Druckkosten sparen dank digitaler Unterschrift

“Wie hoch sind unsere jährlichen Druckkosten eigentlich?” – Eine Frage, die sich offensichtlich noch nicht genügend Unternehmensführungen stellen. Hinter jeder gedruckten Seite verbirgt sich ein Ungetüm an unnötigen Kosten und veralteten Prozessen. In Zahlen ausgedrückt bewegen sich hunderttausende deutsche Unternehmen bei jährlichen Druckkosten jenseits der 10.000-Euro-Marke.

Wie wir auf diese Zahlen kommen? Unter Berücksichtigung der Männer-Frauen-Quote in Bürojobs (65% Frauen) und der Vollzeitquote (Frauen: 34%, Männer: 94%)¹ kann man davon ausgehen, dass ein Unternehmen mit 30 Festangestellten davon ca. 17 Vollzeit beschäftigt. Diese Vollzeitbeschäftigten arbeiten nach Abzug von Wochenenden, Krankheitstagen und Urlaubstagen ungefähr 220 Tage im Jahr. Laut einer Viadesk-Studie² druckt jede/r einzelne von ihnen täglich durchschnittlich 27 DIN A 4 Seiten Papier. Fangen wir an zu rechnen:

 

17 Vollzeitangestellte x 220 Tage x 27 Seiten = 100.980 Seiten

 

Diese Hochrechnung lässt sich um jede x-beliebige Mitarbeiteranzahl ergänzen. Ein/e einzige/r Mitarbeiter/in würde also demnach 5.940 Seiten und 100 Mitarbeiter/innen 594.000 Seiten Papier pro Jahr ausdrucken. Aber wieso muss eigentlich im Jahr 2021 noch so viel gedruckt werden? Dank Spotify und Netflix wurden unsere verstaubten CD-Regale entrümpelt und DVDs sind im Wortschatz der Generation Z noch nicht einmal vorhanden – absolut gerechtfertigt. Denn die Nutzung dieser Apps macht unser Privatleben einfacher, komfortabler und übersichtlicher… während das Arbeitsleben vieler noch stets auf die digitale Revolution wartet. Wenn man sich vor Augen führt, dass es in Deutschland rund 257.000 kleine Unternehmen gibt, welche zwischen 10 und 49 Erwerbstätige beschäftigen, wird das Ausmaß dieser Zahlen genauer klar. Denn wenn jedes dieser Unternehmen einen derartigen Papierverbrauch hätte, würde das jährlich ¾ des Schwarzwälder Baumbestands gleichkommen, welcher für die Deckung dieses Papierbedarfs benötigt würde – und das sind lediglich die kleinen Unternehmen.

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1/4 der deutschen Unternehmen haben noch nie eine Papierakte digitalisiert

Während sich immer mehr deutsche Unternehmen an die Digitalisierung heranwagen, bewegen sich noch 25% der Firmen in einer analogen Welt, mit veralteten Prozessen und zeitraubenden Gewohnheiten. Im Rahmen einer Bitkom Umfrage³ gaben ¼ der befragten Unternehmen an, noch keine einzige Papierakte digitalisiert zu haben und noch stets jede Seite auf Papier auszudrucken. Besonders im öffentlichen Dienst werden eingefahrene Prozesse fortgeführt, da nur wenig Platz für Innovation gegeben wird.

Wer also etwas ändern möchte, sollte sich folgende Fragen stellen:

  1. Ist es notwendig, alles stets auszudrucken oder ist es schlichtweg Gewohnheit?
  2. Was kostet mich/uns das Drucken derzeit jährlich?
  3. Wie viel Arbeit habe ich/ haben Mitarbeiter/innen durch Druckprozesse?
  4. Wie viel Zeit vergeht, bis ein Prozess (Drucken, Versenden, Empfangen) abgeschlossen ist?
  5. Was hält mich davon ab, digital zu arbeiten?

Schlussfolgernd sollte eins relativ klar werden: der Drucker teilt das gleiche Schicksal, wie die CD- & DVD-Player! Diese Geräte hatten eine glorreiche Ära, doch diese ist längst vorbei und wird heutzutage durch benutzerfreundliche, kostensparende und effiziente Software angeführt.
Wie also den Absprung schaffen? Ganz einfach: mit einer digitalen Unterschrift, mit welcher alle erdenklichen Dokumente schnell und rechtsgültig signiert werden können.

40 Minuten im Webinar klären auf

Gemeinsam mit D-TRUST von der deutschen Bundesdruckerei veranstaltet d.velop am 02.03.2021 ab 10:00 Uhr das Webinar “Rechtssicher und digital unterschreiben”, für welches man sich hier kostenlos anmelden kann. In rund 40 Minuten werden sowohl die App d.velop sign, als auch der Fernsignaturanbieter sign-me von D-Trust in einer Live-Präsentation vorgestellt, sowie wichtige rechtliche Grundlagen geklärt. Anschließend dürfte der Abschied vom altgeliebten Drucker gar nicht mehr allzu schwer fallen.

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Quellen:
¹ Statistisches Bundesamt
² Viadesk: Monitor papierloses Büro
³ Bitkom Digital Office Index