Der Job des Facility Managers ist im Wandel. Der Trend geht weg von klassischen Hausmeistertätigkeiten und entwickelt sich zu einer strategischen Rolle in Organisationen. Durch die wachsende Anzahl der zu verwaltenden Gebäude und Anlagen erhöht sich die Komplexität des Job-Profils. Gebäudemanagement Software Lösungen können die operativen Tätigkeiten unterstützen – doch viele (Insel)Lösungen unterstützen nur in einem Teilbereich des Aufgabengebietes.
Wie Sie stattdessen das Potenzial der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen ausschöpfen und gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steigern, erfahren Sie in diesem Blogartikel. Welche Rolle eine vollumfängliche Gebäudemanagement Software dabei spielt und wie diese Mehrwerte für Ihr Unternehmen schafft, verraten wir Ihnen.
5 Mehrwerte einer Gebäudemanagement Software
1. Eine Gebäudemanagement Software sorgt für unternehmerische Transparenz
Zahlreiche Daten und Dokumente werden im direkten Arbeitsumfeld eines Facility Managers durch verschiedene Fachanwendungen (CAFM, ERP, etc.) erzeugt. Besonders im Facility Management multipliziert sich die Anzahl der Datenquellen mit dem Bestand der Gebäude, Filialen, Anlagen und deren Betriebs- und Instandhaltungsprozesse. Häufig dienen Excel-Tabellen und E-Mail-Postfächer, sowie Papierordner als Verwaltungsmechanismen. Welche Ausmaße derartige Strukturen annehmen können, überlassen wissen Sie selbst nur zu gut. Unabhängig vom Umfang dieser Aktivitäten fehlt oft eins: Transparenz. Informationen (auf)finden, Abläufe nachvollziehen und offene Aufgaben zu identifizieren, stellen Verantwortliche und Mitwirkende zunehmend vor organisatorische Herausforderungen und rauben kostbare Arbeitszeit.
Doch wie schafft eine vollumfängliche Gebäudemanagement Software mehr Transparenz? Die Grundlage wird durch einen zentralen Speicherort geschaffen. An diesen werden anliefernde Systeme angebunden, sodass Sie Ihre vorhandene IT-Infrastruktur gleichermaßen weiternutzen können. Über Dokumenteneigenschaften sind sämtliche Daten und Dokumente schnell und kontextbezogen verfügbar. Handlungsfelder können erkannt und Verantwortlichkeiten besser nachvollzogen werden. Generell sorgt Transparenz für mehr Vertrauen und Effektivität in Ihrer Organisation und unterstützt Sie dabei, Geschäftsprozesse stetig zu optimieren.
- Schnelles Auffinden von Dokumenten und Informationen
- Überblick über offene Aufgaben
- Transparenz von Abläufen
2. Eine Gebäudemanagement Software sorgt für die Automatisierung und das Monitoring von Geschäftsprozessen
Einheitliche und transparente Prozesse sorgen für mehr Effizienz, insbesondere wenn diese durch softwarebasierte Lösungen unterstützt werden können. Dennoch klingt Automatisierung von Geschäftsprozessen für viele Facility Manager oft noch wie Zukunftsmusik. Dabei liegen die Anwendungsfelder für eine Gebäudemanagement Software klar auf der Hand: Wiederkehrende Aufgaben, wie den Betrieb und die Instandhaltung der Heizungsanlagen, die Reinigung der Gebäude, oder die Wartung des Fahrstuhls sind prädestiniert, um automatisiert zu werden. Auch Anforderungs- und Freigabeprozesse zwischen Dienstleistern, Mitarbeitern und Vorgesetzten dienen als gute Alltagsbeispiele.
