DMS Lösung: 5 Dinge, die du wissen musst!

Veröffentlicht 21.12.2022
Geschätzte Lesezeit 5 Min.

Elisa Feldhaus Kauffrau für Marketingkommunikation d.velop

Beitragsbild DMS Lösung

Du willst dein Unternehmen digitalisieren bzw. strukturieren, aber weißt nicht, wo du anfangen sollst? Dann bist du hier genau richtig. Hier bekommst du einen Überblick, was ein DMS ist, welche Lösungen es gibt und wie es auf dein Unternehmen anwendbar ist!  

DMS Lösung einfach erklärt

Eine DMS Lösung ist ein Dokumentenmanagement-System, das eine elektronische Ablage von Dokumenten vereinfacht und die Lösung für transparente Abläufe bietet. Konkrete Lösungen eines DMS lassen sich anhand mehrerer Beispiele genauer veranschaulichen.  

1. Was ist eine Dokumentenmanagement-System-Lösung?

Ein DMS bezieht sich darauf, digitale Prozesse zu strukturieren. Die Lösung besteht dabei aus sicheren, schnellen und transparenten Workflows, die Arbeitsschritte effizienter machen. Gleichzeitig soll der geringstmögliche manuelle Aufwand entstehen. Es spielt hierbei keine Rolle, ob es Dokumente von Lieferanten, Kunden oder Verträge sind. Durch die digitale Ablage von Dokumenten, die per Post, E-Mail oder Fax eingehen, können die Systeme jederzeit standortübergreifend genutzt werden. Das automatische Verschlagworten der Unterlagen ermöglicht einen schnellen Zugriff auf interne und externe Dateien. Zusätzlich gibt es den Unternehmen die Gelegenheit Arbeit, Platz und Geld zu sparen, sodass eine automatische Produktivitätssteigerung erfolgt.

Aktenschränke waren gestern!

Durch das Einsparen von Kosten und Prozessdigitalisierung kann viel Potenzial aus einer DMS Lösung herausgeholt werden. Die Unterlagen sind durch die digitale Aufbewahrung gegen Zerstörung und Manipulation geschützt. Das liegt an einer revisionssicherer Archivierung und einer automatischen Versionierung, die bequem abbildet, wann etwas und was genau an einem Dokument bearbeitet wurde.

2. In welcher Form gibt es DMS Lösungen? 

Um den sichersten, schnellsten und geringstmöglichen Aufwand betreiben zu können, wurden verschiedene Varianten entwickelt. Dazu zählen einmal die Prozesse, aber auch Ablagemöglichkeiten, die dir deinen Arbeitsalltag erleichtern.

Digitale Akte

Zum einen zählt dazu die gängige Form der digitalen Akte, die das langwierige Suchen von Dokumenten vermeidet. Dabei steht die schnelle Suche und die rechtssichere Ablage im Vordergrund.

So funktioniert’s: Es werden eingescannte oder anderweitig im System abgelegte Dokumente vollautomatisch klassifiziert und in die jeweiligen oder automatisch neu angelegten Akten verschoben, sodass auch komplexe Strukturen effizient im Überblick behalten werden.

Digitale Dokumentenarchivierung

Gleichzeitig ist die digitale Dokumentenarchivierung eine Form, die den Schutz der Inhalte sicherstellt. Dabei handelt es sich um langfristig, sichere und unveränderliche Verwahrung von Dokumenten. Man sollte beachten, dass die DM-Software den Standards des Bundesministeriums für Finanzen mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entspricht.

So funktioniert’s: Jeden Tag kommen Bilder, Belege, Papierdokumente und unzählige Unterlagen herein, die durch Ablage in diesem System revisionssicher aufbewahrt werden.

Digitale Geschäftsprozesse

Darüber hinaus gibt es die digitalen Geschäftsprozesse, die die manuelle, papierbasierte Vorgehensweise digitalisieren. Hierbei ist die Prozessoptimierung ein wichtiger Begriff, der die Abwicklung von Workflows vereinfacht.

So funktioniert’s: Wenn Workflows, wie Beschaffungsanträge, Urlaubsanträge oder Reisekostenerstattungen gestellt werden, können sie jederzeit und von überall weiterverarbeitet werden. So werden Routineaufgaben zum Kinderspiel! Es ist jederzeit klar, bei wem eine Aufgabe liegt und nach Abschluss des To-dos bringt das System die Unterlagen automatisch zum nächsten Prozessteilnehmer. Dank Vertretungsregeln bleibt auch bei Urlaub oder Krankheit nichts „auf dem Schreibtisch des Kollegen“ liegen.

