4 Gründe: Darum lohnt sich Digitalisierung im Rechnungswesen – auch für kleine Unternehmen

Zahlreiche Unternehmen, insbesondere KMUs, kennen folgendes Problem: „Bei unserer Anzahl an Eingangsrechnungen lohnt sich eine digitale Rechnungsverarbeitung einfach nicht.“ Aber stimmt das wirklich? In diesem Blogartikel klären wir auf: Zunächst bilden wir sechs Szenarien beispielhaft ab, wie mit Rechnungen in Unternehmen umgegangen wird. Anschließend stellen wir die vier wichtigsten Gründe für eine Digitalisierung im Rechnungswesen vor. Außerdem zeigen wir an einem konkreten Rechenbeispiel, dass sich eine moderne digitale Rechnungsverarbeitung lohnt – auch bei geringeren Rechnungsvolumen. 

Rechnungseingang digitalisieren: längst keine Innovation mehr

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist stark vorangeschritten. Dementsprechend ist eine digitale Rechnungsverarbeitung heute keine Innovation mehr. Bereits seit über 20 Jahren gibt es Verfahren zur automatisierten Dokumentenerkennung, insbesondere für Eingangsrechnungen. Jedoch wird die Datenüberprüfung, der vorher erkannten Eingangsrechnungsdaten, durch neue Innovationen wie Künstliche Intelligenz (KI) stetig verbessert. So können Fehlerquoten mittels immer intelligenter werdender Software minimiert und Arbeitnehmer: innen bei der Rechnungsverarbeitung unterstützt werden.

Lohnt sich die Digitalisierung im Rechnungswesen auch bei geringem Rechnungseingang?

Die digitale Rechnungsverarbeitung hat bis dato vorwiegend Einzug in der Industrie genommen, da dort durch die fortwährende Zulieferung von Waren deutlich mehr Rechnungen zu bearbeiten sind als in anderen Branchen, wie dem Finanzsektor. Denn schon ein Blick in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung von Finanzunternehmen zeigt, dass das Thema des Materialaufwands dort nur eine untergeordnete Rolle spielt. Dennoch lohnt sich die Digitalisierung auch in Unternehmen und Organisationen mit geringerem Rechnungseingang, wie folgende sechs Szenarien verdeutlichen.

6 Szenarien zum analogen Umgang mit Eingangsrechnungen und deren Folgen

1. Rückfrage zur Rechnung mittels Post-it (Klebezettel): Rechnung wird in den Postkorb des/der Kollegen:in gelegt, diese(r) beantwortet die Rückfrage, die Rechnung wird zurück in den Postkorb des „Fragenden“ verteilt, diese(r) muss sich wieder neu hineindenken.
   Die Folge: Zeitverzug.
2. Rechnungen bleiben liegen: beispielsweise, da Freigeber:in im Urlaub oder auf Dienstreise ist.
   Die Folge: Skontofrist verpasst oder Mahnungen erhalten.
3. Erst kommen Rechnungen per E-Mail, dann in Papierform an: Doppelte Prüfung, vielleicht sogar doppelte Bezahlung
   Die Folge: hoher Aufwand der Klärung.
4. Der klassische Anruf „Ist meine Rechnung schon eingegangen?“ oder „Wann kann ich mit dem Bezahlungseingang rechnen?“: durch fehlende Transparenz über eingegangene Rechnungen und deren Bezahlungsfristen können Mitarbeiter:innen oft keine Antwort geben oder müssen sich erst durch verschiedenste Abteilungen telefonieren, bis sie eine Antwort erhalten.
   Die Folge: hoher Zeitaufwand.
5. Mitarbeitender hat seinen „Homeoffice-Tag“, daher bleiben Rechnungen liegen
   Die Folge: Zeitverzug.
6. Mitarbeiter:in fängt neu im Unternehmen an und kennt einen digitalen Rechnungsprozess noch aus dem Vorunternehmen. Jetzt steht das Unternehmen aber ganz schön „oldschool“ da.
   Die Folge: Imageverlust.

Kommt Dir das bekannt vor? Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung lässt sich hier Abhilfe schaffen, denn diese Vorteile bietet eine automatisierte Bearbeitung von Rechnungen:

4 Gründe für die Digitalisierung im Rechnungswesen

1. Kürzere Durchlaufzeiten & kürzere Bearbeitungszeiten

Das Beispiel zur Klärung der „Rückfrage zur Rechnung mittels Post-it“ verdeutlicht, dass die Durchlaufzeiten zur Prüfung einer Rechnung langwierig sein können. Laut dem Institut für Wirtschaftsinformatik Leibniz Universität Hannover kann die Kontrolle/Freigabe bis zu 14 Tage dauern. Mit einer digitalen Verarbeitung von Rechnungen lassen sich Durchlaufzeiten erheblich verkürzen, da die Rückfrage den Kollegen:innen direkt digital vorliegt und keine Zeit für die „Zustellung“ verloren geht. Natürlich wirkt sich die kürzere Bearbeitungszeit positiv auf die Skontoerträge aus. Auch die eigentliche Bearbeitungszeit verkürzt sich, da die Prüfung/Freigabe der Rechnung formularbasiert unterstützt wird, wichtige Stammdaten automatisiert erkannt werden und die Anzahl an Rückfragen geringer wird.

