4 gute Gründe für eine digitale Auftragserfassung

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Eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie ohne einen Schwerpunkt bei der Auftragserfassung? In meinen Augen nicht möglich. Warum?

Wie bei sehr vielen Themen rund um die Digitalisierung, besteht bei der „digitalen Auftragserfassung“ eine – nicht unerheblich – unterschiedliche Wahrnehmung zwischen den eigenen Bedürfnissen als Konsument und den oftmals nicht ausgenutzten digitalen Möglichkeiten im beruflichen Alltag.

Erfahrungen des Alltag formen Erwartungshaltung

Bei einer privaten Online-Bestellung erwarten wir den Eingang einer Auftragsbestätigung binnen Sekunden in unserem E-Mail-Postfach und durchsuchen bereits nervös den SPAM-Ordner, wenn diese einige Minuten auf sich warten lässt.

In der mehr oder weniger digitalen Arbeitswelt dagegen trifft man noch sehr häufig auf Prozesse, die durchaus eine Durchlaufzeit im Bereich von Tagen aufweisen. Und aus Erfahrung heraus, wird dieser Umstand nur in den wenigsten Fällen hinterfragt. Dabei kann es so einfach sein, dem Kunden ein positives Erlebnis durch den zeitnahen Empfang einer Auftragsbestätigung zu ermöglichen. Oder doch nicht?

Realistische aber ambitionierte Ziele in puncto Auftragserfassung, bitte!

Nein, die Zielvorgabe einer Auftragserfassung im Sekundenbereich ist in vielen Branchen und Unternehmen tatsächlich unrealistisch, da oftmals deutlich mehr und komplexere Arbeitsschritte notwendig sind, als bei einer simplen Bestellung bei Amazon.
Aber gilt das auch für das Ziel einer taggleichen Übermittlung einer Auftragsbestätigung?
Können digitale Prozesse auch die Auftragserfassung beschleunigen und qualitativ optimieren?
Ja, sie können und das nicht nur für bereits elektronisch eingehende Aufträge (EDI), sondern vor allem auch für die übrigen Bestellungen per Papier, Fax oder E-Mail. Und die Gründe für eine Realisierung der digitalen Prozesse sind vielfältig:

4 Gründe für die digitale Auftragserfassung

1) Hohe Wiederverwendbarkeit von Softwarelösungen

Sie setzen bereits auf ein ECM-System und eine OCR-Texterkennung? Umso besser.

In vielen Unternehmen existiert bereits eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Perfekt, dann sind die technischen Grundlagen vorhanden. Warum soll Ihre OCR-Lösung nur den Kreditor und die Rechnungsnummer auslesen? Das funktioniert genauso gut mit dem Auftraggeber, Warenempfänger, Kundenbestellnummer, Lieferdatum sowie Material und Mengen.

Und im ECM lassen sich Bestellunterlagen hervorragend archivieren. Das kann die Basis für eine Auftragsmappe bilden, die im Rahmen des Gesamtprozesses nach und nach alle weiteren Dokumente zu einem Auftrag bündelt, über die Auftragsbestätigung zum Lieferschein bis hin zur Rechnung oder im Einzelfall sogar die Beanstandungsmeldung.

Wenn dann noch eine Schnittstelle zum ERP realisiert wird und z.B. Ihr SAP mit dem integrierten Dokumentenmanagement verheiratet ist, steht einem durchgängigem Prozess nichts mehr im Wege.

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2) Mehr Effizienz und damit verbundene Kosteneinsparungen

Egal, ob einzelne Arbeitsschritte oder ein Großteil des Prozesses digitalisiert und möglichst automatisiert werden können, in der Regel sind die Kosteneinsparungen enorm. Angefangen bei eingespartem Papier, der Reduzierung von Arbeitsschritten und Suchzeiten bis hin zur Verringerung der Erfassungsfehler.

Wichtig ist hierbei, bereits vor Projektstart die Grundlage für eine zukünftige Erfolgsmessung zu legen. Welche Durchlaufzeiten hat mein heutiger Prozess, welche Ressourcen sind in welchem Schritt notwendig oder wie viele Fehler entstehen?
Nur auf Basis dieser Kennzahlen kann der Erfolg einer digitalen Auftragserfassung nachhaltig ermittelt werden.

3) Volle Transparenz und Flexibilität in der Bearbeitung

Jederzeit wissen, in welchem Arbeitsschritt oder bei welchem Mitarbeiter sich ein Auftrag derzeit befindet? Überhaupt kein Problem, wenn die Bestellung den Prozess auf digitalem Weg durchläuft. Egal, bei welchem Mitarbeiter der Kunde anruft oder auf welchem Tisch eine Auftragsänderung landet, durch den Zugriff auf das ECM-System ist jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit aussagefähig. Gleichzeitig ist auch für das gesamte Team transparent, welches Arbeitsvolumen ansteht, um sich möglichst optimal zu organisieren.

Besonders wertvoll ist ein digitalisierter Prozess, wenn im Rahmen der Erfassung noch weitere Kommunikation stattfindet, beispielsweise interne technische Klärungen mit der Fertigung oder Konditionsabstimmungen mit dem Vertrieb. Diese lassen sich ohne Medienbruch realisieren und die Kommunikation wird an einer Stelle gebündelt und direkt archiviert. Gleiches gilt auch für eventuelle Rückfragen an den Kunden.

Ein, in der aktuellen Situation nicht zu vernachlässigender Vorteil, ist die Unabhängigkeit vom Büroarbeitsplatz. Denn nur digital vorliegende Bestelldokumente ermöglichen auch eine Bearbeitung im Homeoffice. Der Homeoffice-Ansatz kann auch vorteilhaft sein, um noch flexibler auf Lastspitzen durch saisonale Schwankungen im Auftragseingang zu reagieren.

4) Nachhaltigkeit

Abgesehen von den bereits erläuterten Vorteilen ist auch der Nachhaltigkeitsaspekt nicht zu vernachlässigen. Unser CEO Mario Dönnebrink hat in seinem Blogbeitrag “ECM against CO2” einmal zusammengetragen, welche CO2-Einsparmöglichkeiten in der digitalisierten Arbeitswelt durch den Wegfall von Papier entstehen. Viel Spaß bei der eigenen Kalkulation für ihre (hoffentlich bald) digitalisierten Bestelldokumente. Sicher ein toller Nebeneffekt, den auch Ihre Kunden dieser und der nächsten Generation zu schätzen wissen.

Die Gründe überzeugen? Dann jetzt mit der Umsetzung starten

Wie bei allen erfolgreichen Projekten, hat auch in diesem Fall die bekannte Aussage „Planung ersetzt Zufall durch Irrtum“ seine Berechtigung. Aber keine Sorge, es sind keine monatelangen Analysen und unzähligen Besprechungen notwendig, um erste Erfolge mit der digitalen Auftragserfassung zu erzielen. Auch sollte der erste Anspruch keine voll automatisierte Auftragserfassung sein. Schauen Sie lieber Schritt für Schritt, welche iterativen Optimierungsmöglichkeiten bestehen.

Gerne können wir Sie bei der Vorbereitung und Entscheidungsfindung auf Basis unserer umfassenden Projekterfahrung unterstützen. Wie ein mögliches Szenario aussehen kann, haben wir einmal als Video dokumentiert.

Sollten bei Ihnen jetzt Fragen oder Ideen aufkommen, lassen Sie uns diese doch in den Kommentaren da 👇 oder fügen Sie mich Ihrem LinkedIn-Netzwerk hinzu. Ich freue mich auf einen regen Austausch.