“Wie hoch sind unsere jährlichen Druckkosten eigentlich?” – Eine Frage, die sich noch nicht genügend Unternehmensführungen stellen. Hinter jeder gedruckten Seite verbirgt sich ein Ungetüm an unnötigen Kosten und veralteten Prozessen. Dabei ist Druckkosten sparen sinnvoll und bringt noch weitere Vorteile mit sich.
Wie hoch sind die Druckkosten im Unternehmen?
In Zahlen ausgedrückt bewegen sich hunderttausende deutsche Unternehmen bei jährlichen Druckkosten jenseits der 10.000-Euro-Marke.
Wie wir auf diese Zahlen kommen? Unter Berücksichtigung der Männer-Frauen-Quote in Bürojobs (65% Frauen) und der Vollzeitquote (Frauen: 34%, Männer: 94%)¹ kann man davon ausgehen, dass ein Unternehmen mit 30 Festangestellten davon ca. 17 Vollzeit beschäftigt. Diese Vollzeitbeschäftigten arbeiten nach Abzug von Wochenenden, Krankheitstagen und Urlaubstagen ungefähr 220 Tage im Jahr. Laut einer Viadesk-Studie² druckt jede/r einzelne von ihnen täglich durchschnittlich 27 DIN A 4 Seiten Papier.
Druckkosten im Unternehmen berechnen
Fangen wir an zu rechnen:
17 Vollzeitangestellte x 220 Tage x 27 Seiten = 100.980 Seiten
Diese Hochrechnung lässt sich um jede x-beliebige Mitarbeiteranzahl ergänzen. Ein/e einzige/r Mitarbeiter/in druckt also demnach 5.940 Seiten und 100 Mitarbeiter/innen 594.000 Seiten Papier pro Jahr.
Gründe für hohe Druckkosten pro Seite im Unternehmen
Wieso muss eigentlich im Jahr 2021 noch so viel gedruckt werden? Dank Spotify und Netflix wurden unsere verstaubten CD-Regale entrümpelt und DVDs sind im Wortschatz der Generation Z noch nicht einmal vorhanden – absolut gerechtfertigt. Denn die Nutzung dieser Apps macht unser Privatleben einfacher, komfortabler und übersichtlicher… während das Arbeitsleben vieler noch stets auf die digitale Revolution wartet.
Schluss mit Papier! Papierverbrauch senken und Druckkosten sparen
Wenn man sich vor Augen führt, dass es in Deutschland rund 257.000 kleine Unternehmen gibt, welche zwischen 10 und 49 Erwerbstätige beschäftigen, wird das Ausmaß dieser Zahlen genauer klar. Denn wenn jedes dieser Unternehmen einen derartigen Papierverbrauch hätte, würde das jährlich ¾ des Schwarzwälder Baumbestands gleichkommen, welcher für die Deckung dieses Papierbedarfs benötigt würde – und das sind lediglich die kleinen Unternehmen.
1/4 der deutschen Unternehmen haben noch nie eine Papierakte digitalisiert
Während sich immer mehr deutsche Unternehmen an die Digitalisierung heranwagen, bewegen sich noch 25% der Firmen in einer analogen Welt, mit veralteten Prozessen und zeitraubenden Gewohnheiten. Im Rahmen einer Bitkom Umfrage³ gaben ¼ der befragten Unternehmen an, noch keine einzige Papierakte digitalisiert zu haben und noch stets jede Seite auf Papier auszudrucken. Besonders der öffentliche Dienst führt werden eingefahrene Prozesse fort, da nur wenig Platz für Innovation gegeben wird.
Druckkosten sparen leicht gemacht
Wer seine Druckkosten verringern möchte, sollte sich folgende Fragen stellen:
- Ist es notwendig, alles stets auszudrucken oder ist es schlichtweg Gewohnheit?
- Wie hoch sind meine/ unsere jährlichen Druckkosten?
- Wie viel Arbeit habe ich/ haben Mitarbeiter/innen durch Druckprozesse?
- Wie viel Zeit vergeht, bis ein Prozess (Drucken, Versenden, Empfangen) abgeschlossen ist?
- Was hält mich davon ab, digital zu arbeiten?
Druckkosten sparen mit digitaler Unterschrift
Schlussfolgernd ist festzuhalten: der Drucker teilt das gleiche Schicksal, wie die CD- & DVD-Player! Diese Geräte hatten eine glorreiche Ära, doch diese ist längst vorbei und wird heutzutage durch benutzerfreundliche, kostensparende und effiziente Software angeführt.
Digitale Unterschrift – Druckkosten senken mit digitaler Signatur-Lösung
Wie also den Absprung schaffen? Ganz einfach: mit einer digitalen Unterschrift, mit welcher alle erdenklichen Dokumente schnell und rechtsgültig signiert werden können.
40 Minuten im Webinar klären auf: Mit digitaler Unterschrift Druckkosten verringern
Gemeinsam mit D-TRUST von der deutschen Bundesdruckerei veranstalteten wir das Webinar “Rechtssicher und digital unterschreiben”. In rund 40 Minuten werden sowohl die App d.velop sign, als auch der Fernsignaturanbieter sign-me von D-Trust in einer Live-Präsentation vorgestellt, sowie wichtige rechtliche Grundlagen geklärt. Anschließend dürfte der Abschied vom altgeliebten Drucker gar nicht mehr allzu schwer fallen und Sie können langfristig nicht nur Ihre Druckkosten senken, sondern Sie vollständig eliminieren.
So viel Geld lässt sich durch d.velop sign einsparen!
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Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Arten von Druckerpapier: Recyclingpapier und Frischfaserpapier. 1.000 Blatt DIN A4 Recyclingpapier verursachen im gesamten Produktionsprozess 4,4 kg CO2, wohingegen 1.000 Blatt DIN A4 Frischfaserpapier sogar 5,3 kg CO2 verursachen⁴. Gehen wir davon aus, dass unser fiktives 30-köpfiges Unternehmen auf Recyclingpapier setzt, wäre folgende Rechnung zutreffend:
100.980 Blatt DIN A4 Recyclingpapier x 0,0044 kg CO2 = 444,32 kg CO2 jährlich
Dies entspricht ungefähr den CO2-Emissionen eines gesamten Passagierflugzeugs, welches Von München nach Berlin und von Berlin wieder zurück nach München fliegt⁵! Angesichts der gesetzten Klimaziele kann der Einsatz einer digitalen Unterschrift mit relativ wenig Aufwand sehr viel CO2 einsparen. Fangen Sie noch heute an CO2 zu sparen!