2. Zukunftsfähig durch ortsunabhängiges Arbeiten

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist Homeoffice und Remote Work für viele Unternehmen zum Standard geworden. Diese Veränderung auf dem Arbeitsmarkt wird auch in den nächsten Jahren weiter an Bedeutung gewinnen. Mit einer digitalen Lösung für die Rechnungsverarbeitung haben Unternehmen eine gute Antwort auf diese Veränderungen und können sich ihren Mitarbeitenden gegenüber modern präsentieren.

3. Transparenzgewinn

Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung können berechtigte Mitarbeitende zu jeder Zeit den Status zu jeder Rechnung einsehen. Sie können sich sämtliche Rechnungen zur Ansicht bringen und wissen, welche Auszahlungen bald anstehen. Und sollte doch mal eine Rückfrage „liegen bleiben“, müssen sie nicht erst herausfinden, bei wem die Rechnung aktuell liegt, sondern können es direkt in der Software prüfen. So spart man Zeit, Geld und Nerven.

4. Rechtskonforme Archivierung

Ganz nebenbei wird noch ein weiteres Problem gelöst: Rechnungen werden direkt rechtskonform elektronisch archiviert. Auch eine Suche von Rechnungen bleibt Mitarbeitenden zukünftig erspart, dank des digitalen Archivs müssen sie nie wieder Rechnungen suchen, sondern finden diese direkt. Egal, ob alle Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum oder alle Rechnungen eines Lieferanten angezeigt werden sollen, mit der Metadatensuche werden die benötigten Rechnungen schnell angezeigt.

Bleibt immer noch die Frage, ob sich eine solche Lösung auch für das eigene Unternehmen lohnt? Um es vorwegzusagen: Ja. Oder zumindest: Wahrscheinlich ja. Aber schauen wir uns den ROI einmal etwas genauer an.

Software zur Digitalisierung im Rechnungswesen live erleben

Florian Breuer, BPM-Consultant im Financial Services Team bei der d.velop AG, präsentiert im Video den automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess mit d.velop invoices in der Cloud.

Der Kostenvergleich: Analoge vs. digitale Rechnungsverarbeitung

Es gibt unzählige Möglichkeiten der ROI Betrachtungen von Projekten zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung. Hierbei gilt es insbesondere die Personalkosten zu berücksichtigen, deren Höhe regelmäßig aufgrund fehlender Transparenz unterschätzt wird. Sie werden unter anderem verursacht durch:

• Manuelle Übertragung der Rechnungsdaten in ERP-Systeme
• Manuelle Weitergabe an zuständige Prüfer und Freigeber
• Klärung von Rückfragen

Falls Du Dich fragst, inwieweit die Klärung von Rückfragen zu Prozesskosten führt: Studien zeigen, dass diese Wiederanlaufzeit nach einem solchen Gespräch mindestens 5 Minuten beträgt – unabhängig von der Länge der Unterbrechung. So wird aus der „kleinen Rückfrage“ ein Zeitfresser.¹

Was kostet die analoge Rechnungsverarbeitung?

Letztlich stellen sich viele Unternehmen die Frage: „Lohnt sich das für mich überhaupt – wir sind doch ein kleines Unternehmen?“ Dieser Frage gehen wir auf den Grund:

Im Folgenden stellen wir die Prozesskosten der analogen Rechnungsverarbeitung vor:

a) Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung (analog) 19 Minuten bestehend aus:

• Zeit für Rechnungserfassung* 2 Minuten
• Zeit für Rechnungsfreigabe* 9 Minuten
• Zeit für die Buchung* 3 Minuten
• Suchen & Finden* 5 Minuten

Quelle: Studie von Pitney Bowes Management Services (PBMS)

b) Kalkulatorische Kosten pro Mitarbeiter:in in der Stunde: 35,00 €

Wie viel spare ich durch die Digitalisierung des Rechnungswesens?

Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung sinken die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten auf 8 Minuten pro Rechnung:

• Zeit für Rechnungserfassung 1,5 Minuten
• Zeit für Rechnungsfreigabe 3,5 Minuten
• Zeit für die Buchung 1 Minuten
• Suchen & Finden 2 Minuten

Mögliche verbesserte Skontoerzielung, welche durch die digitale Lösung erreicht wird, wurde in unserer Beispielrechnung nicht berücksichtigt, was sich zusätzlich positiv auswirken kann.

Dennoch möchten wir transparent bleiben: Nicht berücksichtigt sind hier die initialen Kosten für die Einrichtung, sowie mögliche Schnittstellen zu bestehenden ERP-Systemen. Diese stimmen wir gerne individuell ab.

Es kann festgehalten werden: Selbst bei einem kleinen Rechnungsvolumen von 250 Rechnungen im Monat besteht erhebliches Kostensenkungspotential.

Wie kann ich mein Rechnungswesen digitalisieren?

Die Lösung für die Digitalisierung im Rechnungswesen für kleine Unternehmen lautet: Cloud-Technologie. Ein wesentlicher Unterschied zwischen einem in der Cloud und einem „In-House“ („On-premises“)-betriebenen System liegt darin, dass die fixen Einstiegskosten für ein Cloudprojekt wesentlich geringer sind als bei einem On-premises-Projekt.

Vorteile einer cloudbasierten Rechnungsverarbeitung

Bei einer Cloudlösung fallen keine Kosten für Installation und die Bereitstellung von Infrastruktur an. Es benötigt auch keine Hardware, interne Wartung oder manuelle Updates. Eine detailliertere Unterscheidung zwischen Cloud- und On-premises-Software haben wir im Blogbeitrag „Cloud DMS“ festgehalten.

Geringe Kosten bei geringem Rechnungsvolumen

Insbesondere aus dem Grund der geringen Einstiegskosten lohnt sich eine cloudbasierte Lösung auch für geringe Rechnungsvolumen. Eine vorkonfigurierte Lösung lässt sich komplett ohne manuelle Aufwände zur Verfügung stellen. Dadurch ist es möglich, einfache Projekte mit wenigen Personentagen umzusetzen.

Deutlich weniger IT-Know-how nötig

Ein weiterer Vorteil cloudbasierter Lösungen ist, dass diese deutlich weniger IT-Know-how für ein Einführungsprojekt benötigen. Die Projekte laufen direkt in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen. Das entlastet die interne IT und ermöglicht dennoch einen persönlichen Freigabeprozess, sowie individuelle Anforderungen umzusetzen.

Exkurs: Cloudbasierte Rechnungsverarbeitung im Kontext der finanzaufsichtsrechtlichen Anforderungen

Vorwiegend Unternehmen aus stark regulierten Märkten zucken beim Thema „Cloud“ oft ein wenig zusammen. Natürlich gilt es auch hier regulatorische und datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten. Schauen wir uns einmal an, was es als Finanzunternehmen bei der Digitalisierung im Rechnungswesen zu berücksichtigen gilt.

Rechnungsverarbeitung per Cloud: Sonstiger Fremdbezug oder Auslagerung?

Das Unternehmen muss bewerten, ob der Prozess der Rechnungsbearbeitung als sonstiger Fremdbezug oder eine (wesentliche) Auslagerung im Sinne der aufsichtsrechtlichen Anforderungen an das Risikomanagement einzustufen ist. Nach unserem Verständnis stehen die originären Bank-Prozesse im Fokus der aufsichtsrechtlichen Anforderungen. Der Prozess der Rechnungsverarbeitung ist dabei aber kein typischer Prozess der Finanzwirtschaft, sondern ein allgemeiner Standardprozess. Im Übrigen kann dieser auch jederzeit wieder „analog“ durchgeführt werden, insofern ist der digitale Prozess auch nicht von wesentlicher Bedeutung. Ferner handelt es sich nicht um einen Prozess im Sinne einer Steuerung des Risikomanagements. Somit gibt es also viele, gute Gründe, diesen Prozess nicht als Auslagerung einzustufen.

Wie sicher ist die Digitalisierung im Rechnungswesen?

Und natürlich spielt der Datenschutz sowie das Thema Cloud-Sicherheit eine wichtige Rolle. Es gilt darauf zu achten, dass die Verarbeitung der Rechnungen in Deutschland (oder zumindest in der EU gelegenen Rechenzentren erfolgt, die georedundant ausgelegt und zertifiziert (z.B. ISO 27001 oder C5) sind. Die Dokumente sollten dabei nach den modernsten Verschlüsselungsverfahren gesichert werden, sowohl bei der Datenhaltung im Rechenzentrum als auch beim Up- und Download. Mittels eines Berechtigungskonzepts ist sicherzustellen, wer Zugriff auf diese Daten und Dokumente hat. Übrigens: d.velop invoices erfüllt all diese Anforderungen.