SAP Wareneingang: warum Sie Lieferungen digital prüfen und buchen sollten

Weiter geht es mit unserer Blogartikel-Serie rund um den digitalen Beschaffungsprozess in SAP. Nachdem wir zum Einstieg den gesamten Purchase to Pay-Prozess und vor zwei Wochen die SAP Bestellanforderungen (BANF) genauer unter die Lupe genommen haben, knöpfen wir uns heute den SAP Wareneingang vor – denn nach einer erfolgreichen Bestellung folgt hoffentlich zeitnah die Lieferung der angeforderten Waren. Innerhalb des SAP Beschaffungsprozesses befinden wir uns mittlerweile hier:

Übersicht des gesamten Beschaffungsprozesses in SAP

SAP Wareneingang prüfen – die richtige Ware, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit

Beim Wareneingang geht es darum möglichst schnell zu überprüfen, ob die erhaltene Ware in der richtigen Menge, in richtiger Qualität, zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort im Unternehmen eingegangen ist. Innerhalb des Prozessschrittes gilt es folgende Fragen zu prüfen und zu dokumentieren:

  • Ist die Lieferung/Warensendung eingetroffen?
  • Ist die Lieferung vollständig und ohne Mängel erfolgt?
  • Kann der Wareneingang verbucht werden?
  • Kann die logistische Rechnungsprüfung erfolgen?
  • Wie kann ich den Lieferschein der Bestellung zuordnen und im Anschluss der Rechnung hinzufügen?

Auf den ersten Blick scheint dies eine anspruchsvolle aber nicht unmögliche Aufgabe zu sein. Um ein Gefühl für die wirkliche Komplexität der Wareneingangsprüfung- und Kontrolle zu bekommen, soll uns ein kleines Beispiel helfen:

Ein Unternehmen bestellt über seinen Hauptstandort in Frankfurt Ware. Die Ware wird anschließend nach Frankfurt und Zweigstellen in München und Hamburg geliefert. An allen Standorten wird der Wareneingang geprüft und anschließend auf dem Lieferschein quittiert. Erst wenn alle Lieferscheine in der Zentrale eingetroffen sind kann der Wareneingang verspätet erfasst werden.

Schon vergleichsweise kleine Faktoren wie verschiedene Unternehmensstandorte haben hier einen großen Einfluss auf den Ablauf des Wareneingangs in SAP. Nicht auszumalen wie fehleranfällig und ineffizient ein nicht-automatisierter Wareneingang aussehen kann. Im Folgenden bleiben wir dem Aufbau unserer Blogartikel-Serie treu und stellen einen nicht-automatisierten und einen automatisierten bzw. digitalen SAP Wareneingang gegenüber.

Papierbasierter Wareneingang: Gefahren lauern an jeder Ecke

Ein klassischer, papierbasierter Wareneingang in SAP ist von vielen manuellen Einzelschritten geprägt. Zu Beginn müssen die eingegangenen Waren auf Vollständigkeit und Qualität geprüft werden. Wenn die Ware in Ordnung ist, wird der quittierte Lieferschein in die Zwischenablage gelegt und an den Einkauf bzw. per Rundpost an die Unternehmenszentrale weitergeleitet. Hier kommt es zur ersten zeitlichen Verzögerung innerhalb des Prozesses.

Wenn die Dokumente schließlich an der richtigen Stelle im Unternehmen angekommen sind, wird der Wareneingang nun händisch erfasst. Der verantwortliche Mitarbeiter muss innerhalb von SAP die richtige Bestellung suchen und den Wareneingang buchen. Aufgrund des hohen Anteils an manueller Eingabetätigkeit entsteht an dieser Stelle des Prozesses eine sehr große Fehlerquelle, die weitreichende Folgen auf andere Abteilungen, wie das Finanz- und Rechnungswesen, nach sich ziehen kann.

Im nächsten Schritt muss der Lieferschein jetzt noch händisch der ursprünglichen Bestellung zugeordnet werden. Belege müssen für den Schnellzugriff physikalisch in unmittelbarer Reichweite der Mitarbeiter gelagert werden, was automatisch zu Platz- und Koordinationsproblemen führt.

Auch nach dem eigentlichen Wareneingang besteht für Unternehmen weiterhin ein hoher Pflegeaufwand. Denn in der Regel müssen Tabellen gepflegt werden, die den aktuellen Stand des Wareneingangs verzeichnen. Insgesamt ist ein nicht-automatisierter Wareneingang extrem zeitaufwändig und fehleranfällig. Während des gesamten Prozesses besteht die Gefahr Lieferscheine, Belege oder Notizen zu verlieren. Grund genug sich Gedanken über einen automatisierten Wareneingang zu machen.

Digitaler Wareneingang: Lieferungen in Echtzeit erfassen und buchen

Im Gegensatz zum klassischen Ablauf werden die Lieferscheine bei einem automatisierten Ablauf direkt nach Wareneingang eingescannt und erfasst. Mithilfe von OCR Erkennung werden Lieferscheine ausgelesen und alle relevanten Daten wie z.B. Lieferant, Bestellnummer und Liefermengen direkt an das SAP System übergeben. Die Daten aus dem Lieferschein können über Workflows digital an die verantwortlichen Kollegen zur Bearbeitung weitergeleitet werden. Gleichzeitig wird der Lieferschein revisionssicher archiviert.

Ein großer Vorteil des digitalen Prozesses liegt in der direkten Verknüpfung mit der zugrundeliegenden Bestellung. Bestellung und Wareneingang werden schon während des Scannens automatisch abgeglichen und miteinander verknüpft. Hierbei werden die Bestellpositionen der Bestellung mit dem Wareneingang abgeglichen, so dass der Mitarbeiter im Warenlager oder Einkauf auf einem Blick erkennen kann, ob die Bestellung vollständig ist. Daraufhin kann der Mitarbeiter den Wareneingang erfassen. Bei Rohstoffen, die für die Produktion kritisch sind kann eine n-stufige Freigabe hinterlegt werden damit nur autorisierte Mitarbeiter, die den Gesamtprozess überblicken können, den Wareneingang verbuchen können. Somit erhalten alle im Prozess involvierten Personen einen qualifizierten Überblick über den aktuellen Wareneingang. In wenigen automatisierten Schritten ist der SAP Wareneingang erfasst und gebucht.

Die Vorteile einer digitalen Wareneingangskontrolle im Überblick:

  • Sofortiger Überblick über die Wareneingänge
  • Umgehende Überprüfung und direkte Verbuchung von Lieferungen in SAP
  • Beschleunigung von nachgelagerten Prozessen, insbesondere der logistischen Eingangsrechnungsverarbeitung
  • Automatische Archivierung der Lieferscheine

Nachdem die Vorteile nun geklärt sind, fehlt im Grunde nur noch die richtige Lösung. Mit Hilfe von d.velop delivery note for SAP ERP behalten Sie den Überblick über Ihren Wareneingang und erfahren sofort, wann die Lieferung im dezentralen Lager eingegangen ist. Die Lieferung kann geprüft werden und in SAP kann direkt der entsprechende Materialbeleg zur Lieferung erfasst und schließlich gebucht werden. Alle Informationen finden Sie auf unserer Seite zum digitalen Beschaffungsprozess in SAP.

d.velop Lösungen für den Purchase to Pay-Prozess in SAP