Warum Sie Ihren Personalbedarf NICHT ausschließlich mit einer kostenlosen Excel Vorlage planen sollten

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Konjunktur und Auftragslage erfordern von Unternehmen ständige Flexibilität – auch in personeller Hinsicht. Die richtigen Mitarbeiter in der richtigen Anzahl am richtigen Ort mit den benötigten Qualifikationen zu haben, ist das oberste Ziel der Personalbedarfsplanung. Die Personalbedarfsplanung dient dazu, den zukünftigen Personalbedarf besser abschätzen zu können. Es gilt Personalengpässe und -überschüsse zu vermeiden, und dabei die Personalkosten so gering wie möglich zu halten.

Steht das passende Personal nicht zur Verfügung, drohen dem Unternehmen Produktivitätsschwankungen und Effizienzverluste aufgrund von

  • Leerzeiten
  • Opportunitätskosten in Form von entgangenem Gewinn
  • Verletzung der Servicelevelagreements (SLAs)
  • Kundenabwanderung
  • Erhöhten Lohnstückkosten
  • Mitarbeiterüberlastung

Personalplanung als wichtiger Bestandteil der Unternehmensplanung

Die Personalbedarfsplanung ist die wichtigste Schnittstelle zu anderen Bereichen der Unternehmensplanung. So beeinflusst zum Beispiel die Absatzplanung auch unmittelbar die Art und Anzahl des künftig benötigten Personals. Die Ergebnisse der Personalbedarfsplanung wiederum sind Grundlage für alle anderen Teilpläne der Personalplanung, denn ohne Kenntnisse des Personalbedarfs sind weder eine Beschaffungs- oder Freisetzungs- noch eine Einsatz- oder Entwicklungsplanung möglich. Planungsfehler in dieser Phase wiegen deshalb besonders schwer.

Zentrales Element der Ermittlung des quantitativen Personalbedarfs, im Gegensatz zum qualitativen Personalbedarf, ist die Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs. Im Zuge dessen gilt es zu bestimmen, wie viele Mitarbeiter für die Erledigung der betrieblichen Aufgaben benötigt werden. Eine realistische und verlässliche Bestimmung dieser Kennzahl setzt die Kenntnis der Bedarfstreiber wie bspw. Auftragsvolumina, erwartete Umsätze oder prognostizierte Kundenanzahlen und der entsprechenden Leistungskennziffer voraus. Letztere konkretisiert den tatsächlichen Personalbedarf je nach Bedarfstreiber.

Welche Instrumente stehen Unternehmen zur Ermittlung des Personalbedarfs zur Verfügung?

Zur Ermittlung des Personalbedarfs können unterschiedliche Instrumente zum Einsatz kommen. In der Praxis zeigt sich, dass Unternehmen meist keine Software zur Unterstützung der Personalplanung einsetzen. Bei denjenigen Unternehmen, die überhaupt eine Software einsetzen, ist Excel nach wie vor das am häufigsten verwendete Planungstool. Es unterstützt den Anwender in der Umsetzung vieler weitverbreiteter Modelle, wie zum Beispiel einfachen Schätzverfahren oder der Kennzahlen-Methode.

Darum kommen kostenlose Excel Vorlagen nicht in Frage

Die auf Excel basierenden Methoden stellen den Anwender allerdings vor eine große Herausforderung: Es wird erwartet, dass er das zu erfüllende Aufgabenvolumen kennt. Sind diese Annahmen falsch oder ungenau, kann eine darauf aufsetzende Planung auch nur schlechte Ergebnisse liefern. Dies spiegelt sich auch in der Haufe Studie „Personalplanung 2017“ wider: 49% der befragten Unternehmen beurteilen die im eigenen Haus durchgeführte Personalplanung als weniger gut oder sogar sehr schlecht.

Es ist daher offensichtlich, dass Unternehmen einer besseren Prognose der Bedarfstreiber bedürfen. Mathematisch-statistische Verfahren stellen das entsprechende Instrument dar, um dieses Ziel zu bewerkstelligen.

Machine-Learning-Algorithmen als Lösung

Der große Vorteil von statistischen Verfahren im Allgemeinen besteht darin, dass diese im Vergleich zu den genannten vergangenheitsorientierten Methoden, einen zukunftsorientierten Ansatz verfolgen. Machine-Learning-Algorithmen im Besonderen befähigen ihren Nutzer bekannte Erfahrungswerte der Vergangenheit neu und vor allem fortschrittlicher zu validieren als mit Excel oder einfacheren statistischen Verfahren.
Vermutete Zusammenhänge zwischen Absatzzahlen und Personalbedarf können so bestätigt und entsprechend quantifiziert werden – bei gleichzeitiger Entdeckung weiterer Einflussgrößen. Die Vielseitigkeit der Algorithmen – in der richtigen Art und Weise genutzt – ermöglicht die Integration vieler verschiedener interner Daten (wie bspw. Verkaufsförderungsmaßnahmen) oder sogar externer Daten wie Wetter oder kalendarischen Informationen zu Feiertagen und Schulferien in derselben Analyse. Im Endergebnis erhält der Anwender eine deutlich realistischere Prognose des Personalbedarfs inklusive aller auffindbaren Einflussgrößen. Zusammenhänge, die ihm bisher oftmals verborgen blieben. Produktivitätsschwankungen und Effizienzverluste werden durch ein derartiges Vorgehen vermieden. Die Gewinntreiber in der gesamten Wertschöpfungskette wiederum können von einem derartig optimierten Teilprozess entsprechend profitieren.

Unternehmen sind sich des Vorteils von KI-Technologie bzw. dieser Machine-Learning-Ansätze durchaus bewusst. Allerdings herrscht ein Mangel an qualifizierten Fachkräften, die zur Umsetzung solcher Methoden benötigt werden. Dies gilt vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen.

Die App als Self-Service

Das Westphalia DataLab hat sich dieser Herausforderung angenommen und mit Westphalia Forecast eine Self-Service Lösung entwickelt, welche durch die Kombination von Machine-Learning-Algorithmen im Hintergrund und einer benutzerfreundlichen Bedienoberfläche im Vordergrund, allen Unternehmens- und Anwendertypen die Möglichkeit gibt, präzise Prognosen ihrer Bedarfstreiber zu erstellen. Dabei werden keine Vorkenntnisse in den Bereichen Data Science oder Programmierung vorausgesetzt.

Bei der Analyse der internen Vergangenheitsdaten können dabei vom Westphalia Forecast die bereits beschriebenen vermuteten internen Einflussfaktoren, aber auch durch die App zur Verfügung gestellten externen Kalenderdaten berücksichtigt werden. Die Kombination mehrerer verschiedener Algorithmen zur Steigerung der Ergebnisqualität, ebenso wie die kontinuierliche Weiterentwicklung dieser, fördern eine nachhaltige Optimierung der unternehmensinternen Personalbedarfsplanung mit Westphalia Forecast. Verschiedene Aggregationsstufen und Zeithorizonte, die Vorhersagen wenige Wochen bis mehrere Monate im Voraus ermöglichen, sowie anwendungsinterne Filtermöglichkeiten bieten in der Premiumversion der App maximale Flexibilität für die unterschiedlichen Bedürfnisse vielseitiger Endanwender.

Westphalia Forecast liefert damit allen Anwendern, die mit der Personalbedarfsplanung betraut sind, eine zuverlässige, automatisierte und standardisierte Grundlage für alle darauf aufbauenden Teilbereiche der Personalplanung.

Westphalia Forecast ist als eigenständige App über den d.velop store erhältlich und in der Einsteigerversion kostenlos.

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