Enterprise Search

Bei den DMS Lösungen wurde über die Themen Ablage, Sicherheit und Prozesse hinaus auch die Variante des Enterprise Search entwickelt. Übersetzt bedeutet das „Unternehmensweite Suche“. Die unternehmensweite Suche hilft, die langwierigen Suchen nach Unternehmensinformationen auf den diversen Plattformen zu reduzieren und löst Datensilos auf.

So funktioniert’s: Die Informationen der Unternehmen sind auf eine Vielzahl von Webseiten, E-Mails und Datenverzeichnissen verteilt. Die Software kann an all diese Datenquellen angebunden werden und auf sie zugreifen, sodass alle Informationen mit einem Klick erreichbar sind und nicht umständlich in verschiedenen Tools und Plattformen gesucht werden müssen.

Collaboration

Auch ist die Collaboration ein Teil der Dokumentenmanagement-Software, die zu einer transparenten und modernen Arbeitswelt beiträgt. Dabei geht es um eine bessere Zusammenarbeit im Team, die durch gemeinsame Projekte gefördert werden.

So funktioniert’s: Durch verschiedene Collaboration Tools im DMS können Dokumente gemeinsam bearbeitet und gemanagt werden. Auch Externe können eingebunden werden, wenn die DMS Lösung gestattet, Unterlagen z.B. via Weblink zur Verfügung zu stellen.

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3. DMS Lösung: Was passiert mit Unterlagen im System?

Die Unterlagen werden im System in mehreren Schritten digitalisiert, anschließend verarbeitet und dabei automatisch verschlagwortet. Im nächsten Schritt werden die Dokumente durch die Archivierung gesichert und dabei in der vorgesehenen Akte abgelegt. Dann kann die Collabration beginnen und die passenden Workflows dazu starten.

Infografik DMS Lösung

4. Ist das System überhaupt auf mein Unternehmen anwendbar?  

Ja! Du solltest allerdings darauf achten, dass die von dir gewählte DMS Lösung gut mit den anderen von dir genutzten Programmen zusammenarbeitet. Über DMS-Schnittstellen können Dokumentenmanagement-Systeme mit vielen Programmen kooperieren und als unternehmensweite Drehscheibe für Unterlagen und als revisionssicheres Archiv fungieren.

So solltest du dein DMS mit Fachanwendungen, oder mit Microsoft 365, SAP oder Salesforce verbinden können. Dabei spielt weder die Unternehmensgröße noch die Branche eine Rolle. Auch ist es irrelevant, bei welchem Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung dein Unternehmen steht. Ob die Dokumente schon eingescannt oder noch in Papierform vorhanden sind, kein Problem! Darüber hinaus bietet das System die Vorteile von abteilungsübergreifenden Informationen, die die Zusammenarbeit fördern. Dadurch wird automatisch die Service-Qualität verbessert, da man einen umfassenden Rundumblick an Informationen bekommt. Zudem erhält das Unternehmen die Chance, sich digital zu entwickeln und es fallen sowohl Druckkosten weg, als auch Zeit, die für die Ablage von Inhalten aufgewendet wird. Gleichzeitig berücksichtigt man den verantwortungsvollen Aspekt der Nachhaltigkeit, da man sich Schritt für Schritt zum papierlosen Büro entwickelt.

5. Unsere DMS Lösung heißt d.velop documents 

d.velop documents bietet dir alle obigen genannten Funktionen in nur einem Produkt. Das bedeutet, ganz gleich, ob es die digitale Akte, die Archivierung, die Geschäftsprozesse, Enterprise Search oder Collaboration ist: dir stehen alle Funktionen in einem Produkt zur Verfügung. Vom Einscannen über Archivieren, zu Prozessen bis hin zur Ablage. Bei d.velop documents ist es irrelevant, ob du in einem Start-up, einem mittelständischen oder Großunternehmen arbeitest: Rechtsichere Aufbewahrung, Produktivitätssteigerung und hohe Integrierbarkeit stehen im besonderen Fokus. Teste es doch einfach selbst. 💻

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