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
- Digitale Anforderungs- und Freigabeprozesse
3. Eine Gebäudemanagement Software schafft moderne und dezentrale Arbeitsplätze
Spätestens die Corona-Krise hat Organisationen die Notwendigkeit der Digitalisierung aufgezeigt. Arbeitnehmer haben ihre Arbeit ins Homeoffice verlegt und müssen deshalb zwingend von überall auf alles zugreifen können. Dies gilt auch für den Facility Manager. Doch wie sieht die Arbeitswelt nach Corona aus? Junge Arbeitnehmer strömen auf den Arbeitsmarkt und fordern einen ortsunabhängigen Arbeitsplatz. Der Trend „New Work“ ist allgegenwärtig und Organisationen, die als attraktiver Arbeitgeber auftreten wollen, kommen um die Umsetzung dieser Forderungen nicht herum.
Mittels der Einführung einer Gebäudemanagement Software verfügen Sie über einen zentralen Speicherort, der kollaboratives Arbeiten ermöglicht – unabhängig vom jeweiligen Standort der beteiligten Personen. So kann gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden, statt sie mehrfach per Mail zu versenden.
- Ein zentraler Speicherort
- Zeitgemäßes Arbeitsmodell
- kollaborative Arbeit über Unternehmensgrenzen hinaus wird ermöglicht
4. Eine Gebäudemanagement Software sorgt für revisionssichere und datenschutzkonforme Archivierung
Durch die zahlreichen Aufgaben und Prozesse rund um das Facility Management fallen aufgrund von Vorgaben unzählige Dokumente an: Betreiberpflichten, Datenschutz und Verordnungen durch den Gesetzgeber gehen damit einher. Rechnungen, als ein bekanntes Beispiel, müssen mindestens 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Viele Organisationen setzen hier meist noch auf physische Aktenordner. Zusätzlich müssen diese Dokumente für interne Folgeprozesse eingescannt und möglicherweise wie folgt abgelegt werden: „Rechnung_Wartungsauftrag_Fahrstuhl003_16_03_2021“. Dieser vermeintliche digitale Scheinprozess hat allerdings relativ wenig mit tatsächlicher Digitalisierung gemein.
Eine vollumfängliche Gebäudemanagement Software bietet die Möglichkeit, Dokumente direkt z.B. aus einem ERP-System oder einem E-Mail-Postfach zu archivieren. So sparen Sie bzw. Ihr gesamtes Unternehmen zukünftig Zeit durch überflüssig werdendes Ablegen, Scannen und Suchen.
- Revisionssichere Archivierung
- Hochladen von Dokumenten direkt aus dem ERP-System – Manuelles Ablegen, Scannen und Suchen entfällt
- Nie wieder Datenablage auf unübersichtlichen Serverstrukturen
5. Eine Gebäudemanagement Software konsolidiert Anwendungen, denn weniger ist in diesem Falle mehr!
Das Ziel einer vollumfänglichen Gebäudemanagement Software soll es nicht sein, die 17te Anwendung für den Facility Manager zu werden. Sie soll im Hintergrund arbeiten und Anwendungen miteinander konsolidieren. So werden Zeit und vor allem Nerven Ihrer Mitarbeiter gespart. Denn der Trend der wachsenden Anzahl an Anwendungen stößt gerade bei langjährigen Mitarbeitern häufig auf Unverständnis, da der versprochene Mehrwert bzgl. Effizienz oder Effektivität oft nicht erkennbar ist.
Eine Gebäudemanagement Software schafft es, Prozesse sichtlich zu automatisieren, spart reale Zeit beim Verwalten von Dokumenten. Dabei sollte der Faktor Mensch nicht außer Acht gelassen werden. Eine solche Lösung kann nicht das Job Profil des Facility Managers ersetzen, sondern die Arbeit erleichtern und Zeit für Kernaufgaben schaffen. Letztendlich bietet eine Gebäudemanagement Software die Grundlage für weitere Bausteine Ihrer Digitalisierungsstrategie im Facility Management, wie zum Beispiel die digitale Unterschrift.
- Leichte Einbindung von Mitarbeitern durch klar erkennbare Vorteile
- Konsolidierung von Anwendungen
- Basis für weitere Digitalisierungsmaßnahmen
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