt werden. Und zwar als Bestandteil sogenannter hybrider Formate. Hybride Formate sind dann erlaubt, wenn wenigstens ein Part der Rechnung den genannten Vorgaben zu strukturierten Daten entspricht.


Es bleibt festzuhalten: Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten oder aus strukturierten Daten mit Bilddateien bestehen, sind zukünftig erlaubt.


 

Rechnungsformate der eRechnung: XRechnung vs. ZUGFeRD

Prinzipiell empfiehlt die Richtlinie das deutsche Standardformat XRechnung zu nutzen, das auf der europäischen CEN 16931 basiert. „Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.“ (§ 4 ERechV)

Damit ist das hybride Format ZUGFeRD 2.0 – auf internationaler Ebene Factur X genannt – ebenfalls ein gültiges Datenaustauschformat. Vorteil des hybriden Formats: Privatwirtschaftliche Unternehmen, die eRechnungen (noch) nicht verarbeiten können, können die Bilddatei des hybriden Formats (PDF) ganz normal lesen und verarbeiten. Für Auftraggeber der öffentlichen Verwaltung, die sowohl die öffentliche Verwaltung, als auch privatwirtschaftliche Unternehmen bedienen müssen, daher eine charmante Lösung. Zudem wird das ZUGFeRD-Format kostenfrei und öffentlich zur Verfügung gestellt.

 

Mindestangaben einer eRechnung

eRechnungen müssen neben den umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben zusätzliche Mindestangaben enthalten, wie beispielsweise eine Auftragskennnummer sowie insbesondere eine Leitweg-Identifikationsnummer. Die Leitweg-Identifikationsnummer ist im Rahmen des Steuerungsprojekts E-Rechnung entwickelt worden und ermöglicht eine Zuordnung der Rechnung zum zuständigen Bewirtschafter beim Rechnungsempfänger. Insgesamt sind folgende Angaben verpflichtend:

  1. Leitweg-Identifikationsnummer,
  2. Bankverbindungsdaten,
  3. Zahlungsbedingungen und
  4. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.
  5. Lieferantennummer (nur wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)
  6. Bestellnummer (nur wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde).

Wer ist verpflichtet auf eRechnungen umzustellen?

Zur Umstellung auf eRechnungen verpflichtet sind Bundesministerien und Verfassungsorgane (27.11.2018), alle übrigen öffentlichen Auftraggeber (27.11.2019) und Rechnungssteller an öffentliche Behörden (27.11.2020). Liefert ihr Unternehmen also Produkte an eine Behörden oder steht in einem anderen Dienstleistungsverhältnis zu einer Behörde, sollten Sie frühzeitig auf den Versand von eRechnungen gemäß E-Rechnungsverordnung umstellen.

Wie so oft: Ausnahmen bestätigen die Regel. Die folgende Grafik fasst sie zusammen.

Auch die Privatwirtschaft sollte gewappnet sein

Auch Unternehmen der Privatwirtschaft, die zunächst nicht in Verbindung zur öffentlichen Verwaltung stehen, sollten sich für die eRechnung wappnen. Zwar gelten hier aktuell keine gesetzlichen Vorgaben zur Umstellung, es könnten jedoch Wettbewerbsnachteile entstehen, wenn keine Umstellung erfolgt: Denn ca. 50 Prozent deutscher Unternehmen haben eine Geschäftsbeziehung mit mindestens einer öffentlichen Institution. Dies liegt auch daran, dass die Verpflichtung nicht nur die Ministerien betrifft, sondern auch Krankenhäuser, Kitas, Sparkassen, Stadtwerke und ähnliche Einrichtungen. Daher wird vermutet “dass die E-Rechnungsnorm zugleich eine „Blaupause“ für den B2B-Bereich darstellen könnte, weil Unternehmen, die an die öffentliche Verwaltung fakturieren, dieses Format zugleich für ihre unternehmerischen Kunden nutzen könnten.” [1]

Bleibt die Frage nach dem Wie? Wie stelle ich auf eRechnungen um?

Hierzu hat der VeR (Verband elektronischer Rechnungen) einen klaren Rat:

„Um erfolgreich auf E-Invoicing umzustellen, bedarf es neben der Auswahl von technischen Komponenten auch unternehmensinternen Anpassungen. Zu den technischen Komponenten gehören neben einem elektronischen Rechnungseingang zusätzlich der digitale Rechnungsworkflow sowie ein revisionssicheres elektronisches Archiv. Das übliche Projektvorgehen bei der Umstellung auf E-Invoicing setzt sich aus folgenden Phasen zusammen:

  • Analyse der IST-Prozesse
  • Identifizierung von Optimierungspotenzialen
  • Ableitung von SOLL-Prozessen
  • Anbieterauswahl

Das Changemanagement erfolgt projektbegleitend, um zu gewährleisten, dass die neuen Komponenten letztlich durch alle Mitarbeiter akzeptiert und genutzt werden. Idealerweise werden bei dieser Umsetzung auch Potenziale in der Optimierung des Zusammenspiels zwischen Einkauf und Rechnungswesen gehoben.“ [2]

Die d.velop unterstützt Sie gern auf dem Weg zum E-Invoicing. Dabei stellt die Einführung eines digitalen Rechnungseingang mit revisionssicherem elektronischem Archiv unsere Kernkompetenz. Mit unserem Partner der codia Software GmbH bieten wir zusätzlich umfangreiche Expertise in der öffentlichen Verwaltung.

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[1] https://www.verband-e-rechnung.org/downloads/11865/psp-leitfaden_die-e-rechnung-in-der-oeffentlichen-verwaltung.p
[2] https://www.verband-e-rechnung.org/e-rechnungsgesetz/