Optimierte Beschaffungsprozesse mit SAP und SharePoint Online – Vorhandene Systeme kombinieren und mehr aus dem P2P-Prozess herausholen

Das Unternehmen mehr und mehr daran arbeiten Prozesse durch die Einführung neuer Werkzeuge zu digitalisieren, ist immer wieder zu hören. Schaut man dabei in die Unternehmen hinein, stellt man hingegen häufig fest, dass gerade in der Verwaltung nach wie vor viel Papier vorhanden ist und dass die Einführung zusätzlicher Werkzeuge Mitarbeiter überfordert. Gleichzeitig werden vorhandene Werkzeuge (noch) nicht effizient genutzt.

Wie wäre es zur Abwechslung mit einem Ansatz, der Unternehmen und Mitarbeiter da abholt, wo Sie gerade stehen?

Better together: Der Purchase to Pay Prozess mit SAP und SharePoint

SAP und SharePoint sind häufig in Unternehmen im Einsatz. Beide Werkzeuge stehen sinnbildlich für die Geschäftsprozessoptimierung. Aber… Tun Sie das im Fall des Purchase to Pay Prozesses wirklich?

Was ist der Grund, weshalb Purchase to Pay häufig auch mit „Purchase to Pray“ verwechselt wird? Ein Blick in die Praxis zeigt, dass in den meisten Fällen keine Verbindung zur Geschäftsprozessoptimierung vorhanden ist.

Stattdessen sieht die Praxis oft so aus:

Bereits der Bestellprozess ist abstimmungsintensiv, da nicht bekannt ist, wie welches Teil wo bestellt werden kann oder darf. In der Folge existieren viele E-Mails, die zwischen Mitarbeitern, Vorgesetzten und Einkauf versendet werden. Bereits hier ist es im Nachgang oft schwierig den Sachverhalt zu rekonstruieren.

Ist die Ware mal bestellt, gehen die Abstimmungen mitunter weiter: Entspricht die Eingangsware in Ihrer Qualität und Quantität der Bestellung? Wer ist für die Prüfung und Freigabe der Rechnung verantwortlich? Wie viele Kopien einer Rechnung sind im Umlauf? Wo hängt die Rechnung im Prozess? Wen muss ich alles anrufen, damit die Prüfungen abgeschlossen werden und der Monatsabschluss vorgenommen werden kann?

In obiger Situation Sachverhalte nachzuvollziehen kann sehr langwierig und auch fehlerbehaftet sein. Sie finden sich jedoch genau hier wieder? Dann sollten Sie unbedingt weiterlesen.

Kombinieren Sie vorhandene Systeme und holen Sie mehr aus Ihrem Purchase to Pay Prozess heraus

Die Verbindung Ihrer vorhandenen Systeme kann Abhilfe schaffen. SAP ist besonders gut darin, strukturierte Informationen zu verarbeiten, während SharePoint gut in der webbasierten Dokumentverarbeitung ist. Gelänge es nun noch Dokumente & Informationen von vornherein in einem strukturierten Fluss zu erfassen, dann sähe die Welt gleich ganz anders aus.

Warum machen wir es dann nicht einfach? d.velop stellt die richtigen Erweiterungen, zur Optimierung des Purchase to Pay Prozesses bereit.

Jegliche aus SAP oder Outlook erstellten Informationen zu einer Bestellung können über eine Schnittstelle in SharePoint erfasst werden. Jedoch nützt es nichts, wenn die in SharePoint überführten Informationen unsortiert abgelegt werden. Genauso, wie Sie es als Mitarbeiter aus heutigen Ordnerstrukturen kennen, stehen die Dokumente in Beziehung zueinander. Damit diese bekannte Analogie erhalten bleiben kann, haben wir im SharePoint die digitale Lieferantenakte eingeführt. Auf diese Weise haben Sie jegliche Bestellinformationen, Korrespondenzen, Wareneingangsdokumente und Eingangsrechnungen zu jederzeit im Überblick. Durch intelligente Verknüpfungen in Outlook und SAP kann die Bestellakte zu jederzeit aufgerufen werden. Z.B. kann die Bestellakte aus der SAP Bestellung heraus direkt geöffnet werden und neben der Bestellung werden auch alle weiteren Dokumente, wie z.B. Wareneingangsdokumente direkt durch den Benutzer erfasst.

Im Fall der Outlook-Integration sorgt eine automatische Suche dafür, dass bei der Korrespondenz zur Bestellung 4711 gleich die richtige Bestellakte geöffnet wird. Die E-Mail kann somit ganz einfach via Drag & Drop abgelegt werden und alle relevanten Metainformationen werden automatisch ermittelt.

Da alle Informationen in SharePoint liegen, könnte nun auch ein Anwender, der SharePoint oder Teams nutzt ganz einfach auf diese Informationen zugreifen.

Wir erkennen, dass Anwender im Kontext Ihrer führenden Anwendung abgeholt werden.

Wie werden Mitarbeiter im Eingangsrechnungsprozess geführt?

Nachdem wir nun erfahren haben, dass alle Informationen zu jeder Zeit immer transparent sind, stellt sich die nächste Frage: Wie können Eingangsrechnungen digital in das System überführt werden und wie können Anwender in der Prüfung und Freigabe bestmöglich unterstützt werden?

Egal, ob Sie Rechnungen digital oder via Post erhalten, sämtliche Belege werden vor deren Verarbeitung analysiert und gegen die Stamm- und Bestelldaten im SAP abgeglichen. Liegen im Vergleich zur Bestellung keine Abweichungen im Preis oder der Menge vor, wäre es möglich die Rechnung bereits automatisch zu verbuchen. Selbstverständlich bestimmen Sie den Automatisierungsgrad. Bei vielen Kunden ist es so, dass die Automatisierungsgrade nach der Eingewöhnungsphase gesteigert werden.
Rechnungen, die einer Prüfung bedürfen, können aufgrund der ebenfalls digital vorliegenden Bestellungen direkt an den richtigen sachlichen Prüfer und deren Freigeber gesendet werden. Die Freigabe auf Kopf- oder Positionsebene kann sowohl direkt in SAP als auch in einer Web-GUI vorgenommen werden. Letztere Option ist häufig für alle Nicht SAP-Anwender interessant. Das eine neue Rechnung zur Prüfung vorliegt erfährt der Prüfer z.B. über eine E-Mail, die ihn informiert.

Aufgrund des zentralen Eingangsrechnungscockpits hat die Buchhaltung hingegen zu jeder Zeit einen Gesamtüberblick über alle Rechnungen, die im Unternehmen zur Freigabe unterwegs sind. Er kann somit zu jeder Zeit nachvollziehen, wie der aktuelle Status ist und bei wem die Rechnung mit welchen Kommentaren zur Bearbeitung vorliegt.

Der geführte Prozess sorgt dafür, dass Transparenz gesteigert und Freigabezeiten reduziert werden:

Bestellakte Optimierung Beschaffungsprozess

Aufgrund einfacher Recherchemöglichkeiten lassen sich Vorgänge zudem auch im Nachhinein sehr einfach und vollständig nachvollziehen. Nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.

Melden Sie sich jetzt zum Webinar “Von der Bestellung bis zur Eingangsrechnung – Purchase to Pay abgebildet mit SAP und SharePoint” an. Erhalten Sie einen Überblick, wie der Purchase to Pay Prozess von SAP und SharePoint Online mit Hilfe von d.velop Technologien ideal nutzen lässt. Sascha Kleine-Boes und Karl-Heinz Kühlkamp stellen Ihnen live den Purchase to Pay Prozess von der Bestellung bis zur Eingangsrechnung vor.

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