SAP Wareneingang: Die Potenziale der digitalen Verarbeitung von Lieferungen

Der Wareneingang ist ein wichtiger Prozess in jedem Unternehmen. Er stellt sicher, dass die erhaltene Ware in der richtigen Menge, in richtiger Qualität, zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort im Unternehmen eingegangen ist. Ein papierbasierter Wareneingang ist jedoch oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Lieferscheine müssen manuell erfasst und zugeordnet werden, was zu Verzögerungen und Fehlern führen kann. In diesem Artikel setzen wir den Fokus auf den digitalen Beschaffungsprozess in SAP und beleuchten den SAP Wareneingang genauer.

In weiteren Artikeln haben wir bereits den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess sowie die SAP-Bestellanforderungen (BANF) genauer betrachtet. Dieser Schritt ist entscheidend, denn nach einer erfolgreichen Bestellung ist die zeitnahe Lieferung der angeforderten Waren das Ziel. Innerhalb des SAP-Beschaffungsprozesses finden wir uns nun im Bereich des Wareneingangs wieder:

SAP Wareneingang prüfen – die richtige Ware, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit

Beim Wareneingang geht es darum, möglichst schnell zu überprüfen, ob die erhaltene Ware in der richtigen Menge, in richtiger Qualität, zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort im Unternehmen eingegangen ist. Innerhalb des Prozessschrittes gilt es folgende Fragen zu prüfen und zu dokumentieren:

• Ist die Lieferung/Warensendung eingetroffen?
• Ist die Lieferung vollständig und ohne Mängel erfolgt?
• Kann der Wareneingang verbucht werden?
• Kann die logistische Rechnungsprüfung erfolgen?
• Wie kann ich den Lieferschein der Bestellung zuordnen und im Anschluss der Rechnung hinzufügen?

Auf den ersten Blick scheint dies eine anspruchsvolle, aber nicht unmögliche Aufgabe zu sein. Um ein Gefühl für die wirkliche Komplexität der Wareneingangsprüfung- und Kontrolle zu bekommen, soll uns ein kleines Beispiel helfen:

Schon vergleichsweise kleine Faktoren wie verschiedene Unternehmensstandorte haben hier einen großen Einfluss auf den Ablauf des Wareneingangs in SAP. Nicht auszumalen, wie fehleranfällig und ineffizient ein nicht automatisierter Wareneingang aussehen kann. Welche weiteren Herausforderungen und Gefahren sich hinter einem papierbasierten Prozess verbergen, lest ihr im folgenden Abschnitt.

Video: Den Wareneingang digital in SAP verarbeiten

Papierbasierter Wareneingang: Gefahren lauern an jeder Ecke

Ein klassischer, papierbasierter Wareneingang in SAP ist von vielen manuellen Einzelschritten geprägt. Zu Beginn müssen die eingegangenen Waren auf Vollständigkeit und Qualität geprüft werden. Wenn die Ware in Ordnung ist, wird der quittierte Lieferschein in die Zwischenablage gelegt und an den Einkauf bzw. per Rundpost an die Unternehmenszentrale weitergeleitet. Hier kommt es zur ersten zeitlichen Verzögerung innerhalb des Prozesses.

Wenn die Dokumente schließlich an der richtigen Stelle im Unternehmen angekommen sind, wird der Wareneingang nun händisch erfasst. Der verantwortliche Mitarbeitende muss innerhalb von SAP die richtige Bestellung suchen und den Wareneingang buchen. Aufgrund des hohen Anteils an manueller Eingabetätigkeit entsteht an dieser Stelle des Prozesses eine sehr große Fehlerquelle, die weitreichende Folgen auf andere Abteilungen, wie das Finanz- und Rechnungswesen, nach sich ziehen kann.

Im nächsten Schritt muss der Lieferschein jetzt noch händisch der ursprünglichen Bestellung zugeordnet werden. Belege müssen für den Schnellzugriff physikalisch in unmittelbarer Reichweite der Mitarbeiter:innen gelagert werden, was automatisch zu Platz- und Koordinationsproblemen führt.

Auch nach dem eigentlichen Wareneingang besteht für Unternehmen weiterhin ein hoher Pflegeaufwand. Denn in der Regel müssen Tabellen gepflegt werden, die den aktuellen Stand des Wareneingangs verzeichnen. Insgesamt ist ein nicht automatisierter Wareneingang extrem zeitaufwendig und fehleranfällig. Während des gesamten Prozesses besteht die Gefahr Lieferscheine, Belege oder Notizen zu verlieren. Grund genug sich Gedanken über einen automatisierten Wareneingang zu machen.

Digitaler Wareneingang: Lieferungen in Echtzeit erfassen und buchen

Im Gegensatz zum klassischen Ablauf werden die Lieferscheine bei einem automatisierten Ablauf direkt nach Wareneingang eingescannt und erfasst. Mithilfe von OCR Erkennung werden Lieferscheine ausgelesen und alle relevanten Daten wie z.B. Lieferant, Bestellnummer und Liefermengen direkt an das SAP System übergeben. Die Daten aus dem Lieferschein können über Workflows digital an die verantwortlichen Kolleg:innen zur Bearbeitung weitergeleitet werden. Gleichzeitig wird der Lieferschein revisionssicher archiviert.

Ein großer Vorteil des digitalen Prozesses liegt in der direkten Verknüpfung mit der zugrundeliegenden Bestellung. Bestellung und Wareneingang werden schon während des Scannens automatisch abgeglichen und miteinander verknüpft. Hierbei werden die Bestellpositionen der Bestellung mit dem Wareneingang abgeglichen, sodass der Mitarbeitende im Warenlager oder Einkauf auf einen Blick erkennen kann, ob die Bestellung vollständig ist. Daraufhin kann der Mitarbeitende den Wareneingang erfassen. Bei Rohstoffen, die für die Produktion kritisch sind, kann eine n-stufige Freigabe hinterlegt werden, damit nur autorisierte Mitarbeiter:innen, die den Gesamtprozess überblicken können, den Wareneingang verbuchen können. Somit erhalten alle im Prozess involvierten Personen einen qualifizierten Überblick über den aktuellen Wareneingang. In wenigen automatisierten Schritten ist der SAP Wareneingang erfasst und gebucht.

Die Vorteile einer digitalen Wareneingangskontrolle im Überblick:

• Sofortiger Überblick über die Wareneingänge
• Umgehende Überprüfung und direkte Verbuchung von Lieferungen in SAP
• Beschleunigung von nachgelagerten Prozessen, insbesondere der logistischen Eingangsrechnungsverarbeitung
• Automatische Archivierung der Lieferscheine

Nachdem die Vorteile nun geklärt sind, fehlt im Grunde nur noch die richtige Lösung. Mit Hilfe von d.velop delivery note for SAP ERP behältst du den Überblick über deinen Wareneingang und erfährst sofort, wann die Lieferung im dezentralen Lager eingegangen ist. Die Lieferung kann geprüft werden und in SAP kann direkt der entsprechende Materialbeleg zur Lieferung erfasst und schließlich gebucht werden. Alle Informationen findest du auf unserer Seite zum digitalen Beschaffungsprozess in SAP.